Numérisation Aquitaine

Réduction significative des coûts opérationnels.

Selon les études de Markess, l’adoption d’une solution de gestion électronique de documents (GED) permet de réduire l’espace de stockage physique de 80%. Pour les entreprises aquitaines, cela représente un gain financier considérable, particulièrement dans les zones urbaines comme Bordeaux où le coût du mètre carré est élevé.

Optimisation des processus et gain de productivité.

D’après une étude du McKinsey Global Institute, la productivité des collaborateurs augmente de 21% en moyenne après l’adoption d’une solution GED. Pour les entreprises aquitaines, où le temps moyen de recherche d’un document papier est estimé à 7,5 minutes, la numérisation permet de réduire ce temps à quelques secondes.

Sécurisation du patrimoine documentaire.

Face aux risques de perte, de détérioration ou de vol des documents papier, la numérisation offre une protection renforcée. Selon une étude de Gartner, 70% des entreprises qui subissent une perte majeure de données papier cessent leur activité dans les deux ans. La numérisation, associée à des solutions de sauvegarde redondantes, garantit la pérennité des informations critiques.

Conformité réglementaire facilitée.

La législation française évolue rapidement vers la dématérialisation obligatoire de certains documents, comme les factures. En France, on compte2,5 milliards de factures en BtoB chaque année, mais seulement un quart d’entre elles sont nativement électroniques. La numérisation permet aux entreprises aquitaines de se mettre en conformité avec ces nouvelles exigences réglementaires.

Impact environnemental positif.

La production de papier représente environ 0,8% des émissions mondiales de gaz à effet de serre. En réduisant la consommation de papier de 60à 80%, la numérisation contribue significativement à la réduction de l’empreinte carbone des entreprises aquitaines, s’inscrivant ainsi dans une démarche de responsabilité environnementale.

Une présence établie à Bordeaux et en Aquitaine 

Numexo a développé une expertise reconnue dans la numérisation de documents à Bordeaux et dans toute l’Aquitaine, offrant des solutions parfaitement adaptées aux spécificités du tissu économique local. Notre connaissance approfondie des enjeux régionaux nous permet de proposer des services sur mesure pour chaque secteur d’activité.

Des services de numérisation complets et flexibles

Numexo propose à ses clients aquitains deux formules de numérisation pour s’adapter à toutes les contraintes :

• Le traitement dans nos locaux sécurisés, avec transport protégé des documents
• Le traitement in situ, directement dans vos locaux, pour les documents sensibles ou volumineux

Une technologie de pointe au service de la qualité 

Nos équipements de numérisation haute performance garantissent une qualité d’image optimale et une reconnaissance précise des caractères (OCR). Nous utilisons les scanners les plus avancés du marché, capables de traiter jusqu’à 300 pages par minute avec une résolution allant jusqu’à 600 dpi, assurant ainsi une reproduction fidèle de vos documents les plus précieux.

Un processus rigoureux en 5 étapes pour assurer la réussite de votre projet de numérisation en Aquitaine :

1. Définition précise de vos objectifs : réduction du papier, organisation des flux, optimisation des coûts
2. Audit approfondi de l’existant : analyse de votre patrimoine documentaire, évaluation des volumes
3. Installation et paramétrage des solutions : mise en place des équipements et logiciels adaptés
4. Numérisation et indexation des documents : conversion avec indexation automatique pour faciliter les recherches
5. Formation et accompagnement : transfert de compétences à vos équipes pour une adoption réussie

Pour le secteur viticole

La filière viticole, fleuron de l’économie aquitaine, fait face à des enjeux documentaires spécifiques. Avec plus de 120 000 hectares de vignes dans la région, la gestion des documents liés à la traçabilité, aux certifications (AOC, Bio, HVE) et aux exportations représente un défi majeur. Numexo propose des solutions dédiées :

• Numérisation des registres de traçabilité et des cahiers de culture
• Dématérialisation des certificats d’exportation et documents douaniers
• Archivage électronique des analyses œnologiques et des contrôles qualité
• Gestion numérique des contrats avec les distributeurs et négociants

Pour les collectivités territoriales

Les administrations locales et collectivités territoriales sont confrontées à des volumes documentaires considérables et à des obligations légales strictes en matière d’archivage. Numexo accompagne les communes, intercommunalités et départements de l’Aquitaine dans leurs projets de numérisation :

• Numérisation des registres d’état civil et des actes administratifs
• Dématérialisation des dossiers d’urbanisme et des permis de construire
• Archivage électronique des délibérations et des comptes rendus de conseils
• Numérisation patrimoniale des archives historiques des communes

