Dans un monde professionnel de plus en plus numérisé, la gestion électronique des documents (GED) est devenue un pilier essentiel de la transformation digitale des entreprises. Face à la multiplication des offres sur le marché, comment identifier le fournisseur de solution GED qui répondra parfaitement à vos besoins ? Découvrez les critères déterminants pour faire le bon choix et pourquoi Numexo se distingue comme un partenaire de référence dans ce domaine.
Qu’est-ce qu’une solution GED et pourquoi est-elle indispensable ?
La Gestion Électronique des Documents (GED) désigne l’ensemble des processus et outils permettant de dématérialiser, organiser, sécuriser et partager les documents d’une organisation. Bien plus qu’un simple système de stockage, une solution GED moderne transforme radicalement la manière dont les entreprises gèrent leur capital informationnel.
Les fonctionnalités essentielles d’une solution GED performante
Une solution GED complète doit intégrer plusieurs fonctionnalités clés :
- Capture et numérisation de documents physiques
- Indexation automatique et manuelle
- Classement et organisation des documents
- Moteur de recherche avancé
- Gestion des versions et de l’historique
- Workflows d’approbation et de validation
- Partage sécurisé et collaboration
- Archivage conforme aux normes légales
Les bénéfices concrets d’une solution GED pour votre organisation
L’adoption d’une solution GED génère de nombreux avantages quantifiables :
Bénéfice | Impact chiffré | Source |
Réduction des coûts de gestion documentaire | -40% en moyenne | AIIM (Association for Intelligent Information Management), 2024 |
Gain de temps dans la recherche de documents | -70% du temps consacré à la recherche | Gartner Research, 2023 |
Diminution de l’espace de stockage physique | -80% d’espace nécessaire | Étude Markess, 2024 |
Amélioration de la productivité des collaborateurs | +21% d’efficacité | McKinsey Global Institute, 2023 |
Réduction de l’empreinte carbone | -30% d’émissions liées à la gestion documentaire | Eco-Conseil Entreprise, 2024 |
Les critères essentiels pour choisir votre fournisseur de solution GED
La sélection d’un fournisseur de solution GED est une décision stratégique qui impactera durablement votre organisation. Plusieurs critères déterminants doivent guider votre choix.
L’expertise et l’expérience du fournisseur
L’ancienneté, la spécialisation sectorielle et les références clients constituent des indicateurs précieux de la fiabilité d’un fournisseur de solution GED. Un partenaire comme Numexo, fondé en 2013 et ayant développé une expertise auprès des collectivités publiques avant de l’étendre aux entreprises privées, apporte la garantie d’une expérience solide et diversifiée.
La flexibilité et l’évolutivité de la solution
Votre solution GED doit pouvoir s’adapter à l’évolution de votre organisation :
- Scalabilité pour accompagner votre croissance
- Modularité pour ajouter de nouvelles fonctionnalités
- Personnalisation selon vos processus métiers
- Intégration avec vos systèmes existants (ERP, CRM, etc.)
- Adaptation à différents types de documents et formats
La sécurité et la conformité réglementaire
Dans un contexte de multiplication des cybermenaces et de renforcement des réglementations, la sécurité est un critère non négociable :
- Chiffrement des données
- Gestion fine des droits d’accès
- Traçabilité des actions
- Conformité RGPD
- Respect des normes sectorielles
Numexo se distingue particulièrement sur ce point en garantissant que « l’ensemble des données sont hébergées sur le territoire national, en plus d’être en conformité avec le RGPD », un engagement fort en matière de souveraineté numérique.
L’ergonomie et la facilité d’adoption
La meilleure solution technique reste inefficace si elle n’est pas adoptée par les utilisateurs :
- Interface intuitive et conviviale
- Facilité d’apprentissage
- Accessibilité sur différents appareils (responsive design)
- Disponibilité d’applications mobiles
- Qualité de la documentation utilisateur
Le support et l’accompagnement
L’assistance technique et l’accompagnement au changement sont déterminants pour le succès de votre projet GED :
- Réactivité du support technique
- Disponibilité de formations adaptées
- Accompagnement dans la conduite du changement
- Suivi régulier et évolution de la solution
- Proximité géographique et culturelle
Numexo : un fournisseur de solution GED d'excellence
Numexo se positionne comme un acteur de référence sur le marché des solutions GED, combinant expertise technique, approche personnalisée et engagement qualité.
