Archivage Lyon

Numexo propose aux entreprises lyonnaises une gamme complète de services d’archivage adaptés à leurs besoins spécifiques. Notre expertise s’étend de la numérisation de documents à l’archivage électronique sécurisé, en passant par la gestion électronique des documents (GED).

Numérisation de documents à Lyon

La première étape vers un archivage efficace consiste à transformer vos documents papier en fichiers numériques. Numexo dispose d’équipements de pointe pour assurer une numérisation de haute qualité à Lyon :

• Numérisation de masse de documents administratifs
• Digitalisation de dossiers clients, RH, techniques ou comptables
• Conversion de tous types de formats (factures, correspondances, plans, bons de commande…)
• Traitement in situ dans vos locaux lyonnais ou dans nos centres spécialisés

Notre processus de numérisation à Lyon garantit non seulement la fidélité des copies numériques, mais aussi leur valeur probante. Comme le souligne notre expertise : « Copie fiable (code civil) = Numérisation fidèle (NFZ 42-026) + Archivage (NFZ 42-013) ».

Techniques avancées de numérisation pour les entreprises lyonnaises

Numexo utilise des technologies de pointe pour garantir une numérisation de qualité optimale à Lyon :

• Scanners haute définition capables de traiter tous types de formats
• Reconnaissance optique de caractères (OCR) pour rendre les documents recherchables
• Technologie de reconnaissance intelligente de documents (IDR) pour l’extraction automatique des données
• Contrôle qualité rigoureux à chaque étape du processus

Ces technologies permettent non seulement de créer des copies numériques fidèles, mais aussi d’enrichir vos documents avec des métadonnées qui faciliteront leur classement et leur recherche ultérieure.

Le système d’archivage électronique proposé par Numexo à Lyon va bien au-delà d’un simple stockage numérique. Il s’agit d’une solution complète qui garantit :

• La préservation de la valeur juridique de vos documents engageants
• L’intégrité des données sur le long terme
• La traçabilité de toutes les actions effectuées sur les documents
• La conformité aux normes et réglementations en vigueur

Notre partenariat avec Spark Archives nous permet de bénéficier de la certification AFNOR NF 461, gage de qualité et de sécurité pour votre archivage électronique à Lyon. Cette certification, rare sur le marché français, témoigne de notre engagement à placer la sécurité de vos données au premier plan.

« En 2025, le marché de la sécurité numérique en France est estimé à 4,6 milliards d’euros, reflétant l’importance croissante accordée à la protection des données » (source : Numeum, 2025).

Fonctionnement du SAE Numexo à Lyon

Le système d’archivage électronique de Numexo repose sur quatre piliers fondamentaux :

1. Force probatoire : Chaque document est associé à une empreinte numérique et une date fiable, garantissant son intégrité et sa valeur juridique.
2. Traçabilité complète : Toutes les actions effectuées sur les documents (dépôt, consultation, modification, élimination) sont enregistrées et horodatées.
3. Journaux inaltérables : Les traces d’activité sont regroupées dans des journaux eux-mêmes archivés et chaînés entre eux.
4. Intégrité garantie par blockchain : Une blockchain interne au SAE assure l’intégrité absolue des documents et des données associées.

Cette architecture robuste répond parfaitement aux besoins des entreprises lyonnaises soucieuses de la sécurité et de la pérennité de leurs archives numériques.

L’externalisation de vos archives représente une solution économique et sécurisée pour votre entreprise à Lyon. Numexo prend en charge l’ensemble du processus :

• Collecte sécurisée de vos archives dans vos locaux lyonnais
• Tri et préparation selon vos critères de classement
• Numérisation et indexation pour faciliter les recherches ultérieures
• Stockage dans nos centres hautement sécurisés
• Destruction confidentielle et écologique en fin de cycle

Cette solution permet aux entreprises lyonnaises de libérer de l’espace dans leurs locaux tout en garantissant un accès permanent à leurs documents via notre plateforme sécurisée.

