Dématérialisation mairie

La dématérialisation touche l’ensemble des services municipaux, mais certains domaines sont particulièrement concernés par cette transformation numérique.

L’état civil : vers une gestion entièrement numérique

Le service d’état civil constitue l’un des piliers de l’activité municipale. Sa dématérialisation représente un enjeu majeur pour les mairies, tant en termes d’efficacité que de qualité de service aux usagers.

Le système COMEDEC (COMmunication Électronique des Données d’État Civil) joue un rôle central dans cette transformation. Mis en place progressivement depuis 2012, ce dispositif permet l’échange dématérialisé de données d’état civil entre les communes détentrices des actes et les administrations qui en ont besoin (préfectures, notaires, etc.). Pour les usagers, COMEDEC simplifie considérablement les démarches administratives en supprimant la nécessité de fournir des copies d’actes d’état civil pour de nombreuses procédures.

La numérisation des registres d’état civil constitue un préalable indispensable à cette dématérialisation. De nombreuses communes ont entrepris des campagnes de numérisation de leurs archives, comme en témoigne l’exemple des Archives de Rennes qui ont mis en ligne en avril 2025 les registres d’état civil de l’année 1924 (naissances, mariages et décès). Cette numérisation permet non seulement de préserver les documents historiques, mais aussi de faciliter leur consultation et leur utilisation dans les procédures administratives.

En 2025, le coût de la numérisation des actes d’état civil est évalué à environ 0,59 € par acte numérisé, selon les données de l’Agence Publique de Gestion Locale des Pyrénées-Atlantiques. Pour mutualiser ces coûts, de nombreuses communes se regroupent au sein de groupements de commandes, permettant de négocier des tarifs plus avantageux auprès des prestataires spécialisés.

L’urbanisme : une révolution numérique en marche

Le domaine de l’urbanisme connaît également une transformation profonde grâce à la dématérialisation. Depuis le 1er janvier 2022, toutes les communes doivent être en mesure de recevoir les demandes d’autorisation d’urbanisme sous forme électronique, et les communes de plus de 3500 habitants doivent également assurer leur instruction de manière dématérialisée.

Cette évolution permet aux usagers de déposer leurs demandes de permis de construire, déclarations préalables ou certificats d’urbanisme en ligne, à tout moment et sans avoir à se déplacer en mairie. Pour les services municipaux, la dématérialisation facilite le traitement des dossiers, leur transmission aux services consultables (Architectes des Bâtiments de France, gestionnaires de réseaux, etc.) et leur archivage.

La plateforme PLAT’AU (PLATeforme des Autorisations d’Urbanisme) joue un rôle central dans ce dispositif, en permettant l’échange et le partage des dossiers entre tous les acteurs impliqués dans l’instruction. Cette plateforme, mise à disposition gratuitement par l’État, contribue à fluidifier les procédures et à réduire les délais d’instruction.

En 2025, de nouvelles obligations entrent en vigueur dans ce domaine. Selon le décret n° 2024-1043 du 18 novembre 2024, les demandes d’autorisation d’urbanisme déposées par des personnes morales dans les communes de plus de 3500 habitants doivent désormais être effectuées obligatoirement par voie dématérialisée. Cette mesure concerne les permis de construire, les permis d’aménager, les permis de démolir et les déclarations préalables.

La communication et la publicité des actes : une transparence renforcée

La dématérialisation touche également la manière dont les mairies communiquent et publient leurs actes officiels. L’Ordonnance n°2021-1310 et son Décret d’application n°2021-1311, en vigueur depuis le 1er juillet 2022, ont profondément modifié les règles en la matière.

Désormais, les communes de plus de 3500 habitants doivent publier leurs actes réglementaires (délibérations, arrêtés, règlements) exclusivement sous forme électronique. Cette publication doit se faire sur le site internet de la commune, dans un format non modifiable garantissant l’intégrité des documents. Les communes de moins de 3500 habitants peuvent quant à elles choisir entre publication électronique, affichage papier ou publication sur papier.