Une solution GED complète et innovante
La solution GED proposée par Numexo se distingue par sa richesse fonctionnelle :
- Centralisation sécurisée des documents dans le cloud
- Indexation intelligente facilitant la recherche
- Gestion avancée des contrats avec système d’alarmes
- Arborescences modèles personnalisables
- Fonctionnalités collaboratives intégrées
- Métaclass pour l’automatisation des tâches
- Connecteurs multi-systèmes
Comme l’indique Numexo sur son site : « La solution GED permet de sécuriser, indexer, rechercher, partager et envoyer des documents simplement », résumant parfaitement la philosophie d’une solution à la fois puissante et accessible.
Une approche centrée sur les besoins métiers
Numexo se démarque par sa capacité à comprendre et s’adapter aux spécificités de chaque secteur :
- Analyse approfondie des processus documentaires existants
- Conception de solutions sur mesure
- Paramétrage adapté aux terminologies et workflows métiers
- Développement de modules spécifiques si nécessaire
« Notre démarche s’appuie sur une relation de conseil auprès de nos clients. En effet, notre ADN de techniciens et notre culture d’entreprise « locale » nous ont amenés à considérer chaque nouveau client comme un cas spécifique », explique Numexo, illustrant parfaitement cette approche personnalisée.
Un hébergement sécurisé et souverain
La sécurité des données est au cœur de l’offre Numexo :
- Hébergement 100% français garantissant la souveraineté des données
- Infrastructure cloud hautement sécurisée
- Conformité totale avec le RGPD
- Sauvegardes régulières et plan de reprise d’activité
- Chiffrement des données sensibles
Un accompagnement de proximité
Numexo privilégie une relation de proximité avec ses clients :
- Audit gratuit préalable pour définir précisément les besoins
- Formation adaptée aux différents profils d’utilisateurs
- Webinars réguliers sur les bonnes pratiques et nouvelles fonctionnalités
- Support technique réactif et personnalisé
- Présence locale avec possibilité d’intervention sur site
Comparatif des principaux fournisseurs de solutions GED sur le marché français
Pour vous aider à faire votre choix, voici une analyse comparative des principaux fournisseurs de solutions GED disponibles en France en 2025, avec leurs forces et faiblesses respectives.
Fournisseur | Points forts | Points d’attention | Spécificités sectorielles | Modèle économique |
Numexo | • Solution 100% cloud sécurisée | • Entreprise à taille humaine | • Collectivités | • SaaS |
DocuWare | • Riche en fonctionnalités | • Interface parfois complexe | • Finance | • Licence |
Alfresco | • Open source | • Nécessite des compétences techniques | • Grandes entreprises | • Open source |
M-Files | • Approche métadonnées avancée | • Courbe d’apprentissage | • Industries réglementées | • SaaS |
Docaposte | • Offre complète | • Moins flexible pour les petites structures | • Secteur public | • SaaS |
Comme le montre ce tableau comparatif, Numexo se distingue par son approche personnalisée et son hébergement 100% français, particulièrement adaptés aux organisations soucieuses de la souveraineté de leurs données et recherchant un partenaire à l’écoute.
Les spécificités sectorielles dans le choix d'une solution GED
Chaque secteur d’activité présente des exigences particulières en matière de gestion documentaire, que votre fournisseur de solution GED doit être capable d’adresser.
