Chaque année, les entreprises françaises échangent plus de 200 millions de factures avec leurs fournisseurs. Pour la plupart, ces factures sont encore au format papier, ce qui génère des coûts importants et ralentit considérablement les processus de traitement. Face à ce constat, la dématérialisation des factures fournisseurs apparaît comme une évidence. Mais par où commencer ? Quels sont les avantages concrets pour votre entreprise ? Comment choisir la bonne solution ? Nous vous apportons des réponses dans cet article.
Les avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs
Un traitement plus rapide des factures
Le premier avantage de la dématérialisation des factures fournisseurs est le gain de temps. Fini les allers-retours de factures papier entre les différents services ! Avec une solution de digitalisation, vous automatisez la réception, la reconnaissance et l’intégration des factures dans votre système d’information. Vous pouvez ainsi diviser par 5 le temps de traitement, de la réception au paiement. Pour 10 000 factures par an, vous pouvez économiser jusqu’à 3 000 heures, soit l’équivalent de 2 ETP. Un gain de productivité considérable pour vos équipes !
Une saisie automatisée et fiabilisée
Avec la dématérialisation, vous éliminez les tâches de saisie manuelle des factures, chronophages et source d’erreurs. Les données de vos factures sont automatiquement extraites et intégrées dans votre ERP ou votre outil comptable grâce à des technologies de pointe comme l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) et le machine learning. Vous fiabilisez ainsi les données et réduisez le risque d’erreurs de saisie. Selon une étude d’Aberdeen Group, les entreprises qui ont automatisé leur processus P2P ont divisé par 2 leur taux d’erreur.
Des économies significatives
En digitalisant le traitement de vos factures fournisseurs, vous réalisez des économies à plusieurs niveaux :
- Suppression des coûts d’impression et d’envoi des factures papier
- Réduction des coûts de main d’œuvre liés à la saisie manuelle
- Diminution des coûts de stockage et d’archivage physique des factures
- Optimisation des coûts d’achat grâce à un meilleur suivi des dépenses
Au global, le coût de traitement d’une facture peut être réduit de 70% en passant de 15€ en moyenne pour une facture papier à moins de 5€ pour une facture dématérialisée. Pour 20 000 factures par an, cela représente une économie de 200 000 € ! De quoi réaliser un beau ROI sur votre projet de digitalisation.
Une meilleure relation fournisseurs
En dématérialisant vos factures fournisseurs, vous fluidifiez les échanges avec ces derniers. Vos fournisseurs peuvent vous envoyer leurs factures par email, via un portail web ou directement depuis leur solution de facturation. Vous leur offrez de la visibilité sur le traitement de leurs factures grâce au suivi du workflow de validation et au statut de paiement. Vous réduisez ainsi les litiges et les relances. C’est un vrai plus pour la qualité de votre relation ! Vous pouvez même aller plus loin en leur proposant un paiement anticipé contre escompte.
Une démarche plus écologique
En supprimant les factures papier, vous contribuez à réduire votre empreinte environnementale. Chaque année, en France, l’impression des factures consomme plus de 30 000 tonnes de papier, soit l’équivalent de 500 000 arbres abattus. En les dématérialisant, vous préservez cette ressource naturelle précieuse. Vous réduisez aussi vos émissions de CO2 liées au transport et à la livraison des factures. La dématérialisation s’inscrit dans une démarche RSE vertueuse et répond aux nouvelles attentes de vos clients et partenaires.
Comment réussir son projet de dématérialisation des factures fournisseurs ?
Analyser son existant et définir ses objectifs
Avant de vous lancer dans la dématérialisation des factures fournisseurs, prenez le temps d’analyser votre processus actuel de traitement des factures. Quels sont les points de blocage ? Quelles sont les tâches les plus chronophages ? Quels sont les risques d’erreur ? Cette analyse vous permettra d’identifier les axes d’amélioration et de définir les objectifs de votre projet de digitalisation. Ces objectifs doivent être chiffrés et mesurables, par exemple : réduire de 30% le délai de traitement des factures, diminuer de 50% le temps de saisie, atteindre un taux de 98% de factures sans erreur…
Choisir la bonne solution de dématérialisation
Il existe de nombreuses solutions de dématérialisation des factures fournisseurs sur le marché. Pour faire le bon choix, vous devez prendre en compte plusieurs critères clés :
- Le format des factures : la solution doit être capable de traiter tous les formats de factures (papier, PDF, XML, EDI…) et de gérer les flux multi-canaux (courrier, email, portail, EDI…).
- La performance de la reconnaissance : le moteur d’OCR doit être performant pour extraire les données avec un taux de fiabilité élevé, idéalement supérieur à 80%. Il doit aussi être capable d’apprendre de ses erreurs grâce au machine learning.
- L’intégration avec votre SI : la solution doit s’interfacer facilement avec votre ERP, votre outil comptable et vos autres applications métier (GED, outils achats…). Des connecteurs standards ou sur-mesure peuvent être nécessaires.