Cette évolution renforce la transparence de l’action municipale et facilite l’accès des citoyens aux informations qui les concernent. La publication électronique permet en effet une consultation 24h/24 et 7j/7, sans nécessité de se déplacer en mairie aux horaires d’ouverture.

Parallèlement, l’obligation de tenir un recueil des actes administratifs sur papier a été supprimée pour les communes de plus de 3500 habitants, simplifiant ainsi les procédures administratives internes.

Les finances et la comptabilité : vers une gestion paperless

La dématérialisation des processus financiers et comptables constitue un autre axe majeur de la transformation numérique des mairies. Cette évolution concerne notamment la chaîne comptable et budgétaire, de l’engagement des dépenses jusqu’au paiement.

Depuis 2020, toutes les factures adressées aux collectivités territoriales doivent être transmises sous format électronique via la plateforme Chorus Pro. Ce dispositif simplifie le traitement des factures, réduit les délais de paiement et sécurise les échanges entre les fournisseurs et les mairies.

La dématérialisation concerne également les pièces justificatives comptables, les mandats de paiement, les titres de recette et les bordereaux. Ces documents, auparavant transmis au format papier au comptable public, sont désormais échangés par voie électronique, permettant un gain de temps considérable et une réduction des coûts de gestion.

Les budgets et comptes administratifs font également l’objet d’une transmission dématérialisée au représentant de l’État dans le cadre du contrôle de légalité, via le système @CTES (Aide au Contrôle de légaliTé dématErialiSé).

La dématérialisation des services municipaux présente de nombreux avantages, tant pour les mairies elles-mêmes que pour les citoyens.

Pour les mairies : efficacité, économies et impact environnemental

Du point de vue des mairies, la dématérialisation permet tout d’abord un gain significatif d’efficacité. Le traitement numérique des dossiers facilite leur gestion, leur classement et leur archivage. Les agents municipaux peuvent consulter simultanément les pièces d’un même dossier, sans avoir à manipuler des documents papier volumineux et fragiles. Les échanges avec les autres administrations et les services externes sont également fluidifiés, grâce à la transmission instantanée des documents.

Sur le plan économique, la dématérialisation génère des économies substantielles. La réduction des coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage physique représente un gain financier non négligeable pour les collectivités. Selon l’étude de Berger-Levrault, la dématérialisation permet également un gain de productivité en automatisant le traitement des données et en supprimant des tâches chronophages, optimisant ainsi l’utilisation des ressources humaines.

L’impact environnemental constitue un autre avantage majeur. La réduction de la consommation de papier contribue à préserver les ressources naturelles et à diminuer les déchets. La limitation des déplacements, tant pour les usagers que pour les agents, participe à la réduction des émissions de gaz à effet de serre. Cette dimension écologique s’inscrit pleinement dans les objectifs de développement durable que de nombreuses communes ont intégrés à leur politique locale.

Enfin, la dématérialisation renforce la sécurité et la traçabilité des procédures administratives. Les documents numériques peuvent être sauvegardés et archivés de manière sécurisée, limitant les risques de perte ou de détérioration. Les systèmes informatiques permettent également de tracer l’ensemble des actions effectuées sur un document, garantissant ainsi une meilleure transparence et une responsabilisation accrue.

Pour les citoyens : accessibilité, simplicité et gain de temps

Du côté des citoyens, le principal avantage de la dématérialisation réside dans l’accessibilité accrue aux services municipaux. Les démarches en ligne peuvent être effectuées 24h/24 et 7j/7, sans contrainte d’horaires d’ouverture des guichets. Cette flexibilité est particulièrement appréciable pour les personnes qui travaillent ou qui ont des difficultés à se déplacer.

La simplicité des démarches constitue un autre bénéfice important. Les formulaires en ligne sont souvent plus intuitifs que leurs équivalents papier, avec des aides contextuelle et des contrôles automatiques qui limitent les erreurs. Les pièces justificatives peuvent être téléversées directement, sans nécessité de photocopies multiples.

