À l’heure de la transformation digitale, la dématérialisation des dossiers du personnel est devenue un enjeu majeur pour les entreprises. Gain de temps, économies, sécurisation des données… Les bénéfices sont nombreux pour les services RH, qui voient dans la digitalisation de leurs processus un levier de performance et de modernisation.
Mais par où commencer ? Quelles sont les bonnes pratiques à suivre ? Et surtout, comment choisir la solution la plus adaptée à ses besoins ? Numexo, expert de la dématérialisation RH depuis plus de 10 ans, vous dit tout ce qu’il faut savoir pour réussir votre projet !
Dossier du personnel : de quoi parle-t-on exactement ?
Le dossier du personnel, aussi appelé dossier RH ou dossier employé, désigne l’ensemble des documents relatifs à la situation administrative et professionnelle d’un salarié. Il regroupe notamment :
- Le contrat de travail et ses avenants éventuels
- Les justificatifs d’identité et d’état civil (carte d’identité, titre de séjour, livret de famille…)
- Les diplômes, certifications et attestations de formation
- Les documents liés à la visite médicale et à l’aptitude au poste
- Les éléments de rémunération (fiches de paie, primes, avantages en nature…)
- Les documents relatifs au temps de travail (planning, absences, congés…)
- Les évaluations et entretiens professionnels
- Les éventuelles sanctions disciplinaires
Autant de pièces administratives que l’employeur doit conserver tout au long de la relation de travail, et même au-delà. Un véritable casse-tête pour les services RH, qui doivent gérer des volumes importants de documents, souvent éparpillés entre différents services et supports. D’où l’intérêt de la dématérialisation !
Les 5 avantages clés de la dématérialisation des dossiers du personnel
En digitalisant leurs dossiers RH, les entreprises se donnent les moyens d’optimiser la gestion de leurs données sociales. Les bénéfices sont multiples :
- Gain de temps : fini la recherche fastidieuse de documents dans des armoires surchargées ! Avec un dossier personnel dématérialisé, les équipes RH accèdent aux informations dont elles ont besoin en quelques clics.
- Économies : en supprimant les coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage liés au papier, la dématérialisation permet de réaliser des économies substantielles. Sans compter le gain de place dans les locaux !
- Sécurité : grâce à des solutions d’archivage électronique sécurisées, les données confidentielles des collaborateurs sont mieux protégées contre les risques de perte, de vol ou de détérioration.
- Conformité : la numérisation des dossiers du personnel permet de mieux répondre aux exigences légales en matière de conservation et d’accessibilité des documents RH.
- Productivité : en fiabilisant les données et en fluidifiant leur partage, la dématérialisation facilite le travail collaboratif et renforce la performance des équipes RH.
Autant d’atouts qui expliquent l’engouement croissant des entreprises pour la digitalisation de leurs dossiers du personnel. Un mouvement qui devrait encore s’accélérer dans les années à venir, sous l’impulsion des nouvelles technologies et des évolutions réglementaires.
Dématérialisation des dossiers RH : quelles sont les règles à respecter ?
Si la loi autorise la conservation des documents RH sous forme numérique, encore faut-il respecter certaines règles pour garantir leur valeur probante. Voici les principaux points de vigilance :
- Intégrité : les documents numérisés doivent être fidèles aux originaux papier et ne pas avoir subi de modification.
- Traçabilité : chaque document doit être horodaté et comporter une signature électronique pour attester de son authenticité.
- Lisibilité : les fichiers doivent être conservés dans un format pérenne et lisible dans le temps.
- Sécurité : les données doivent être hébergées dans un espace sécurisé, avec des accès strictement contrôlés.
- Durée de conservation : les délais légaux de conservation des documents RH doivent être respectés, qu’ils soient au format papier ou numérique.
Pour avoir une valeur légale, la dématérialisation des dossiers du personnel doit donc s’appuyer sur des processus rigoureux et des solutions technologiques fiables. Un savoir-faire que maîtrise parfaitement Numexo, fort de plus de 10 ans d’expérience dans l’accompagnement des projets de digitalisation RH.
Numexo, l'expert de la dématérialisation RH à vos côtés
Créé en 2013, Numexo s’est rapidement imposé comme un acteur de référence sur le marché de la dématérialisation documentaire. Avec une expertise reconnue dans le domaine RH, Numexo accompagne les entreprises de toutes tailles dans la digitalisation de leurs processus de gestion du personnel.
Numexo propose une offre complète de services, qui couvre l’ensemble du cycle de vie du document RH :
- Collecte et tri des dossiers papier
- Préparation et numérisation des documents
- Indexation et classification des données
- Contrôle qualité et validation de conformité
- Mise à disposition sur une plateforme documentaire sécurisée
- Archivage électronique probatoire
- Formation et support aux utilisateurs
Véritable tiers de confiance, Numexo s’appuie sur des infrastructures industrielles et des processus certifiés pour garantir à ses clients un niveau de prestation optimal. Avec plus de 10 millions de documents RH numérisés chaque année, Numexo a acquis une maîtrise unique des problématiques de dématérialisation propres à la fonction RH.