Solutions GED pour les TPE/PME
Les petites et moyennes entreprises recherchent généralement :
- Une mise en œuvre rapide et simple
- Un coût maîtrisé et prévisible
- Une interface intuitive limitant les besoins en formation
- Une évolutivité pour accompagner la croissance
- Un support réactif et accessible
Numexo répond parfaitement à ces attentes avec des solutions adaptées aux TPE/PME, comme en témoigne son engagement : « Notre ADN nous poussera toujours à rester sensibles et en recherche de solutions performantes pour nos TPE et PME françaises. »
Solutions GED pour les grandes entreprises
Les organisations de grande taille ont des besoins spécifiques :
- Gestion de volumes importants de documents
- Intégration complexe avec de multiples systèmes
- Workflows sophistiqués
- Déploiement international
- Reporting avancé et analytique
Numexo adapte son offre aux grandes entreprises en proposant des solutions robustes et hautement personnalisables, capables de gérer des millions de documents tout en maintenant des performances optimales.
Solutions GED pour le secteur public
Les administrations et collectivités présentent des particularités :
- Respect des normes d’archivage public
- Gestion de la transparence administrative
- Workflows d’approbation complexes
- Interopérabilité avec les plateformes nationales
- Contraintes budgétaires strictes
Historiquement implantée auprès des collectivités du Var, Numexo a développé une expertise particulière dans ce secteur, avec une compréhension fine des enjeux et contraintes spécifiques aux organismes publics.
Solutions GED pour le secteur de la santé
Le domaine médical exige des fonctionnalités dédiées :
- Conformité aux normes HDS (Hébergeur de Données de Santé)
- Gestion sécurisée des dossiers patients
- Intégration avec les systèmes d’information de santé
- Respect du secret médical dans les accès
- Traçabilité renforcée des consultations
Les étapes clés pour déployer une solution GED avec succès
La mise en œuvre d’une solution GED est un projet stratégique qui nécessite une méthodologie éprouvée, que Numexo maîtrise parfaitement.
L’audit préalable et l’expression des besoins
Tout projet GED réussi commence par une analyse approfondie :
- Cartographie des processus documentaires existants
- Identification des points de douleur et opportunités d’amélioration
- Définition des objectifs précis et mesurables
- Inventaire des types de documents à gérer
- Analyse des contraintes techniques et réglementaires
Numexo propose un audit gratuit pour accompagner cette phase cruciale et poser les bases d’un projet adapté à vos besoins réels.
La conception de la solution
Sur la base de l’audit, la phase de conception définit l’architecture de votre future solution GED :
- Définition du plan de classement
- Paramétrage des métadonnées
- Conception des workflows
- Établissement des règles de nommage
- Configuration des droits d’accès
- Planification des interfaces avec les systèmes existants
Le déploiement progressif
Une approche par étapes maximise les chances de succès :
- Déploiement pilote sur un périmètre restreint
- Validation et ajustements
- Formation des utilisateurs clés
- Déploiement progressif par service ou processus
- Accompagnement de proximité lors des premiers usages
L’adoption et l’amélioration continue
Le succès à long terme repose sur l’adoption et l’optimisation :
- Mesure régulière des indicateurs de performance
- Recueil des retours utilisateurs
- Ajustements et améliorations continues
- Formation des nouveaux utilisateurs
- Veille sur les évolutions technologiques et réglementaires
Les tendances d'avenir dans les solutions GED
Le marché des solutions GED évolue rapidement sous l’influence des innovations technologiques et des nouveaux usages. Voici les principales tendances à surveiller en 2025 et au-delà.
L’intelligence artificielle au service de la GED
L’IA révolutionne la gestion documentaire avec :
- La reconnaissance automatique de documents (RAD)
- L’extraction intelligente de données (OCR avancé)
- La classification automatique des documents
- L’analyse prédictive des besoins documentaires
- Les assistants virtuels pour la recherche d’information
Selon une étude de MARKESS by exægis, 62% des organisations envisagent d’intégrer des fonctionnalités d’IA à leur solution GED d’ici 2026 (Source : MARKESS, État du marché de la GED en France, 2024).
