Contrats, factures, bons de commande, dossiers RH, documents qualité… Les documents administratifs sont au cœur des processus de gestion des entreprises et des administrations. Pourtant, ils sont encore trop souvent gérés sous forme papier, ce qui génère des coûts importants, des pertes de temps et des risques d’erreur. Face à ces constats, la dématérialisation des documents administratifs apparaît comme une évidence. Mais comment la mettre en œuvre ? Quels sont les bénéfices concrets ? Comment choisir la bonne solution ? Nous vous apportons des réponses dans cet article.
Les avantages de la dématérialisation des documents administratifs
Un accès simplifié et sécurisé aux documents
Le premier avantage de la dématérialisation des documents administratifs est de faciliter leur accès et leur partage. Fini les armoires qui débordent et les dossiers qui s’égarent ! Avec une GED (Gestion Electronique des Documents), vous stockez tous vos documents dans un espace centralisé et sécurisé. Vos collaborateurs peuvent ainsi accéder aux documents dont ils ont besoin, à tout moment et depuis n’importe où. Ils gagnent en autonomie et en réactivité. Et vous maîtrisez les accès grâce à des droits différenciés selon les profils utilisateurs.
Des processus de gestion plus fluides et plus rapides
Avec la dématérialisation, vous fluidifiez vos processus administratifs de bout en bout. Prenons l’exemple d’un contrat : plutôt que de faire circuler un exemplaire papier entre les différents services (juridique, commercial, direction générale…), vous le dématérialisez et le faites valider via un workflow électronique. Chacun intervient au bon moment et vous disposez d’une traçabilité complète. Résultat : vous divisez par 3 le temps de traitement ! Et ce gain de temps se répercute sur l’ensemble de vos processus : gestion des commandes, traitement des factures, validation des congés, diffusion des procédures qualité…
Une saisie automatisée et fiabilisée des données
La saisie manuelle des données est chronophage et source d’erreurs. Avec la dématérialisation, vous automatisez la capture des informations contenues dans vos documents grâce à des technologies de pointe comme la RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) et l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères). Les données extraites sont fiables et directement exploitables dans vos applications métiers. Vous pouvez ainsi automatiser le rapprochement des bons de commande et des factures, la mise à jour des dossiers du personnel, l’alimentation de vos bases articles… Un gain de productivité et de qualité considérable !
Une meilleure maîtrise des risques et de la conformité
La gestion des documents administratifs est encadrée par de nombreuses réglementations : droit du travail, protection des données personnelles, normes qualité et sécurité… La dématérialisation vous aide à mieux maîtriser ces risques de non-conformité. Vous disposez d’une piste d’audit complète grâce à la traçabilité des actions sur les documents. Vous respectez les durées légales de conservation grâce à l’archivage électronique. Vous sécurisez les accès aux données sensibles grâce à des habilitations et des espaces privatifs. Autant de points de contrôle qui renforcent votre conformité et vous préparent aux audits.
Des économies significatives sur les coûts de gestion
En supprimant le papier, vous réalisez des économies à tous les niveaux : plus d’impressions, d’envois postaux, de locaux d’archivage… Mais aussi moins de temps passé à des tâches à faible valeur ajoutée comme la recherche d’information, le classement, la photocopie… Selon une étude de Markess, une entreprise peut économiser jusqu’à 15 € par document en le dématérialisant. Pour 100 000 documents par an, cela représente un gain de 1,5 million d’euros ! De quoi financer rapidement votre projet de dématérialisation et dégager des marges de manœuvre pour d’autres investissements.
Une démarche éco-responsable et valorisante
En dématérialisant vos documents administratifs, vous faites un geste fort pour l’environnement. Vous contribuez à préserver les forêts en réduisant votre consommation de papier. Vous limitez les transports et les émissions de CO2 associées. Vous optimisez votre consommation d’énergie en évitant d’imprimer et de stocker des documents. La dématérialisation s’inscrit dans une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) de plus en plus plébiscitée par les collaborateurs, les clients et les partenaires. Elle valorise votre image et renforce votre attractivité.
