Centre de numérisation Numexo

Une méthodologie en 5 étapes pour des résultats parfaits

Notre centre de numérisation applique une méthodologie rigoureuse pour chaque projet, garantissant des résultats à la hauteur de vos attentes :

1. Réception et inventaireChaque lot de documents entrant dans notre centre fait l’objet d’un inventaire détaillé et d’un contrôle d’état initial. Un bordereau de prise en charge est établi, assurant une traçabilité complète tout au long du processus.
2. Préparation des documentsCette étape cruciale comprend le désagrafage, le lissage, le tri par type et format, ainsi que les éventuelles réparations mineures nécessaires pour optimiser la numérisation. Nos opérateurs sont formés aux techniques de manipulation préservant l’intégrité des documents fragiles.
3. Numérisation et contrôle qualité en temps réelLa numérisation proprement dite est réalisée par nos opérateurs spécialisés, qui ajustent les paramètres techniques en fonction de chaque type de document. Un contrôle qualité en temps réel permet de vérifier immédiatement la lisibilité et la fidélité des images produites.
4. Post-traitement et optimisationLes images numérisées bénéficient ensuite de traitements spécifiques : redressement automatique, suppression des marges inutiles, amélioration du contraste, élimination des taches, OCR (reconnaissance optique de caractères) pour rendre le texte recherchable.
5. Indexation et livraison sécuriséeLa dernière étape consiste à indexer les documents selon vos critères spécifiques, à les convertir dans les formats souhaités (PDF, PDF/A, TIFF, JPEG…) et à les livrer de manière sécurisée via des canaux adaptés à vos exigences de confidentialité.

Des processus certifiés pour une valeur probante garantie

Notre centre de numérisation respecte les normes les plus strictes en matière de reproduction fidèle et de valeur probante :

• Conformité à la norme NF Z42-026 régissant la numérisation fidèle de documents sur support papier
• Respect de l’article 1379 du Code Civil garantissant la force probante des copies numériques
• Application du décret n° 2016-1673 définissant les conditions de la copie fiable
• Certification des processus assurant traçabilité et intégrité des documents

Cette rigueur normative vous permet de détruire en toute sécurité vos originaux papier après numérisation (sous réserve des dispositions légales spécifiques à certains types de documents), tout en conservant la valeur juridique de vos archives.

Une offre complète pour répondre à tous vos besoins

Notre centre propose une gamme étendue de services de numérisation adaptés à vos contraintes spécifiques :

Numérisation de fonds d’archives Transformation de vos archives historiques en ressources numériques accessibles et pérennes, avec indexation personnalisée et métadonnées adaptées à votre secteur d’activité.

Numérisation de flux documentaires Traitement en continu de vos documents entrants (courriers, factures, bons de commande…) avec intégration directe dans vos systèmes de gestion et workflows.

Numérisation patrimoniale Préservation et valorisation de documents historiques ou à valeur patrimoniale, avec des techniques non invasives et des équipements spécialement adaptés aux documents fragiles.

Numérisation technique Digitalisation de plans, schémas et documents techniques avec une précision maximale et des formats adaptés à vos logiciels métier (CAO, BIM…).

Numérisation in situ Déploiement de nos équipements et de notre expertise directement dans vos locaux pour les documents sensibles ou confidentiels ne pouvant pas être déplacés.

Des options complémentaires pour une solution globale

En complément de la numérisation, notre centre propose des services à valeur ajoutée :

OCR avancé et extraction de données Reconnaissance optique de caractères de dernière génération, avec un taux de précision supérieur à 99% pour les documents standards, permettant l’extraction automatique de données structurées.

Indexation intelligente Création de métadonnées pertinentes facilitant la recherche et l’exploitation de vos documents numérisés, avec des systèmes d’indexation automatique basés sur l’intelligence artificielle.

Archivage électronique à valeur probante Solution d’archivage numérique conforme à la norme NF Z42-013 / ISO 14641, garantissant l’intégrité, la pérennité et la valeur probante de vos documents sur le long terme.