Le gain de temps est également significatif. Les usagers n’ont plus besoin de se déplacer en mairie, de faire la queue au guichet ou d’attendre un courrier postal pour recevoir un document. Les délais de traitement sont généralement réduits grâce à l’automatisation de certaines étapes et à la suppression des temps d’acheminement physique des dossiers.

Enfin, la dématérialisation permet un meilleur suivi des demandes. Les usagers peuvent consulter en temps réel l’état d’avancement de leur dossier, être notifiés automatiquement des étapes franchies ou des pièces manquantes, et conserver un historique de leurs démarches antérieures.

Selon une étude citée par Vie Publique, 79% des Français estiment que la dématérialisation simplifie leur vie, témoignant ainsi de la perception globalement positive de cette évolution, malgré les défis qu’elle peut poser pour certaines catégories de population.

Si la dématérialisation présente de nombreux avantages, elle soulève également des défis importants que les mairies doivent relever pour garantir un service public accessible à tous.

La fracture numérique : un enjeu d’inclusion sociale

Le principal défi de la dématérialisation concerne la fracture numérique, c’est-à-dire les inégalités d’accès et d’usage des technologies numériques. En France, environ 17% de la population est en situation d’illectronisme, c’est-à-dire dans l’incapacité d’utiliser des appareils numériques de manière autonome, selon les données d’Evaluo en 2025.

Cette fracture numérique touche particulièrement certaines catégories de population : les personnes âgées, les personnes en situation de précarité économique, les habitants des zones rurales mal couvertes par les réseaux internet, mais aussi, de façon plus surprenante, certains jeunes. Selon une étude du GREF Bretagne, le sentiment de ne pas maîtriser suffisamment les outils numériques a augmenté chez les jeunes de 18 à 24 ans, passant de 8% à 19% en deux ans.

Pour répondre à ce défi, les mairies mettent en place différentes solutions d’accompagnement. La plus emblématique est le réseau France Services, qui compte 2 840 maisons réparties sur le territoire national, situées à moins de trente minutes de transport de chaque Français. Ces espaces combinent accueil physique et accompagnement numérique, permettant aux citoyens d’effectuer leurs démarches en ligne avec l’aide d’agents formés. Avec un taux de satisfaction dépassant les 90%, ce dispositif s’impose comme une réponse efficace aux difficultés liées à la dématérialisation.

En complément, le gouvernement a formé 4 000 conseillers numériques depuis 2021 pour accompagner les personnes en difficulté avec les outils numériques. Ces conseillers interviennent dans divers lieux (mairies, bibliothèques, associations) pour proposer des ateliers d’initiation et un accompagnement personnalisé.

Les mairies elles-mêmes développent des initiatives locales : mise à disposition d’ordinateurs en libre-service, permanences d’assistance numérique, ateliers de formation… Certaines communes ont également maintenu des alternatives au tout-numérique, en proposant un accueil physique ou téléphonique pour les personnes qui ne peuvent pas utiliser les services en ligne.

Les coûts et les compétences : des freins à surmonter

Un autre défi majeur concerne les coûts liés à la mise en place de la dématérialisation. Selon l’étude de Konica Minolta, 50% des collectivités citent les coûts initiaux comme le principal frein à la transformation numérique, particulièrement dans les zones rurales. L’acquisition de logiciels, la formation du personnel, la numérisation des archives existantes… Ces investissements peuvent représenter une charge importante pour les budgets municipaux, surtout pour les petites communes.

Le manque de compétences techniques constitue également un obstacle, mentionné par 20% des collectivités. La dématérialisation nécessite en effet des connaissances spécifiques en informatique, en gestion de données et en cybersécurité, qui ne sont pas toujours disponibles au sein des équipes municipales.

Pour surmonter ces difficultés, de nombreuses communes optent pour la mutualisation des ressources, notamment au niveau intercommunal. Les communautés de communes ou d’agglomération peuvent ainsi porter des projets de dématérialisation bénéficiant à l’ensemble des communes membres, permettant des économies d’échelle et un partage des compétences.

