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L'archivage physique est une solution de gestion des documents papier qui permet de stocker de manière sécurisée et organisée les archives d'une entreprise sur une longue période.
Il consiste à externaliser ces documents vers des sites d'archivage spécialisés, équipés de systèmes de sécurité avancés, tout en garantissant leur conformité aux normes légales et réglementaires en vigueur.
Cette solution offre une gestion optimisée de vos archives, libérant de l’espace dans vos locaux, tout en assurant l'accès contrôlé et la conservation des documents sensibles ou stratégiques.
Les archives physiques renferment des données ayant une valeur inestimable pour la mémoire de l’entreprise et les besoins de référence future.
En les conservant, les entreprises préservent leur héritage et peuvent tirer parti de leur expérience passée pour guider leurs actions futures.
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MISE EN CONTENEURS AVEC RÉFÉRENCEMENT CODIFIE POUR EXTERNALISATION DES ARCHIVES
COLLECTE ET LIVRAISON SUR SITEDE TIERS ARCHIVAGE
MISE À DISPOSITION DE VOS ARCHIVES DANS NOTRE ENTREPÔT SÉCURISÉ
RESTITUTION OU CONSULTATION DES ARCHIVES SUR DEMANDE
DESTRUCTION CERTIFIEEDES ARCHIVES SELON LES DELAIS REGLEMENTAIRES
Si vous internalisez votre archivage, les risques sont réels et peuvent avoir de lourdes répercussions sur votre entreprise.
L’externalisation de vos documents vous permet avant tout de libérer de l’espace. De quoi disposer de la place nécessaire pour les autres archives à venir et à conserver selon les durées légalement imposées.
Vos documents sont alors stockés au sein des différents sites de la société EVERIAL, experte en archivage de plus de 30 ans, avec des installations spécialisées et sécurisées de la société EVERIAL, experte en archivage de plus de 30 ans.
Autre point fort, la destruction des archives : la question de la confidentialité.
Une fois que les documents concernés ne sont plus nécessaires, leur destruction permet d’éviter les fuites d’information sensibles. Vol, perte…
Nos méthodes de destruction garantissent que les documents sont détruits de manière irréversible, confidentielle, et conformément aux réglementations en vigueur selon leur typologie.
La destruction régulière et sécurisée des documents contenant des informations personnelles ou sensibles est une composante essentielle de la conformité au RGPD
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Certains documents doivent légalement être conservés en format papier (originaux, actes notariés, documents signés, etc.).
La société NUMEXO s’engage à stocker vos archives physiques dans des conditions optimales de sécurité et de conservation.
Elles sont entreposées dans des bâtiments sécurisés, avec contrôle d’accès, surveillance, protection incendie et conditions hygrométriques contrôlées.
La société NUMEXO s’engage à garantir la confidentialité et l’intégrité de vos documents grâce à des infrastructures certifiées.
Oui, par un système de demande (physique ou numérique) avec livraison rapide ou consultation sur place.
La société NUMEXO s’engage à assurer une traçabilité complète et un accès rapide à vos documents archivés.
Une prestation de numérisation à la demande, document par document ou en masse.
La société NUMEXO s’engage à transformer vos archives physiques en ressources numériques exploitables à tout moment.
Oui, il est conseillé de faire un tri pour éliminer les doublons ou documents sans valeur probatoire.
La société NUMEXO s’engage à vous accompagner dans l’analyse, le tri et la préparation de vos documents avant archivage.
Elle varie selon la nature du document : de 3 à 50 ans, voire plus pour certains documents à valeur patrimoniale.
La société NUMEXO s’engage à vous conseiller sur les durées légales et à assurer la conservation conforme de vos archives.