Comment réussir son projet de dématérialisation des documents administratifs ?
Cartographier ses documents et ses processus
La première étape d’un projet de dématérialisation consiste à cartographier l’ensemble de ses documents administratifs : contrats, factures, bons de commande, dossiers RH, documents qualité, procédures, etc. Pour chaque type de document, il faut identifier :
- Les métadonnées clés (nom, date, référence, émetteur, destinataire…)
- Le cycle de vie (création, validation, diffusion, classement, archivage…)
- Les acteurs impliqués (rédacteur, valideur, signataire, lecteur…)
- Les applications métiers concernées (ERP, SIRH, CRM…)
Cette cartographie vous donne une vision globale de votre patrimoine documentaire et vous permet de prioriser les documents à dématérialiser en fonction de leur volumétrie, de leur criticité et de leur potentiel de gain.
Définir ses objectifs et son périmètre
Sur la base de cette cartographie, vous pouvez définir les objectifs de votre projet de dématérialisation. Ces objectifs doivent être chiffrés, mesurables et atteignables. Par exemple :
- Réduire de 30% le temps de traitement des factures fournisseurs
- Diminuer de 50% les coûts d’archivage des dossiers RH
- Atteindre un taux de 80% de contrats signés électroniquement
- Diviser par 2 le délai de diffusion des procédures qualité
Vous devez aussi délimiter le périmètre de votre projet : quels sont les types de documents concernés ? Quels sont les services impliqués ? Quelles sont les applications à interfacer ? Il est souvent préférable de procéder par étapes, en commençant par exemple par les documents les plus simples et les plus volumineux comme les factures fournisseurs.
Choisir sa solution de dématérialisation
Il existe de nombreuses solutions de dématérialisation sur le marché, des plus généralistes aux plus spécialisées. Pour faire le bon choix, vous devez prendre en compte plusieurs critères :
- L’ergonomie et la facilité d’utilisation pour une adoption rapide par les utilisateurs
- La couverture fonctionnelle et la capacité à gérer tous vos types de documents
- Les connecteurs disponibles pour une intégration fluide avec votre SI
- Les options de capture multicanal (scan, mobile, email, EDI…)
- Les technologies d’OCR et de RAD pour une reconnaissance précise des documents
- La richesse des fonctions de workflow pour des circuits de validation adaptés
- La sécurité et la conformité aux normes et réglementations (RGPD, NF Z42-013…)
- L’ouverture et l’évolutivité de la solution pour accompagner la croissance de vos volumes
Chez Numexo, nous vous proposons une solution de dématérialisation modulaire et personnalisable, qui s’adapte à vos besoins et à vos contraintes. Nous réalisons des audits et des benchmarks pour vous aider à choisir la brique la plus pertinente.
Adapter son organisation et accompagner le changement
Un projet de dématérialisation ne se résume pas à la mise en place d’un outil informatique. C’est aussi et surtout un projet de transformation qui impacte les modes de travail et les pratiques documentaires. Pour réussir cette conduite du changement, il est essentiel de :
- Impliquer les utilisateurs clés dès la phase de conception pour recueillir leurs besoins et leurs idées
- Communiquer régulièrement sur les objectifs, les bénéfices et l’avancement du projet
- Former et accompagner les utilisateurs pour une prise en main rapide de la solution
- Mettre en place une gouvernance et un support adaptés pour gérer les évolutions
- Mesurer les gains obtenus et valoriser les succès pour créer une dynamique positive
Le sponsorship de la direction générale est aussi un facteur clé de succès. Il donne de la légitimité au projet et facilite l’adhésion des équipes.