Intégration GED/SAE Connexion directe avec votre système de gestion électronique de documents ou d’archivage électronique existant pour une transition fluide vers le tout-numérique.

Une expertise reconnue depuis 2013

Le centre de numérisation Numexo s’appuie sur une expérience solide dans le traitement de documents pour tous secteurs d’activité :

• Plus de 15 millions de pages numérisées
• Des milliers de projets menés à bien
• Une clientèle diversifiée : TPE/PME, grandes entreprises, administrations, professions libérales
• Une expertise sectorielle dans les domaines juridique, médical, technique et administratif

Cette expérience nous permet d’anticiper les défis spécifiques à chaque projet et de vous proposer les solutions les plus adaptées à vos contraintes particulières.

Capacité de traitement et réactivité

Notre centre dispose d’une capacité de production significative pour répondre à tous vos besoins, des plus modestes aux plus ambitieux :

• Capacité de traitement de plusieurs milliers de pages par jour
• Équipe d’opérateurs formés aux techniques spécifiques de numérisation
• Possibilité de mobiliser des ressources supplémentaires pour les projets urgents
• Solutions de numérisation massive pour les grands volumes d’archives

Cette capacité nous permet de vous garantir des délais maîtrisés, même pour les projets les plus volumineux, sans jamais compromettre la qualité du résultat.

Sécurité et confidentialité maximales

La protection de vos documents et de vos données est notre priorité absolue :

• Locaux sécurisés avec contrôle d’accès et vidéosurveillance
• Personnel soumis à des engagements stricts de confidentialité
• Procédures de traçabilité complète des documents
• Infrastructure informatique sécurisée et redondante
• Transfert des données via des canaux chiffrés
• Destruction sécurisée des documents après numérisation (si autorisé)

Ces mesures de sécurité vous garantissent une tranquillité d’esprit totale lorsque vous nous confiez vos documents les plus sensibles.

Des solutions adaptées à chaque domaine d’activité

Le centre de numérisation Numexo accompagne des organisations de tous secteurs dans leur transition numérique :

Secteur juridique et notarial Numérisation certifiée d’actes, contrats, minutes et dossiers clients avec valeur probante, dans le respect des contraintes légales spécifiques à la profession.

Secteur médical et pharmaceutique Digitalisation sécurisée de dossiers patients, ordonnances et documentation technique, dans le strict respect du secret médical et des normes HDS (Hébergeur de Données de Santé).

Administrations et collectivités Numérisation d’archives administratives et patrimoniales, registres d’état civil, délibérations et plans cadastraux, avec des solutions conformes aux exigences du secteur public.

Industrie et BTP Digitalisation de plans techniques, schémas industriels, documentations techniques et dossiers d’ouvrages, avec des formats adaptés aux logiciels métier.

PME et grandes entreprises Solutions complètes de numérisation pour tous les services : ressources humaines, comptabilité, juridique, commercial, avec intégration dans les systèmes d’information existants.

Une approche transparente et personnalisée

Le coût de la numérisation professionnelle dépend de plusieurs facteurs que nous évaluons précisément lors de notre audit initial :

• Volume et nature des documents à traiter
• État de conservation et complexité de préparation
• Niveau de qualité requis et résolution nécessaire
• Besoins d’indexation et de métadonnées
• Options de post-traitement (OCR, extraction de données…)
• Contraintes spécifiques (confidentialité, délais, valeur probante…)

Notre centre de numérisation vous propose une tarification claire et détaillée, avec des tarifs dégressifs en fonction des volumes et des formules forfaitaires avantageuses pour les projets d’envergure.

Un investissement rentable à court terme

La numérisation professionnelle représente un investissement rapidement rentabilisé grâce aux nombreux bénéfices qu’elle génère :

• Économies substantielles sur les coûts de stockage physique
• Gain de productivité majeur (recherche de documents divisée par 10)
• Réduction des risques de perte ou détérioration de documents essentiels
• Optimisation des espaces de travail (jusqu’à 30-40% d’espace libéré)
• Amélioration des processus collaboratifs et du partage d’information

Une étude récente montre que la mise en place d’un archivage électronique réduit de 50% les coûts liés à la gestion des documents (Source : Numen, 2021), confirmant la pertinence économique de cette démarche.

