Le Système d’Archivage Électronique (SAE) proposé par EVERIAL est une solution logicielle et technologique conçue pour collecter, traiter, organiser, stocker, gérer et préserver des documents électroniques sur le long terme.
Son principal but est de faciliter l’organisation, la recherche et la conservation des informations critiques, permettant une gestion plus efficace des archives, réduisant ainsi le temps nécessaire à leur localisation et leur récupération.
Le SAE offre un support durable et garantit ainsi l’intégrité, l’authenticité, la sécurité, la conformité et la disponibilité des informations stockées sur une longue période, tout en respectant les contraintes légales en matière d’archivage électronique.
Par la certification NF 461 du SAE, il répond aux exigences de normes et peut apporter une preuve légale du caractère original d’un document ou de toute action subie pendant sa conservation. Everial SAE simplifie le processus d’archivage pour les utilisateurs novices, garantissant ainsi une adoption aisée et efficace.
Audit de vos besoins en archivage électronique
Analyse de la nature des documents et les obligations legales et des processus existants
Integration du sae parametrage des regles d'archivage de securite et des axxes aux documents
Formation des equipes, accompagnement pour la gestion et le respect des procedures
Support continu pour garantir le bon fonctionnement du sae sur le long terme
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- L’INTÉGRITÉ des documents grâce au calcul d’empreintes, à l’horodatage, au scellement de l’archive, etc. Cette intégrité est garantie durant toute la durée de conservation des archives par des contrôles périodiques.
- LA PÉRENNITÉ en contrôlant les formats pour assurer la lisibilité à long terme de tous vos documents.
- LA TRAÇABILITÉ des actions sur le document (versement, consultations, prorogation, etc.) enregistrées et conservées dans le journal de l’archive.
- LA CONFIDENTIALITÉ des documents en garantissant qu’aucun traitement n’est effectué sur leurs contenus.
- LA DISPONIBILITÉ 24/7 du service.
- LA RÉVERSIBILITÉ qui vous permet de demander la restitution de vos archives quand vous le souhaitez.
- LE DOSSIER DE PREUVE disponible si besoin de prouver que le fichier électronique est l’original et n’a jamais été altéré.
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La GED gère les documents actifs ; l’archivage électronique vise à conserver, sur le long terme, les documents à valeur probatoire ou historique.
La société NUMEXO s’engage à vous proposer une solution d’archivage électronique conforme et complémentaire à votre GED.
Factures, bulletins de paie, contrats, dossiers clients ou RH, courriers recommandés numériques, etc.
La société NUMEXO s’engage à vous conseiller sur les documents à archiver et à assurer leur conservation sécurisée selon la durée légale.
Oui, s’il est réalisé dans un système d’archivage électronique (SAE) conforme aux normes (NF Z42-013, ISO 14641, etc.).
La société NUMEXO s’engage à garantir l’intégrité, la traçabilité et la pérennité de vos archives numériques selon les exigences réglementaires.
Elles peuvent être hébergées dans des data centers certifiés ou dans le cloud, avec des garanties de sécurité et de réversibilité.
La société NUMEXO s’engage à héberger vos archives électroniques dans des environnements sûrs, souverains et conformes au RGPD.
Oui, via une interface de recherche dédiée, avec contrôle des droits d’accès.
La société NUMEXO s’engage à vous fournir un accès rapide et sécurisé à vos archives électroniques, à tout moment.
Les documents peuvent être détruits de manière sécurisée ou requalifiés selon les besoins.La société NUMEXO s’engage à gérer le cycle de vie complet de vos documents archivés, jusqu’à leur élimination conforme.