- Les fonctionnalités de workflow : la solution doit proposer un workflow de validation des factures paramétrable et adapté à votre organisation (circuit de validation, gestion des exceptions…).
- La sécurité et la conformité : la solution doit respecter les exigences légales et réglementaires en matière de dématérialisation des factures (signature électronique, archivage probant, piste d’audit fiable…).
Chez Numexo, nous vous accompagnons dans le choix de la solution la plus adaptée à vos besoins et contraintes. Nous réalisons des benchmarks et des POC (Proof Of Concept) pour valider la solution cible.
Adapter son organisation et ses processus
La dématérialisation des factures fournisseurs est l’occasion de repenser votre processus P2P de bout en bout. Cela passe par la définition de nouvelles règles et la mise en place de bonnes pratiques :
- Sensibiliser vos fournisseurs aux avantages de la facturation électronique et les accompagner dans la mise en place d’un nouveau mode de transmission des factures
- Paramétrer des contrôles automatiques pour bloquer les factures non conformes dès leur réception (bon de commande manquant, écart de prix, fournisseur non référencé…)
- Mettre en place un workflow de validation différencié selon le type de facture et le montant, avec des seuils de délégation
- Dématérialiser les bons à payer pour accélérer la mise en paiement des factures et fiabiliser les échéances
- Définir une politique d’archivage électronique des factures conforme aux exigences légales et adaptée aux besoins métiers
L’accompagnement au changement est clé pour faire adhérer vos équipes à ces nouvelles pratiques. Chez Numexo, nous vous aidons à conduite le changement à chaque étape de votre projet.
Tirer parti des données pour optimiser ses achats
Au-delà des gains de productivité, la dématérialisation des factures fournisseurs vous permet de disposer d’une information fiable et exhaustive sur vos dépenses. En centralisant les données de facturation dans votre solution de dématérialisation, vous pouvez :
- Suivre vos dépenses par fournisseur, par catégorie d’achat, par service… grâce à des tableaux de bord personnalisés
- Identifier les fournisseurs stratégiques et les opportunités de négociation (volume d’achat, conditions de paiement…)
- Détecter les doublons de facturation et les anomalies de prix pour réaliser des économies
- Mesurer les délais de paiement et optimiser votre BFR (Besoin en Fonds de Roulement)
Autant d’informations précieuses pour piloter votre performance achats et prendre de meilleures décisions. Les données de dématérialisation des factures alimentent ainsi votre démarche d’amélioration continue.
Numexo, votre partenaire de confiance pour la dématérialisation des factures fournisseurs
Une expertise reconnue de la dématérialisation
Depuis plus de 10 ans, Numexo met son expertise de la dématérialisation au service de la performance des entreprises. Nous avons accompagné plus de 500 clients dans la digitalisation de leurs processus documentaires, et notamment la dématérialisation des factures fournisseurs. Nos équipes maîtrisent les meilleurs pratiques du marché et les dernières innovations technologiques pour vous proposer une solution sur-mesure et adaptée à vos enjeux métiers.
Une solution complète et modulaire
Notre solution de dématérialisation des factures fournisseurs couvre l’ensemble du processus P2P, de la réception des factures jusqu’à leur archivage :
- Digitalisation multi-format et multi-canal des factures
- Reconnaissance et extraction automatiques des données avec contrôle des anomalies
- Workflow paramétrable de validation des factures
- Intégration des factures et des données dans votre SI
- Portail collaboratif pour le suivi des factures et la communication avec les fournisseurs
- Archivage électronique probant des factures
Nous vous proposons une solution modulaire que vous pouvez activer selon vos priorités. Vous pouvez ainsi digitaliser progressivement votre processus P2P en fonction de vos ressources et de votre maturité.
Un accompagnement sur-mesure
Parce que chaque entreprise est unique, nous vous proposons un accompagnement personnalisé à chaque étape de votre projet de dématérialisation des factures fournisseurs :
- Cadrage du projet et définition de la solution cible
- Paramétrage de la solution et intégration avec votre SI
- Conduite du changement et formation des utilisateurs
- Support et maintenance de la solution
- Optimisation continue du processus
Nos experts vous apportent une méthodologie projet éprouvée et les conseils adaptés à votre contexte pour garantir le succès de votre démarche.
Externalisez la numérisation et la dématérialisation de vos factures fournisseurs avec Numexo
Conclusion La dématérialisation des factures fournisseurs est un levier puissant pour optimiser votre processus P2P et gagner en compétitivité. En digitalisant le traitement des factures, vous réduisez vos coûts, sécurisez vos paiements, renforcez le contrôle interne et améliorez la relation avec vos fournisseurs. C’est aussi une opportunité de transformer en profondeur votre fonction finance achats et de la positionner comme un véritable business partner. Alors, êtes-vous prêt à franchir le pas de la dématérialisation des factures fournisseurs ? Avec Numexo, vous avez l’assurance d’un projet réussi et d’un retour sur investissement rapide. Contactez-nous dès maintenant pour échanger sur votre projet et bénéficier d’un audit personnalisé. Ensemble, construisons la fonction finance achats de demain !
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