Optimiser et pérenniser la dématérialisation
La dématérialisation n’est pas un projet one-shot mais une démarche d’amélioration continue. Une fois la solution mise en place, il faut l’optimiser et la faire évoluer en fonction des retours des utilisateurs et des nouveaux besoins. Quelques bonnes pratiques :
- Mettre en place des indicateurs pour suivre l’utilisation et la performance de la solution
- Organiser des comités réguliers avec les utilisateurs clés pour identifier les pistes d’amélioration
- Challenger les processus dématérialisés pour les simplifier et les automatiser encore plus
- Intégrer la dématérialisation dans le processus d’onboarding des nouveaux collaborateurs
- Veiller aux évolutions réglementaires et technologiques pour maintenir la conformité et la compétitivité de la solution
La dématérialisation est un levier de performance durable pour les entreprises et les administrations. En l’inscrivant dans une stratégie globale de transformation numérique, vous en ferez un véritable avantage concurrentiel.
Numexo, votre partenaire de confiance pour la dématérialisation des documents administratifs
Une expertise globale de la transformation numérique
Chez Numexo, la dématérialisation est notre cœur de métier depuis plus de 10 ans. Nous avons accompagné plus de 500 clients, entreprises et administrations, dans la digitalisation de leurs processus documentaires.
Nos équipes conjuguent une expertise métier et une maîtrise des technologies les plus innovantes pour vous proposer des solutions sur-mesure et évolutives. De la capture à l’archivage électronique, nous vous apportons une approche globale et intégrée de la dématérialisation.
Des solutions adaptées à chaque type de document Nous avons développé des solutions de dématérialisation spécifiques pour les principaux types de documents administratifs :
- Dématérialisation des documents RH : contrats de travail, bulletins de paie, dossiers du personnel…
- Dématérialisation des documents juridiques : contrats, délibérations, dossiers de contentieux…
- Dématérialisation des documents qualité : procédures, modes opératoires, formulaires…
- Dématérialisation des documents administratifs : courriers, formulaires, dossiers de subvention…
Pour chaque type de document, nous vous proposons des modèles de capture, de classification et de workflow pré-paramétrés. Vous bénéficiez ainsi de notre retour d’expérience tout en gardant la possibilité de personnaliser la solution selon vos spécificités.
Un accompagnement à chaque étape de votre projet
La réussite de votre projet de dématérialisation est notre priorité. C’est pourquoi nous vous proposons un accompagnement personnalisé et un engagement de résultat à chaque étape :
- Cadrage du projet : analyse de l’existant, définition des objectifs et du ROI, planification…
- Conception de la solution : choix des briques logicielles, prototypage, intégration…
- Déploiement : reprise de l’existant, formation des utilisateurs, conduite du changement…
- Maintien en condition opérationnelle : support, maintenance évolutive, suivi des performances…
Nos chefs de projet certifiés et nos consultants experts vous apportent les méthodes et les outils pour structurer votre projet et garantir son succès dans la durée.
Faites confiance à Numexo pour la dématérialisation de vos documents administratifs
La dématérialisation des documents administratifs est un impératif pour les entreprises et les administrations qui veulent gagner en performance et en compétitivité. En digitalisant leurs processus de gestion RH, juridiques, qualité et administratifs, elles améliorent la productivité de leurs équipes, la satisfaction de leurs clients et la maîtrise de leurs risques. Elles ouvrent aussi la voie à de nouveaux usages comme le travail collaboratif, le partage sécurisé, la signature électronique ou encore l’intelligence artificielle. Mais pour réussir cette transformation numérique, il est essentiel de s’appuyer sur un partenaire expert et de proximité. Chez Numexo, nous sommes à vos côtés pour construire ensemble la solution de dématérialisation la plus adaptée à votre contexte et à vos enjeux. Bénéficiez de notre expérience et de notre engagement pour faire de votre projet une réussite ! Alors, prêts à passer à l’action ? Contactez-nous dès maintenant pour échanger sur votre projet et bénéficier d’un diagnostic personnalisé. Avec Numexo, la dématérialisation n’est plus un défi mais une opportunité !
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