Dématérialisation des dossiers du personnel : la solution clé en main de Numexo
Vous souhaitez digitaliser vos dossiers du personnel ? Numexo vous propose une prestation sur-mesure, adaptée à votre contexte et à vos besoins :
- Audit et cadrage du projet : nos experts analysent votre existant, identifient vos besoins et vous recommandent le dispositif le plus adapté.
- Collecte et transfert sécurisé : nous prenons en charge la collecte de vos dossiers papier et leur acheminement vers nos centres de numérisation, dans le respect des règles de confidentialité.
- Numérisation industrielle : nous numérison vos documents RH à haute cadence, sur des chaînes de production dédiées, en nous appuyant sur les dernières technologies d’imagerie numérique.
- Reconnaissance automatique : grâce à nos outils de LAD/RAD, nous extrayons automatiquement les données clés de vos documents RH pour les rendre exploitables informatiquement.
- Contrôle qualité : une fois numérisés, vos documents font l’objet de contrôles stricts pour s’assurer de leur lisibilité et de leur conformité.
- Mise à disposition : vous accédez à vos dossiers dématérialisés via une plateforme web ergonomique et sécurisée, accessible 24h/24 et 7j/7.
- Archivage probatoire : nous archivons vos données RH dans des coffres-forts électroniques, pour une conservation pérenne et sécurisée, conforme aux exigences légales.
Tout au long du projet, vous bénéficiez de l’accompagnement d’un chef de projet dédié, qui veille au respect des délais et des engagements de qualité. Avec Numexo, la dématérialisation de vos dossiers du personnel n’a jamais été aussi simple et sécurisée !
Les + de la solution Numexo pour digitaliser vos dossiers RH
En choisissant Numexo pour dématérialiser vos dossiers du personnel, vous optez pour :
- Une prise en charge intégrale du projet, de la collecte des dossiers à leur archivage, pour une gestion simplifiée et sécurisée
- Des infrastructures industrielles et des processus certifiés, garants d’une prestation de qualité, conforme aux meilleurs standards du marché
- Une expertise RH unique, avec plus de 10 ans d’expérience dans la digitalisation des processus de gestion du personnel
- Des engagements forts sur la protection des données personnelles, dans le respect du RGPD et des exigences de confidentialité propres aux métiers RH
- Une plateforme documentaire intuitive et performante, pour un accès simplifié à vos dossiers dématérialisés
- Un accompagnement personnalisé, avec un interlocuteur dédié pour piloter votre projet de bout en bout
- Des tarifs compétitifs et des modèles d’engagement flexibles, pour une solution adaptée à votre budget et à vos contraintes
Autant d’atouts qui font de Numexo le partenaire privilégié des DRH et des responsables RH pour mener à bien leurs projets de transformation digitale.
Archivage électronique RH : optez pour le coffre-fort numérique de Numexo
Dématérialiser ses dossiers du personnel, c’est bien. Mais encore faut-il garantir leur conservation dans la durée, en toute sécurité et intégrité. Un défi auquel répond le coffre-fort électronique de Numexo !
Notre solution d’archivage électronique probatoire vous permet de :
- Stocker vos documents RH dans un espace sécurisé, conforme aux exigences du RGPD
- Accéder à vos archives 24h/24 et 7j/7, grâce à une interface web ergonomique
- Gérer finement les droits d’accès selon les profils utilisateurs
- Automatiser le cycle de vie de vos documents, de leur capture à leur destruction
- Garantir la valeur probante de vos archives, grâce à l’horodatage et à la signature électronique
Véritable coffre-fort numérique, notre solution d’archivage électronique s’appuie sur une infrastructure hautement sécurisée et redondée, opérée dans des datacenters certifiés ISO 27001 et HDS. De quoi assurer une conservation optimale de vos données RH, en toute conformité réglementaire.
Avec son modèle Saas (Software as a Service), la solution d’archivage électronique de Numexo vous libère de toute contrainte technique et financière. Vous accédez à une plateforme clé en main, modulaire et évolutive, pour un coût parfaitement maîtrisé. La garantie d’un archivage pérenne et sécurisé de vos dossiers du personnel !
Signature électronique RH : accélérez vos processus de contractualisation !
Contrats de travail, avenants, conventions de stage… La signature des documents RH est un processus chronophage, qui mobilise de nombreuses ressources au sein des services RH. Pour fluidifier ces circuits de validation, Numexo a développé une solution de signature électronique dédiée aux métiers RH.