Services d’archivage physique à Lyon

Pour les entreprises lyonnaises qui ont besoin de conserver certains documents originaux, Numexo propose également des solutions d’archivage physique :

• Stockage sécurisé dans des locaux adaptés à la conservation longue durée
• Protection contre les risques d’incendie, d’inondation et d’intrusion
• Gestion des flux d’entrée et de sortie des documents
• Service de consultation et de livraison rapide des documents originaux

Cette approche hybride permet de combiner les avantages de l’archivage numérique et physique, en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise à Lyon.

Opter pour une solution d’archivage numérique avec Numexo à Lyon présente de nombreux bénéfices tangibles pour votre organisation :

Gain d’espace et réduction des coûts

L’archivage numérique permet de libérer considérablement d’espace dans vos locaux lyonnais. Selon les données du secteur, un disque dur de 1 To peut contenir l’équivalent de 43 000 mètres carrés d’archives traditionnelles (source : Doc au Futur, 2025). Cette optimisation se traduit par des économies substantielles :

• Réduction des coûts liés à la location d’espaces de stockage
• Diminution des dépenses en fournitures (papier, classeurs, etc.)
• Optimisation des ressources humaines dédiées à la gestion documentaire

Dans une ville comme Lyon, où le prix du mètre carré est élevé, cette économie d’espace représente un avantage financier considérable pour les entreprises de toutes tailles.

Accessibilité et productivité améliorées

La dématérialisation de vos archives à Lyon permet un accès instantané à vos documents, où que vous soyez :

• Recherche rapide grâce à l’indexation intelligente
• Accès sécurisé depuis n’importe quel appareil connecté
• Partage facilité entre collaborateurs, même à distance
• Gain de temps considérable (la GED permet de réduire le temps de recherche de documents de 18 minutes par jour en moyenne, source : TooSmart, 2025)

Pour les entreprises lyonnaises dont les équipes sont parfois réparties sur plusieurs sites ou en télétravail, cette accessibilité représente un atout majeur pour maintenir l’efficacité opérationnelle.

L’archivage numérique avec Numexo à Lyon garantit une sécurité optimale pour vos données sensibles :

• Protection contre les risques physiques (incendie, dégâts des eaux, vol)
• Sécurisation des accès avec gestion fine des droits utilisateurs
• Traçabilité complète des actions effectuées sur les documents
• Conformité aux réglementations en vigueur (RGPD, normes sectorielles)

« L’archivage électronique protège les documents contre la corruption, la perte et l’accès non autorisé, un enjeu crucial pour 80% des entreprises déjà équipées de systèmes d’archivage électronique » (source : LegalySpace, 2025).

Conformité réglementaire pour les entreprises lyonnaises

Les entreprises lyonnaises sont soumises à des obligations légales strictes en matière de conservation des documents. Numexo vous aide à respecter ces exigences :

• Conservation des documents comptables pendant 10 ans (Code de commerce)
• Archivage des documents fiscaux pendant 6 ans (Code général des impôts)
• Conservation des contrats commerciaux pendant 5 ans
• Archivage des documents RH pendant des durées variables (5 ans pour les bulletins de paie, jusqu’à 50 ans pour certains documents)

Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions sévères, allant d’amendes (1 500 euros par infraction pour destruction prématurée de documents comptables) à des pénalités fiscales pouvant atteindre 40% en cas de redressement (source : Extencia, 2025).

Impact environnemental positif

En choisissant l’archivage numérique à Lyon, votre entreprise contribue également à la réduction de son empreinte écologique :

• Diminution significative de la consommation de papier
• Réduction des émissions liées au transport et au stockage physique
• Optimisation des ressources énergétiques

Selon les experts du secteur, environ 40% des émissions de CO2 des entreprises sont liées à leur gestion documentaire papier, un salarié consommant entre 70 et 85 kg de papier par an (source : TooSmart, 2025).

Dans une métropole comme Lyon, engagée dans une démarche de développement durable, cet aspect écologique est particulièrement valorisé et s’inscrit dans les objectifs environnementaux de la région.

