La numérisation de documents papier est devenue incontournable pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion documentaire. Numexo, expert en dématérialisation, vous accompagne dans la numérisation de vos archives papier pour simplifier leur accès, leur partage et leur conservation.
Pourquoi numériser vos documents papier ?
À l’heure du digital, la numérisation de documents papier présente de nombreux avantages pour les entreprises :
Gain de place et réduction des coûts : en dématérialisant vos archives papier, vous libérez de l’espace de stockage et réduisez les coûts associés (location, entretien, sécurité).
Accès rapide et facile aux documents : les documents numérisés peuvent être retrouvés en quelques clics grâce à l’indexation et aux moteurs de recherche.
Sécurisation des documents : les fichiers numérisés peuvent être sauvegardés sur des serveurs sécurisés, évitant les risques de perte, de vol ou de détérioration.
Conservation pérenne des documents : la numérisation permet de préserver durablement vos archives, sans risque d’altération liée au temps.
Partage et collaboration facilités : les documents numérisés peuvent être facilement partagés et consultés simultanément par plusieurs utilisateurs, favorisant le travail collaboratif.
Valorisation des archives : la numérisation permet de valoriser votre patrimoine documentaire en le rendant accessible au plus grand nombre.
Comment se déroule un projet de numérisation de documents papier avec Numexo ?
Forts de notre expérience en numérisation documentaire, nous avons mis en place une méthodologie de projet éprouvée pour garantir la réussite de votre dématérialisation.
Analyse de vos besoins : nous étudions vos documents et vos objectifs de numérisation pour vous proposer une solution sur-mesure.
Collecte et préparation des documents : nous récupérons vos archives papier, les trions, les préparons (dégrafage, déperforeuse, dépoussiérage) et les conditionnons pour la numérisation.
Numérisation haute définition : nous numérisons vos documents avec des scanners professionnels haute définition, en respectant des normes strictes de qualité.
Indexation et classement : nous indexons et nommons vos fichiers numérisés selon vos critères (date, nom, référence…) pour faciliter leur recherche, et nous les classons dans une arborescence claire.
Contrôle qualité : nous vérifions la qualité des images numérisées, la complétude des documents et la conformité de l’indexation.
Livraison : nous vous restituons vos fichiers numérisés sur le support de votre choix (DVD, disque dur, serveur sécurisé) et nous vous accompagnons dans leur intégration à votre système d’information.
Traitement des originaux papier : selon vos instructions, nous vous restituons vos archives papier ou nous les détruisons de manière sécurisée et confidentielle.
Quels sont les documents concernés par la numérisation ?
Chez Numexo, nous sommes en mesure de numériser tous types de documents papier, quels que soient leur format, leur volume ou leur état :
- Documents administratifs : factures, contrats, bons de commande, courriers…
- Documents RH : contrats de travail, fiches de paie, dossiers du personnel…
- Documents comptables et financiers : factures fournisseurs, relevés bancaires, notes de frais…
- Documents techniques : plans, schémas, notices, modes d’emploi…
- Documents commerciaux : bons de livraison, devis, commandes…
- Documents juridiques : contrats, actes notariés, dossiers de contentieux…
- Documents médicaux : dossiers patients, ordonnances, radiographies…
- Archives historiques : registres, manuscrits, presse ancienne…
- Documents grand format : plans, affiches, cartes, cadastres…
Grâce à notre parc de scanners professionnels, nous pouvons traiter de gros volumes de documents et numériser en haute définition sous tout type de format.
Quelles sont les garanties de qualité et de sécurité de Numexo ?
La qualité et la sécurité sont au cœur de notre métier. Nous mettons tout en œuvre pour vous garantir une prestation de numérisation irréprochable et sécurisée.
Certifications qualité :
- Certification NF Z42-026 : nous respectons les exigences de qualité de la norme NF Z42-026 pour la numérisation fidèle de documents.
- Agrément NF 544 : nous sommes agréés NF 544 pour la copie fidèle de documents, gage de notre expertise.
- Contrôle qualité : chaque document numérisé fait l’objet d’un contrôle qualité rigoureux pour vérifier la lisibilité, l’exhaustivité et la conformité des fichiers.
Sécurité et confidentialité :
- Site sécurisé : nos locaux sont sécurisés (contrôle d’accès, vidéosurveillance, alarme) pour assurer la protection physique de vos documents.
- Personnel de confiance : tous nos collaborateurs sont formés à la confidentialité et s’engagent à respecter le secret professionnel.
- Sécurité informatique : nos serveurs et nos réseaux sont sécurisés pour garantir l’intégrité et la confidentialité de vos données numériques.
- Traçabilité : nous assurons une traçabilité complète de vos documents tout au long du processus de numérisation.
Pourquoi choisir Numexo pour numériser vos documents papier ?
Numexo est votre partenaire de confiance pour la numérisation de vos documents papier. En nous confiant votre projet de dématérialisation, vous bénéficiez :
D’un expert reconnu : avec plus de 20 ans d’expérience, Numexo est un acteur majeur de la numérisation de documents. Nous avons réalisé plus de 500 projets pour des clients de tous secteurs.
D’une solution sur-mesure : nous étudions vos besoins et vos contraintes pour vous proposer une prestation de numérisation adaptée à votre contexte et à vos objectifs.
D’un accompagnement personnalisé : nous vous conseillons et vous guidons à chaque étape de votre projet. Un chef de projet dédié assure le suivi de votre dématérialisation.
D’une prestation clé en main : de la collecte de vos archives jusqu’à la livraison de vos fichiers numérisés, nous prenons en charge l’intégralité du processus de numérisation pour vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier.
De tarifs compétitifs : grâce à notre expertise et à la performance de nos outils de production, nous sommes en mesure de vous proposer des tarifs attractifs, sans compromis sur la qualité.
Vous avez un projet de numérisation de documents papier ? Contactez-nous dès maintenant pour obtenir un devis personnalisé et gratuit. Notre équipe se tient à votre disposition pour répondre à vos questions et étudier vos besoins. Avec Numexo, ayez l’assurance d’une numérisation de qualité pour optimiser votre gestion documentaire.
FAQ sur la numérisation de documents papier
Pouvez-vous numériser des documents reliés comme des livres ou des registres ?
Oui, nous disposons d’équipements spécifiques nous permettant de numériser des documents reliés en préservant leur intégrité. Nous utilisons des scanners à plat avec une pression adaptée pour ne pas endommager les reliures.
Mes documents sont annotés au crayon, est-ce un problème pour la numérisation ?
Non, nos scanners haute définition sont capables de capturer fidèlement les annotations au crayon. Nous veillons toutefois à ce que ces annotations soient le plus lisible possible pour garantir une numérisation de qualité.
Proposez-vous des solutions d'archivage électronique pour les documents numérisés ?
Oui, en complément de la numérisation, nous pouvons vous accompagner dans la mise en place d’un système d’archivage électronique. Nous pouvons vous conseiller sur les solutions les plus adaptées à vos besoins (GED, SAE) et assurer leur implémentation.
Quelle est la qualité des images numérisées ?
Nous numérisons tous vos documents en haute définition, avec une résolution minimale de 300 dpi. Cette résolution garantit une excellente qualité d’image, permettant la lecture et la reproduction des documents sans perte d’information.
Quel est le délai moyen d'un projet de numérisation ?
Le délai d’un projet de numérisation dépend du volume et de la nature des documents à traiter. En moyenne, pour des volumes courants (jusqu’à 50 000 pages), il faut compter entre 2 et 4 semaines. Pour des projets plus conséquents, nous établissons un planning personnalisé.
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