Intégrée à notre plateforme de dématérialisation, cette solution vous permet de :
- Créer des circuits de signature personnalisés, impliquant une ou plusieurs parties
- Signer vos documents en ligne, en toute sécurité, depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone
- Authentifier les signataires grâce à différents facteurs : code OTP, certificat, biométrie…
- Centraliser vos documents signés dans un espace de stockage sécurisé
- Archiver vos contrats signés dans notre coffre-fort électronique
Conforme au règlement eIDAS, notre solution de signature électronique apporte une valeur légale à vos documents RH dématérialisés. Avec à la clé, des délais de contractualisation réduits, des économies substantielles et une expérience collaborateur simplifiée. De quoi booster l’efficacité de vos processus RH !
Dématérialisation des bulletins de paie : le complément idéal des dossiers du personnel
Dans le prolongement de la digitalisation des dossiers du personnel, de plus en plus d’entreprises franchissent le pas de la dématérialisation de leurs bulletins de paie. Un projet qui présente de nombreux avantages :
- Suppression des coûts d’impression, d’envoi et d’archivage des bulletins papier
- Accès simplifié aux bulletins pour les salariés, via un coffre-fort électronique sécurisé
- Fiabilisation des données de paie et réduction des risques d’erreur
- Automatisation des déclarations sociales et de la préparation des soldes de tout compte
- Exploitation facilitée des données de paie à des fins de pilotage RH
Forte de son expertise en matière de digitalisation RH, Numexo propose une offre complète pour dématérialiser vos bulletins de paie :
- Récupération des données de paie auprès de votre système d’information RH
- Génération des bulletins électroniques aux formats PDF et XML
- Mise à disposition des bulletins dans un coffre-fort électronique hautement sécurisé
- Archivage probatoire des bulletins dématérialisés, avec horodatage et signature électronique
- Envoi d’une notification aux salariés à chaque nouveau bulletin
Intégrée à notre plateforme de dématérialisation RH, notre solution de digitalisation des bulletins de paie s’interface avec tous les logiciels du marché : Sage, ADP, Cegid, Nibelis… De quoi vous garantir un déploiement rapide et une gestion simplifiée, pour une expérience collaborateur optimale.
Numexo, bien plus que la dématérialisation des dossiers du personnel
Vous l’aurez compris, l’expertise de Numexo ne se limite pas à la digitalisation des dossiers employés. Depuis plus de 10 ans, nous accompagnons les entreprises dans la transformation digitale de l’ensemble de leurs processus RH :
- Gestion administrative du personnel : dématérialisation des dossiers, des contrats, des justificatifs…
- Gestion des temps et des activités : digitalisation des plannings, des demandes d’absence et de congés…
- Gestion des talents : dématérialisation des entretiens annuels, des campagnes d’évaluation, des plans de formation…
- Gestion de la paie : digitalisation des bulletins de salaire, des déclarations sociales, des notes de frais…
- Pilotage RH : dématérialisation des tableaux de bord, des reportings, des indicateurs RH…
À chaque enjeu RH, Numexo apporte une réponse digitale, en s’appuyant sur des solutions technologiques éprouvées et une solide expertise métier. Notre objectif ? Vous aider à construire un écosystème RH 100% digital, agile et performant, centré sur l’expérience collaborateur.
Avec Numexo, vous avez l’assurance d’un partenaire unique, capable de vous accompagner dans la durée sur l’ensemble de vos projets de transformation RH. De la dématérialisation à l’archivage, en passant par la signature électronique, nous vous proposons une gamme complète de services pour optimiser la gestion de votre capital humain.
Dématérialisation RH : avec Numexo, passez à la vitesse supérieure !
Dématérialisation des dossiers du personnel, signature électronique, archivage probatoire, digitalisation des bulletins de paie… Autant de leviers qui, mis bout à bout, dessinent les contours d’une fonction RH résolument tournée vers le futur. Une révolution digitale à laquelle vous convie Numexo !
Avec notre plateforme unique et notre expertise pluridisciplinaire, nous vous aidons à repenser l’ensemble de vos processus RH dans une logique digitale et collaborative. Gestion administrative, gestion des temps, gestion des talents, pilotage RH… Nous intervenons sur tous les pans de votre fonction RH pour faire de la technologie un véritable levier de performance.
Véritable tiers de confiance, nous vous accompagnons à chaque étape de votre transformation RH : de la dématérialisation de vos documents à la sécurisation de vos données, en passant par l’automatisation de vos processus. Avec une promesse : vous faire gagner en agilité, en productivité et en sérénité !
Alors, prêt à sauter le pas ? Contactez dès maintenant nos experts pour échanger sur votre projet de digitalisation RH. Nous étudierons ensemble vos enjeux et vos besoins pour construire le dispositif le plus adapté à votre situation. Avec Numexo, la transformation digitale de vos RH est à portée de main. À vous de jouer !
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