Qu’est-ce que le système d’archivage électronique (SAE) ?
Le système d’archivage électronique (SAE) a pour vocation de préserver la valeur juridique de vos documents engageants au- delà de la durée de vie des systèmes producteurs, qu’ils proviennent de la GED ou d’autres applications.
La numérisation fiable nécessite un SAE pour préserver l’intégrité des copies numériques, notamment si l’original papier est détruit.
Copie fiable (code civil) = Numérisation fidèle (NFZ 42-026) + Archivage (NFZ 42-013)
Les principaux avantages du SAE
Économies d’espace de stockage
Recherche de documents fluidifiée
Transformation digitale accélérée
Passage au zéro papier facilité
Force probante au tribunal
Fonctionnement du SAE
1Force probatoire
La « force probatoire » d’un document dépend de la capacité à démontrer que son intégrité est préservée durant sa conservation. Un calcul d’empreinte numérique et une date fiable sont associés à chaque document.
2Traçabilité
Ces informations ainsi que chaque transaction réalisée sont tracées (dépôt, migration, élimination…)
3Journaux inaltérables
Les blocks de traces constituent des journaux, eux-mêmes déposés dans le SAE et chaînés entre eux.
4Intégrité de la blockchain
C’est la robustesse de cette Blockchain interne au SAE qui garantit l’intégrité des documents et données.
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De la gestion électronique de documents au service d’archivage électronique
Notre époque est marquée par une accélération effrénée de la dématérialisation des documents. Les entreprises qui en prennent la mesure savent qu’une solution de GED (gestion électronique de documents) est un facteur de réussite certain dans cette transformation numérique.
Celle-ci permet en effet de mettre en place une gestion centralisée des documents, d’optimiser les processus collaboratifs, ou encore d’automatiser des tâches d’archivage et de classement des documents.
Mais de nombreuses entreprises se dotent désormais d’une vision à plus long terme le système d’archivage électronique assure pour elles la préservation de leurs documents numériques définitifs. Ce qui garantit que l’intégrité est préservée durant la conservation et apporte la valeur de preuve au tribunal, le cas échéant.
Quelle est la valeur ajoutée du SAE vis-à-vis d’un archivage classique ?
Le SAE intègre de nombreuses fonctionnalités de gestion documentaire que l’entreprise peut définir elle-même, telles que la gestion des droits d’accès, la durée de conservation ou encore le niveau de confidentialité de chaque document numérique.
A la conservation et l’intégrité des documents s’ajoute la valeur probante garantie par la norme Z42-013, rendant possible la gestion de multiples actions administratives, parmi lesquelles on trouve :
- La copie fiable: reproduction numérisée d’un document juridiquement conforme à la loi (article 1379 du Code civil et décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016) »
- La copie exécutoire copie signée d’un jugement ou d’un acte authentique et qui revêt la formule exécutoire »
- La copie authentique copie d’un document original et certifiée conforme, sans le recours à l’attestation notariale par exemple.
Numexo bénéficie de la certification AFNOR NF 461
Partenariat avec Spark Archives (Klee Group)
Désormais intégrateur de l’outil SAE de Spark Archives, Numexo bénéficie de la certification AFNOR NF 461 (norme volontaire NF Z42-013).
Peu d’entreprises en France détentrices de cette norme. Elle est pourtant le reflet de notre expertise comme notre engagement à placer la sécurité au premier plan.
La norme NF – Système d’archivage électronique a été conçue pour garantir l’intégrité, la pérennité mais aussi la traçabilité de vos documents numériques archivés.
Elle certifie en effet la conformité d’un système d’archivage électronique ainsi que les activités d’archivage qui s’y rapportent aux normes volontaires.
