Chez NUMEXO, nous comprenons que la transition numérique est un enjeu crucial pour les entreprises d'aujourd'hui. C'est pourquoi nous offrons des solutions de numérisation avancées, parfaitement adaptées aux besoins des petites et moyennes entreprises (PME)mais aussi pour les collectivités.
En collaboration avec EVERIAL, notre maison mère, notre expertise s'étend sur l'ensemble du processus, depuis la capture et l'archivage des documents jusqu'à la gestion intelligente des flux d'information.
Grâce à nos solutions, nous aidons les entreprises à moderniser leurs processus, à réduire les coûts administratifs et à garantir une meilleure accessibilité à l’information.
Notre approche repose sur l’expertise métier, l'efficacité, la sécurité et une forte adaptabilité aux besoins spécifiques de chaque entreprise, contribuant ainsi à une transformation digitale fluide et pérenne.
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La transition numérique est essentielle pour toute entreprise souhaitant rester compétitive. Elle repose sur plusieurs enjeux majeurs :
- Efficacité opérationnelle : la numérisation des documents simplifie et accélère les processus, réduisant les délais et les erreurs.
- Sécurité et conformité : protéger les données numériques tout en respectant les réglementations (comme le RGPD) est crucial.
- Réduction des coûts : la gestion digitale réduit les dépenses liées au papier, au stockage physique et à la gestion manuelle.
- Accès centralisé et rapide : les solutions comme le PACK NUM permettent un accès instantané aux informations, favorisant la collaboration et la réactivité.
- Expérience client améliorée : la digitalisation améliore la qualité et la rapidité des services offerts aux clients.
La transition numérique est aujourd'hui un levier indispensable pour renforcer l'agilité et la compétitivité des entreprises mais aussi de préserver et valoriser leur patrimoine documentaire.
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Un système d’archivage électronique (SAE) est une suite logicielle et technologique permettant de collecter, organiser, conserver, gérer et restituer des documents électroniques.Son principal but est de faciliter l’organisation, la recherche et la conservation des informations critiques. En intégrant les documents numériques à travers diverses activités, le SAE permet une gestion plus efficace des archives, réduisant ainsi le temps nécessaire à leur localisation et leur récupération. Grâce à sa capacité à indexer et à catégoriser automatiquement les fichiers, le système garantit une réponse rapide aux demandes d’information, améliorant ainsi la productivité globale. Le SAE offre également un support durable pour les documents, réduisant les risques de perte ou de détérioration. En automatisant une partie du processus de gestion documentaire, il permet également d’améliorer la qualité des données archivées, réduisant les erreurs et les incohérences.
La certification NF 461 du SAE garantit sa conformité aux exigences de la norme NF Z42-013, et ainsi la valeur probatoire des documents qui y sont conservés. Il permet notamment à une copie fidèle de devenir une copie fiable une fois archivée dans le SAE NF 461.
La numérisation des documents, constitue une étape de transformation digitale incontournable. Elle consiste à transformer des documents physiques en fichiers numériques, avec pour objectif de préserver l’intégrité du contenu original tout en permettant un accès facile et sécurisé à ces informations cruciales.Une fois numérisés, ces fichiers peuvent être facilement stockés et gérés électroniquement, offrant un accès rapide et sécurisé aux collaborateurs autorisés. Cette manière de gérer les documents aide à optimiser les ressources et l’espace dans les locaux de l’entreprise. De plus, la possibilité d’ajouter des métadonnées facilite la recherche et l’accès aux informations pertinentes. La numérisation des documents s’inscrit comme une étape essentielle dans la mise en œuvre d’un système de gestion documentaire moderne, contribuant ainsi à la productivité et à la conformité réglementaire de l’entreprise.
Quels que soient votre secteur d’activité ou votre taille d’entreprise, le PACK NUM est la solution simple et efficace pour maximiser vos traitements documentaires.