La réussite d’un projet d’archivage à Lyon repose sur une méthodologie éprouvée, que Numexo a perfectionnée au fil de ses nombreuses années d’expérience :

Étape 1 : Audit et définition des objectifs

Nous commençons par analyser précisément vos besoins et contraintes :

• Évaluation du volume et des types de documents à archiver
• Identification des enjeux spécifiques à votre secteur d’activité à Lyon
• Définition des objectifs (réduction des coûts, conformité réglementaire, optimisation des processus…)

Cette phase d’audit est cruciale pour concevoir une solution véritablement adaptée à votre contexte lyonnais et à vos ambitions.

Étape 2 : Conception de la solution sur-mesure

Sur la base de cet audit, nous élaborons une solution personnalisée pour votre entreprise lyonnaise :

• Choix des technologies adaptées à vos besoins
• Définition du plan de classement et des règles d’archivage
• Élaboration du planning opérationnel

Notre expertise du tissu économique lyonnais nous permet de vous proposer des solutions parfaitement adaptées aux spécificités locales.

Étape 3 : Mise en œuvre et déploiement

Notre équipe d’experts assure ensuite le déploiement de la solution dans vos locaux à Lyon :

• Installation et paramétrage des outils
• Numérisation et indexation des documents existants
• Intégration avec vos systèmes d’information

Nous intervenons avec un minimum de perturbation pour votre activité quotidienne, garantissant une transition en douceur vers votre nouveau système d’archivage.

Étape 4 : Formation et accompagnement

La réussite de votre projet d’archivage à Lyon passe également par l’appropriation des outils par vos équipes :

• Formation des utilisateurs aux nouvelles solutions
• Accompagnement dans la création de processus optimisés
• Support technique continu

Notre présence à Lyon nous permet d’assurer un suivi de proximité et d’intervenir rapidement en cas de besoin.

Étape 5 : Suivi et amélioration continue

L’archivage est un processus vivant qui doit évoluer avec votre entreprise :

• Évaluation régulière de la performance du système
• Ajustements en fonction de vos retours et de l’évolution de vos besoins
• Veille réglementaire pour garantir une conformité permanente

Cette approche dynamique assure la pérennité et l’efficacité de votre solution d’archivage à Lyon sur le long terme.

Les solutions d’archivage Numexo s’adaptent aux besoins spécifiques de tous les secteurs d’activité présents dans la métropole lyonnaise :

Secteur médical et paramédical

Lyon est un pôle d’excellence dans le domaine de la santé, avec de nombreux établissements médicaux et paramédicaux. Ces structures font face à des défis particuliers en matière d’archivage :

• Conservation sécurisée des dossiers médicaux
• Respect des normes strictes de confidentialité (HDS, RGPD)
• Accessibilité rapide aux informations critiques

Numexo propose des solutions d’archivage spécifiquement conçues pour répondre à ces enjeux, permettant aux professionnels de santé lyonnais de se concentrer sur leur cœur de métier tout en garantissant la sécurité et la conformité de leurs archives.

Secteur juridique et notarial

Les cabinets d’avocats, notaires et huissiers de Lyon doivent gérer un volume considérable de documents à forte valeur juridique :

• Actes authentiques
• Dossiers de contentieux
• Contrats et conventions

Notre système d’archivage électronique certifié AFNOR NF 461 garantit la valeur probante de ces documents, un atout majeur pour les professionnels du droit à Lyon.

Secteur industriel et BTP

Lyon et sa région accueillent de nombreuses entreprises industrielles et du BTP, qui génèrent une documentation technique volumineuse :

• Plans et schémas techniques
• Dossiers de fabrication
• Documents réglementaires et normatifs

Nos solutions d’archivage permettent de centraliser et sécuriser cette documentation essentielle, tout en facilitant son accès aux équipes sur le terrain.