La GED mobile et collaborative
L’évolution des modes de travail transforme les usages de la GED :
- Accès optimisé sur smartphones et tablettes
- Collaboration en temps réel sur les documents
- Annotation et validation depuis n’importe où
- Notifications intelligentes et personnalisées
- Intégration avec les outils de visioconférence
L’automatisation des processus documentaires
L’automatisation devient un levier majeur d’efficacité :
- Workflows adaptatifs s’ajustant automatiquement
- Traitement automatisé des documents entrants
- Archivage intelligent basé sur le contenu
- Mise à jour automatique des métadonnées
- Génération automatique de rapports et tableaux de bord
La GED écoresponsable
La dimension environnementale prend une importance croissante :
- Optimisation de l’empreinte carbone du stockage numérique
- Mesure de l’impact environnemental positif de la dématérialisation
- Politiques d’archivage écoresponsables
- Sensibilisation aux bonnes pratiques numériques
- Certification environnementale des datacenters
Comment évaluer le retour sur investissement d'une solution GED
L’investissement dans une solution GED doit être analysé sous l’angle de sa rentabilité globale, qui va bien au-delà de la simple réduction des coûts de stockage physique.
Les économies directes
Une solution GED génère des économies quantifiables :
Poste d’économie | Impact moyen | Méthode de calcul |
Espace de stockage physique | -70 à -90% | Surface libérée × coût au m² |
Consommables (papier, encre, classeurs) | -60 à -80% | Consommation annuelle × coût unitaire |
Temps de recherche documentaire | -50 à -70% | Heures économisées × coût horaire moyen |
Coûts d’impression et de reproduction | -40 à -60% | Volume d’impression × coût par page |
Frais d’envoi et de distribution | -30 à -50% | Volume d’envois × coût moyen par envoi |
Les gains de productivité
L’optimisation des processus documentaires améliore l’efficacité opérationnelle :
- Accélération des cycles de validation et d’approbation
- Réduction des erreurs et des reprises de travail
- Fluidification de la collaboration entre équipes
- Automatisation des tâches à faible valeur ajoutée
- Meilleure disponibilité de l’information pour la prise de décision
Une étude de McKinsey Global Institute révèle que les employés passent en moyenne 1,8 heure par jour (soit 9,3 heures par semaine) à rechercher et rassembler des informations. Une solution GED efficace peut réduire ce temps de 60%, libérant ainsi plus de 5 heures par semaine par employé pour des tâches à plus forte valeur ajoutée (Source : McKinsey Global Institute, The social economy, 2023).
Les bénéfices stratégiques
Au-delà des aspects financiers, une solution GED apporte des avantages stratégiques :
- Amélioration de la conformité réglementaire
- Réduction des risques liés à la perte de documents
- Renforcement de la sécurité de l’information
- Accélération de la transformation numérique
- Amélioration de l’expérience client et collaborateur
La méthode d’évaluation du ROI
Numexo propose une approche structurée pour évaluer le retour sur investissement :
- Analyse des coûts actuels de gestion documentaire
- Estimation des gains potentiels (directs et indirects)
- Calcul du coût total de possession de la solution GED
- Définition du délai de rentabilité
- Suivi des indicateurs clés de performance après déploiement
Fournisseur de solution GED : faites le bon choix, choisissez Numexo
Le choix d’un fournisseur de solution GED est une décision stratégique qui impactera durablement votre organisation. Au-delà des fonctionnalités techniques, la qualité de l’accompagnement et la compréhension de vos enjeux métiers sont déterminantes pour le succès de votre projet.
Numexo se distingue sur le marché français par son approche personnalisée, son expertise technique et son engagement en faveur de la souveraineté numérique. En tant qu’entreprise à taille humaine, Numexo combine la réactivité d’une structure agile avec la solidité d’une expertise éprouvée auprès de clients variés, des collectivités locales aux grandes entreprises.
Comme le souligne Numexo : « Protéger le capital information de votre entreprise est une nécessité absolue », et c’est précisément ce que permet une solution GED bien choisie et correctement déployée.
Pour faire le bon choix, commencez par définir précisément vos besoins, évaluez les différentes options disponibles sur le marché, et privilégiez un fournisseur comme Numexo qui saura vous accompagner dans la durée, au-delà de la simple mise en œuvre technique.
Contactez Numexo dès aujourd’hui pour bénéficier d’un audit gratuit de vos besoins en matière de gestion électronique de documents, et découvrez comment leur solution GED peut transformer votre gestion documentaire pour plus d’efficacité, de sécurité et d’agilité.
Contactez-nous