Les syndicats départementaux d’informatique jouent également un rôle crucial, en proposant des solutions clés en main, des formations et un accompagnement technique aux communes de leur territoire. Ces structures mutualisées permettent aux petites mairies d’accéder à des outils et des expertises qu’elles ne pourraient pas financer seules.

Enfin, l’État apporte un soutien financier via différents dispositifs, comme le fonds « Transformation numérique des collectivités territoriales » ou le plan France Relance, qui comportait un volet dédié à la numérisation des services publics.

La sécurité et la protection des données : des enjeux cruciaux

La dématérialisation implique la gestion de données personnelles et sensibles, ce qui soulève d’importants enjeux de sécurité et de confidentialité. Les mairies doivent protéger ces informations contre les risques de piratage, de perte ou d’accès non autorisé.

Selon l’étude de Konica Minolta, 25% des préoccupations des décideurs locaux portent sur la lutte contre les ransomwares, 20% concernent la protection contre le vol et la diffusion de données, et 15% sont liées à la conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Pour répondre à ces enjeux, les mairies investissent dans des solutions de sécurité informatique : pare-feu, antivirus, systèmes de sauvegarde, authentification forte… La sécurisation des accès représente d’ailleurs 45% des priorités informatiques pour 2025, selon la même étude.

La formation des agents aux bonnes pratiques de cybersécurité constitue également un axe important. Sensibilisation aux risques de phishing, gestion sécurisée des mots de passe, protection des postes de travail… Ces formations permettent de réduire le facteur humain, souvent à l’origine des failles de sécurité.

Enfin, la conformité au RGPD nécessite la mise en place de procédures spécifiques : désignation d’un délégué à la protection des données, réalisation d’analyses d’impact, mise en place de registres de traitement… Ces obligations, bien que contraignantes, contribuent à renforcer la confiance des citoyens dans les services numériques de leur mairie.

La numérisation des documents constitue une étape fondamentale dans le processus de dématérialisation des mairies. Cette opération, qui consiste à convertir les documents papier en fichiers numériques, permet de créer un patrimoine documentaire électronique exploitable dans les procédures dématérialisées.

La numérisation : un prérequis à la dématérialisation complète

Pour de nombreuses mairies, la numérisation représente la première étape de leur transformation numérique. Avant de pouvoir proposer des services entièrement dématérialisés, il est en effet nécessaire de disposer des documents existants sous forme électronique.

Cette numérisation concerne différents types de documents :

• Les registres d’état civil, dont certains remontent à plusieurs siècles
• Les archives municipales (délibérations, arrêtés, comptes-rendus…)
• Les dossiers d’urbanisme (permis de construire, plans locaux d’urbanisme…)
• Les documents comptables et financiers
• Les dossiers du personnel

La numérisation de ces documents présente plusieurs avantages : préservation des originaux (particulièrement importante pour les documents historiques), gain d’espace de stockage, facilité de consultation et de partage, possibilité d’indexation pour des recherches rapides…

Dans ce domaine, les entreprises spécialisées dans la numérisation de documents, comme Numexo, jouent un rôle essentiel. Ces prestataires disposent des équipements et de l’expertise nécessaires pour numériser de grands volumes de documents, dans le respect des normes de qualité et de sécurité. Ils assurent également l’indexation des documents numérisés, permettant leur intégration dans les systèmes d’information des mairies.

Les enjeux techniques de la numérisation

La numérisation des documents municipaux soulève plusieurs enjeux techniques que les mairies doivent prendre en compte :

La qualité des images : Les documents numérisés doivent être suffisamment nets et lisibles pour pouvoir être utilisés dans les procédures administratives. Cette exigence est particulièrement importante pour les documents anciens ou détériorés, qui peuvent nécessiter des traitements spécifiques.

Les formats de fichiers : Le choix des formats de numérisation doit tenir compte des usages futurs des documents et de leur pérennité. Pour les documents destinés à un archivage à long terme, des formats standardisés comme le PDF/A sont généralement privilégiés.