Pour le secteur de la santé

Les établissements de santé et les professionnels médicaux ont des besoins spécifiques en termes de confidentialité et de sécurité des données. Numexo propose des solutions conformes aux normes HDS (Hébergement de Données de Santé) :

• Numérisation des dossiers patients et des archives médicales
• Dématérialisation des comptes rendus d’examens et des protocoles de soins
• Archivage sécurisé des imageries médicales et des résultats d’analyses
• Gestion électronique des documents administratifs et des consentements patients

Pour les PME/TPE aquitaines

Le tissu économique aquitain, composé à 99,4% de TPE/PME, présente des besoins spécifiques en matière de numérisation. Ces entreprises recherchent des solutions accessibles, évolutives et rapidement rentables :

• Solutions de numérisation à la demande, sans engagement de volume
• Formules d’abonnement flexibles pour la numérisation des flux entrants
• Accompagnement personnalisé pour la mise en place de processus dématérialisés
• Formation des collaborateurs aux bonnes pratiques de gestion documentaire

Numérisation haute définition pour les documents patrimoniaux

L’Aquitaine possède un riche patrimoine documentaire qui mérite d’être préservé et valorisé. Numexo a développé une expertise spécifique dans la numérisation patrimoniale :

• Numérisation en très haute définition (jusqu’à 1200 dpi) pour une reproduction fidèle
• Traitement spécifique des documents anciens, fragiles ou de grand format
• Conservation des caractéristiques originales (couleurs, textures, reliefs)
• Création de métadonnées enrichies pour faciliter l’indexation et la recherche

Notre équipe maîtrise les techniques adaptées aux documents patrimoniaux les plus exigeants :

• Transport sécurisé dans des containers spécialement conçus
• Numérisation sur des équipements spécifiques non invasifs
• Post-traitement expert garantissant le respect des couleurs originales

Reconnaissance intelligente de documents (OCR avancé et IA)

La simple conversion d’images n’est plus suffisante pour répondre aux besoins des entreprises modernes. Numexo intègre des technologies d’intelligence artificielle et d’OCR avancé :

• Reconnaissance optique de caractères multicouche avec un taux de précision supérieur à 98%
• Extraction automatique des données structurées (dates, montants, références…)
• Classification intelligente des documents par catégories
• Apprentissage automatique pour l’amélioration continue des performances

Pour une entreprise traitant 1 000 factures mensuelles, l’automatisation de l’extraction des données permet d’économiser en moyenne 150 heures de travail par mois, soit l’équivalent d’un poste à temps plein.

GED collaborative et archivage électronique

Le complément idéal à la numérisation

Numexo propose une solution de gestion électronique de documents hébergée sur un cloud 100% français, avec des fonctionnalités avancées :

• Centralisation sécurisée de tous vos documents
• Indexation automatique et recherche instantanée
• Partage et travail collaboratif
• Gestion fine des droits d’accès
• Signature électronique
• Mise en conformité RGPD
• Intégration avec vos logiciels métiers existants

Notre solution d’archivage électronique à valeur probante, conforme aux normes NF Z42-013 et ISO 14641-1, garantit la valeur juridique de vos documents numérisés grâce à :

• L’horodatage certifié garantissant l’intégrité des documents
• La signature électronique avancée pour l’authentification
• La traçabilité complète des accès et des modifications
• La conservation sécurisée sur des infrastructures redondantes

Des bénéfices économiques quantifiables

 Pour une entreprise aquitaine moyenne de 50 salariés, la numérisation génère des économies annuelles substantielles :

• Économies sur les consommables (papier, encre, classeurs) : 8 500 €
• Réduction des espaces de stockage : 12 000 €
• Gain de productivité (recherche, classement) : 35 000 €
• Réduction des coûts d’impression et de photocopie : 7 200 €

Soit une économie totale annuelle de 62 700 €, pour un investissement initial moyen de 25 000 à 45 000 € selon la taille du projet.

Un impact environnemental significatif

La numérisation contribue à la réduction de l’empreinte écologique des entreprises aquitaines :

• Diminution de la consommation de papier : 12 tonnes en moyenne par an pour une entreprise de 50 salariés
• Réduction des émissions de CO2 liées à la production et au transport du papier : 18 tonnes équivalent CO2
• Économie d’eau : 180 000 litres (la production d’une tonne de papier nécessite 15 000 litres d’eau)
• Réduction de la consommation d’énergie liée à l’impression et à la photocopie : 4 800 kWh par an