Collectivités et administrations

Les collectivités et administrations lyonnaises sont soumises à des obligations strictes en matière d’archivage public :

• Conservation des actes administratifs
• Gestion des archives historiques
• Accès citoyen aux documents publics

Numexo accompagne ces structures dans la modernisation de leur gestion documentaire, en conformité avec les exigences spécifiques du secteur public.

Numexo se distingue comme un partenaire de confiance pour les entreprises lyonnaises en quête d’une solution d’archivage performante :

Une expertise reconnue

Forte de nombreuses années d’expérience dans la dématérialisation et l’archivage, Numexo a développé un savoir-faire unique qui bénéficie aux entreprises lyonnaises. Notre certification AFNOR NF 461 témoigne de notre engagement envers les plus hauts standards de qualité.

Des solutions adaptées à tous les secteurs

Que vous soyez une PME, une grande entreprise ou une administration à Lyon, Numexo propose des solutions adaptées à votre contexte spécifique. Nos services s’adressent à tous les secteurs d’activité, avec une attention particulière aux exigences réglementaires propres à chaque domaine.

Un service de proximité à Lyon

Présent à Lyon, Numexo assure un service de proximité pour répondre rapidement à vos besoins. Notre équipe locale connaît parfaitement les enjeux des entreprises lyonnaises et peut intervenir directement dans vos locaux.

Une approche globale de la transition numérique

Au-delà de l’archivage, Numexo vous accompagne dans l’ensemble de votre transformation digitale. Notre vision holistique nous permet de vous proposer des solutions cohérentes et intégrées pour optimiser tous vos processus documentaires.

Des références solides dans la région lyonnaise

Numexo a accompagné avec succès de nombreuses entreprises et organisations lyonnaises dans leurs projets d’archivage. Ces références témoignent de notre capacité à répondre aux attentes spécifiques du tissu économique local.

Le Pack NUM : la solution clé en main pour l’archivage à Lyon

Pour faciliter votre transition vers l’archivage numérique à Lyon, Numexo a développé le Pack NUM, une offre standardisée qui répond aux besoins essentiels des entreprises :

• Collecte de vos archives dans vos locaux lyonnais
• Numérisation de vos documents avec des équipements de pointe
• Création de fichiers numériques dans un format compatible avec votre environnement informatique
• Options de restitution, conservation ou destruction sécurisée des originaux

Cette solution clé en main est idéale pour les entreprises lyonnaises qui souhaitent initier ou poursuivre leur transition numérique sans complexité excessive. Le Pack NUM s’adapte à tous les secteurs d’activité et à toutes les tailles d’entreprises à Lyon.

Le Pack NUM se décline en plusieurs modules complémentaires :

Module Collecte

• Audit préalable de vos archives
• Planification de l’opération de collecte
• Transport sécurisé de vos documents
• Traçabilité complète du processus

Module Numérisation

• Préparation des documents (retrait des agrafes, lissage, etc.)
• Numérisation haute définition
• Contrôle qualité systématique
• Indexation selon vos critères

Module Livraison

• Création de fichiers aux formats de votre choix (PDF, PDF/A, TIFF, etc.)
• Organisation des fichiers selon votre plan de classement
• Livraison sécurisée sur le support de votre choix
• Intégration possible dans votre système d’information

Module Conservation/Destruction

• Conservation temporaire ou définitive des originaux
• Destruction sécurisée et certifiée
• Traçabilité complète du processus
• Certificat de destruction conforme aux normes en vigueur

Le marché de l’archivage numérique à Lyon connaît une évolution rapide, portée par plusieurs tendances majeures :

L’intelligence artificielle au service de l’archivage

L’IA transforme profondément les pratiques d’archivage en automatisant de nombreuses tâches :

• Catégorisation automatique des documents
• Extraction intelligente des métadonnées
• Détection des doublons et des informations sensibles
• Analyse prédictive pour optimiser la gestion du cycle de vie des documents

Selon le 14ᵉ Rapport annuel sur la gouvernance de l’information numérique, les dépenses mondiales en IA générative devraient atteindre 596 milliards d’euros en 2025, avec une augmentation prévue de 76,4% (source : Archimag, 2025).