En combinant innovation et expertise métier, le PACK NUM offre une réponse robuste qui répond à vos enjeux numériques.Le PACK NUM est une offre standardisée de numérisation. Il a été conçu pour vous apporter une solution optimisée et sans contraintes.C’est une solution idéale pour effectuer vos premiers pas ou continuer dans votre transition numérique.Le PACK NUM est la valorisation de vos documents avec la mise à disposition de vos fichiers compatibles dans votre environnement de travail (GED, serveur, fichiers…)
Lorsque la durée de conservation légale d’un document arrive à son terme, il est important de savoir comment le détruire de manière sécurisée. La destruction de documents confidentiels doit suivre une procédure et être effectuée conformément à la loi.
Voici quelques étapes à suivre :
- Identification des documents à détruire :Il est essentiel de déterminer quels documents atteignent leur date de fin de conservation. Un suivi rigoureux de la date de clôture de chaque exercice est nécessaire pour éviter de détruire des documents prématurément. Un tri et une classification régulière des documents facilite cette étape.
- Choix de la méthode de destruction : Les documents peuvent être détruits de différentes manières, par exemple le broyage, la déchirure, ou la brûlure. Il est recommandé de recourir à des services de destruction professionnels pour garantir la confidentialité des informations et pour obtenir les justificatifs nécessaires.
- Tenue d’un registre de destruction : Il est judicieux de conserver un registre de toutes les destructions de documents, indiquant les dates de destruction, les types de documents, et les méthodes utilisées. Cela peut être utile et servir de preuve en cas d’audit ou de contrôle.
- Sécurité des données électroniques : Pour les documents électroniques, il est important de s’assurer qu’ils sont effacés de manière sécurisée. Les données confidentielles ne doivent pas être récupérables une fois supprimées.
Tiers archivage et numérisation
"Dans le cadre d’un déménagement et à l’ère du 0 papier, nous avons fait appel aux équipes de Numexo pour dématérialiser nos archives.
Leur professionnalisme, leur réactivité et le sérieux sur la totalité de la prestation en font un partenaire de qualité."
Numérisation du patrimoine
"Numexo a su répondre à nos attentes dans des délais contraints pour un résultat totalement satisfaisant, grâce à un suivi du projet expert. Leur maîtrise de la numérisation patrimoniale est très appréciable pour partager nos ressources avec le plus grand nombre".
Dématérialisation courrier entrant
« La prestation de Numexo répond en tous points à nos attentes. Le travail en amont préparatoire puis le déploiement et la mise en œuvre de la plateforme furent parfaitement conduits par une équipe hautement qualifiée et toujours disponible ».
La réponse de NUMEXO : La transformation numérique est aujourd'hui incontournable au sein des organisations et des institutions. Elle améliore l'efficacité, booste la productivité, optimise les processus, et offre de meilleures expériences clients. Elle est essentielle pour rester compétitif dans un marché en constante évolution et pour répondre aux attentes croissantes en matière d’agilité et d’innovation.
La réponse de NUMEXO : La gouvernance documentaire englobe la gestion, le contrôle et la sécurité des documents au sein d'une organisation. Une bonne gouvernance documentaire assure que vos données sont correctement classées, protégées et facilement accessibles, tout en respectant les régulations en vigueur.
La réponse de NUMEXO : Numexo intervient sur l'intégralité de la gestion documentaire. Nous proposons des solutions sur mesure pour chaque étape de la transformation numérique : de la dématérialisation des documents à l'optimisation des processus de gestion documentaire, en passant par la maîtrise de la gouvernance des données, jusqu'à l'externalisation d'archives.
Nous travaillons étroitement avec nos clients pour concevoir et mettre en œuvre des stratégies qui maximisent leur performance opérationnelle.
La réponse de NUMEXO : La cybersécurité est un pilier fondamental de la transformation numérique. Avec l'augmentation des données numériques et la multiplication des cyberattaques, il est crucial de protéger vos informations sensibles et celles de vos clients. Des solutions de cybersécurité robustes permettent de prévenir les violations de données, d'assurer la continuité des activités, et de renforcer la confiance de vos partenaires et clients tout en respectant les normes réglementaires.
Réseau de distribution : des solutions pour enrichir vos catalogues produits et services
Un levier stratégique pour rester compétif
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