Avant de numériser, archiver ou intégrer une GED, il est indispensable de connaître précisément l’état de vos documents.L’audit documentaire est la pierre angulaire de tout projet de dématérialisation.
Il permet d’identifier les volumes, les typologies, les contraintes légales et les risques liés à la gestion actuelle des archives.
- Cartographier vos flux documentaires : comprendre où se trouvent vosdocuments et comment ils circulent.
- Identifier les priorités : déterminer les fonds à numériser enpriorité (RH, comptabilité, archives patrimoniales…).
- Garantir la conformité : anticiper les obligations légales(RGPD, NF Z42-013, NF 461).
- Optimiser les coûts : éviter les dépenses inutiles enciblant les besoins réels.
✅Visionclaire et stratégique : unétat des lieux complet pour orienter vos décisions.
✅ Réductiondes risques : maîtrise des délais légaux et desobligations réglementaires.
✅Planification efficace : définition d’un calendrier réaliste etd’un budget optimisé.
✅ Base solide pour la transformation digitale: l’audit est le socle de votre projet GED ou SAE.
1. Analyse des volumes et typologies : inventaire des documents physiques et numériques.
2. Évaluation des contraintes légales : durées de conservation, valeurprobatoire.
3. Diagnostic des processus existants : repérage des points faibles et desdoublons.
4. Recommandations stratégiques : plan d’action pour la numérisation,l’archivage et la gestion électronique.
Chez NUMEXO,
Nous réalisons des audits gratuits et complets pour vous aider à structurer votre projet de dématérialisation.Nos experts vous accompagnent pour transformer vos archives en actifsnumériques, en toute conformité.
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