Un processus simple et efficace en 3 étapes

1. Audit et devis personnaliséNous commençons par analyser précisément vos besoins lors d’un audit gratuit et sans engagement. Cette évaluation nous permet de vous proposer un devis détaillé, adapté à vos contraintes spécifiques.
2. Organisation logistiqueUne fois le projet validé, nous organisons la logistique selon la modalité choisie :

• Prise en charge sécurisée de vos documents vers notre centre
• Ou déploiement de nos équipements dans vos locaux pour une numérisation in situ

3. Réalisation et livraisonNos équipes procèdent à la numérisation selon le planning établi, avec des points d’étape réguliers. Les documents numérisés vous sont livrés dans les formats convenus, accompagnés d’un rapport détaillé et, si nécessaire, d’une attestation de conformité.

Des options de service flexibles

Nous proposons différentes modalités d’intervention pour nous adapter à vos contraintes :

Service standard Traitement de vos documents dans un délai optimisé, avec un excellent rapport qualité-prix.

Service prioritaire Pour les projets urgents nécessitant un traitement accéléré, avec mobilisation de ressources dédiées.

Service sur site Déploiement de nos équipements et de notre expertise directement dans vos locaux pour les documents ne pouvant pas être déplacés.

Service récurrent Pour la numérisation régulière de vos flux documentaires, avec mise en place de processus optimisés sur le long terme.

L’excellence technique au service de vos documents

Le centre de numérisation Numexo se distingue par son engagement pour l’excellence à chaque étape du processus :

• Équipements de dernière génération régulièrement mis à jour
• Opérateurs formés aux techniques spécifiques de numérisation
• Processus certifiés garantissant des résultats constants
• Contrôles qualité systématiques à chaque étape
• Veille technologique permanente pour vous offrir les meilleures solutions

Cette exigence technique nous permet de vous garantir des résultats d’une qualité irréprochable, quel que soit le type de document confié.

Une approche sur mesure et un accompagnement personnalisé

Nous savons que chaque projet de numérisation est unique. C’est pourquoi nous vous proposons :

• Un audit initial approfondi pour comprendre précisément vos besoins
• Des solutions personnalisées adaptées à vos contraintes spécifiques
• Un interlocuteur dédié tout au long de votre projet
• Un accompagnement dans la définition de votre stratégie documentaire
• Des conseils d’experts pour optimiser l’exploitation de vos documents numérisés

Cette approche personnalisée garantit une solution parfaitement adaptée à vos enjeux particuliers et une transition en douceur vers le numérique.

L’innovation au service de l’efficacité

Notre centre de numérisation intègre continuellement les dernières avancées technologiques pour améliorer nos services :

• Intelligence artificielle pour l’extraction automatique de données
• Reconnaissance optique de caractères nouvelle génération
• Technologies de capture multimodale pour tous types de supports
• Solutions d’indexation sémantique pour une recherche plus intuitive
• Outils de collaboration avancés pour exploiter pleinement vos archives numériques

Ces innovations vous permettent de transformer vos archives statiques en ressources dynamiques et exploitables, créant ainsi une véritable valeur ajoutée pour votre organisation.

Un audit gratuit pour évaluer vos besoins

Bénéficiez d’une évaluation professionnelle de votre patrimoine documentaire, sans engagement :

• Analyse de vos volumes et typologies de documents
• Évaluation des contraintes techniques spécifiques
• Identification des priorités et des enjeux stratégiques
• Recommandations personnalisées et adaptées à votre contexte
• Estimation budgétaire détaillée et transparente

Cet audit constitue la première étape vers une gestion documentaire optimisée et vous permet de prendre une décision éclairée concernant votre projet de numérisation.