La facturation électronique : un tournant majeur

À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront adopter la facturation électronique. Cette évolution réglementaire majeure pousse les entreprises lyonnaises à repenser leur stratégie d’archivage :

• Mise en place de systèmes capables de gérer les factures électroniques
• Adaptation des processus pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures
• Conservation conforme aux exigences légales (6 ans pour les factures électroniques)

Numexo accompagne les entreprises lyonnaises dans cette transition, en proposant des solutions d’archivage parfaitement adaptées aux nouvelles exigences de la facturation électronique.

La cybersécurité : une préoccupation croissante

Face à l’augmentation des cybermenaces, la sécurité des archives numériques devient une priorité absolue pour les entreprises lyonnaises :

• Renforcement des mesures de protection contre les ransomwares
• Mise en place de systèmes de sauvegarde redondants
• Chiffrement avancé des données sensibles
• Contrôles d’accès biométriques et authentification multifacteur

Selon les experts, la fraude documentaire représente 2,5% du PIB national (source : Archimag, 2025), soulignant l’importance cruciale de sécuriser les archives numériques.

L’archivage hybride : le meilleur des deux mondes

De nombreuses entreprises lyonnaises optent pour une approche hybride, combinant archivage physique et numérique :

• Conservation physique des documents à forte valeur juridique ou historique
• Numérisation des documents fréquemment consultés
• Stratégie de migration progressive vers le tout-numérique
• Gestion unifiée des archives physiques et numériques

Cette approche pragmatique permet de bénéficier des avantages des deux méthodes tout en maîtrisant les coûts et les risques associés à une transformation trop brutale.

Quelles sont les durées légales de conservation des documents pour les entreprises à Lyon ?

Les durées de conservation varient selon le type de document :

• Documents comptables : 10 ans (Code de commerce)
• Documents fiscaux : 6 ans (Code général des impôts)
• Contrats commerciaux : 5 ans
• Bulletins de paie : 5 ans (mais disponibilité électronique pendant 50 ans)
• Actes d’achat ou de vente immobiliers : 30 ans

Numexo vous aide à mettre en place une politique d’archivage conforme à ces exigences légales.

Comment garantissez-vous la sécurité de nos données sensibles ?

Numexo met en œuvre des mesures de sécurité avancées :

• Centres de données sécurisés avec contrôle d’accès biométrique
• Chiffrement des données au repos et en transit
• Sauvegardes redondantes sur plusieurs sites
• Surveillance 24/7 et protection contre les cybermenaces
• Conformité RGPD et certification AFNOR NF 461

Combien coûte une solution d’archivage numérique pour une PME lyonnaise ?

Le coût dépend de plusieurs facteurs : volume de documents, niveau de service requis, options choisies… Numexo propose des formules adaptées à tous les budgets, avec des tarifs dégressifs en fonction du volume. Notre Pack NUM offre une solution clé en main à partir de quelques centaines d’euros. Contactez-nous pour un devis personnalisé adapté à votre situation.

Combien de temps prend la mise en place d’une solution d’archivage numérique ?

Pour une PME lyonnaise, le déploiement complet d’une solution d’archivage numérique prend généralement entre 2 et 8 semaines, selon la complexité du projet. Ce délai comprend l’audit initial, la configuration du système, la numérisation des archives existantes et la formation des utilisateurs. Numexo s’engage à minimiser l’impact sur votre activité quotidienne pendant cette période de transition.

Est-il possible de conserver certains documents en format papier tout en passant à l’archivage numérique ?

Absolument ! Numexo recommande souvent une approche hybride, particulièrement adaptée aux entreprises lyonnaises qui débutent leur transition numérique. Nous vous aidons à identifier les documents qui doivent être conservés en format original (pour des raisons légales ou pratiques) tout en numérisant l’ensemble de vos archives pour faciliter leur consultation et leur gestion quotidienne.