L’indexation : Pour être facilement retrouvés et exploités, les documents numérisés doivent être associés à des métadonnées pertinentes (date, type de document, objet, personnes concernées…). Cette indexation peut être réalisée manuellement ou assistée par des technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) et d’intelligence artificielle.

Le stockage et l’archivage : Les fichiers numérisés doivent être stockés de manière sécurisée, avec des systèmes de sauvegarde appropriés. Pour les documents ayant une valeur légale ou historique, des solutions d’archivage électronique à valeur probante peuvent être nécessaires.

L’intégration aux systèmes d’information : Les documents numérisés doivent pouvoir être intégrés aux logiciels métiers utilisés par les services municipaux (logiciels d’état civil, d’urbanisme, de gestion financière…).

Face à ces enjeux, de nombreuses mairies font appel à des prestataires spécialisés, qui disposent des équipements, des logiciels et de l’expertise nécessaires pour mener à bien des projets de numérisation d’envergure.

La dématérialisation des mairies est un processus en constante évolution, qui continuera à se développer et à s’enrichir dans les années à venir. Plusieurs tendances se dessinent pour l’horizon 2025 et au-delà.

L’intelligence artificielle au service des mairies

L’intelligence artificielle (IA) représente l’une des évolutions les plus prometteuses pour la dématérialisation des services municipaux. Cette technologie peut être appliquée à différents niveaux :

L’automatisation du traitement des documents : L’IA peut analyser automatiquement les documents entrants, les classer, en extraire les informations pertinentes et les orienter vers le service compétent. Cette automatisation permet de gagner un temps considérable et de réduire les erreurs humaines.

L’assistance aux usagers : Des chatbots ou assistants virtuels peuvent guider les citoyens dans leurs démarches en ligne, répondre à leurs questions fréquentes et les orienter vers les services appropriés. Ces outils sont particulièrement utiles pour décharger les agents municipaux des demandes les plus simples et répétitives.

L’aide à la décision : L’analyse des données collectées par les services municipaux peut aider les élus et les responsables administratifs à prendre des décisions plus éclairées, basées sur des éléments objectifs et des tendances identifiées par les algorithmes.

La détection des anomalies : L’IA peut contribuer à identifier des situations atypiques ou des risques potentiels, par exemple dans le domaine de la gestion financière ou de la sécurité informatique.

Ces applications de l’IA doivent bien sûr être développées dans le respect des principes éthiques et des règles de protection des données personnelles. Elles doivent également être conçues comme des outils d’assistance aux agents municipaux, et non comme des substituts à l’expertise humaine et à la relation de proximité avec les citoyens.

La mobilité et l’omnicanalité : vers des services accessibles partout

La mobilité constitue une autre tendance forte de la dématérialisation des mairies. De plus en plus de services municipaux sont accessibles via des applications mobiles ou des sites web adaptés aux smartphones et tablettes. Cette évolution répond aux attentes des citoyens, qui souhaitent pouvoir effectuer leurs démarches en situation de mobilité, sans contrainte de lieu ou d’équipement.

Parallèlement, l’approche omnicanale se développe, permettant aux usagers de passer d’un canal à l’autre (site web, application mobile, borne interactive, guichet physique, téléphone…) au cours d’une même démarche, sans rupture ni redondance. Cette flexibilité améliore l’expérience utilisateur et s’adapte aux préférences et contraintes de chacun.

Dans cette perspective, de nombreuses mairies déploient des bornes interactives dans leurs locaux ou dans des lieux publics, permettant aux citoyens d’accéder aux services en ligne même s’ils ne disposent pas d’équipement personnel. Ces bornes peuvent être particulièrement utiles pour les personnes en situation de précarité numérique.

L’ouverture des données et la participation citoyenne

L’open data, ou ouverture des données publiques, représente une extension naturelle de la dématérialisation des mairies. En rendant accessibles leurs données (budget, urbanisme, équipements, environnement…) dans des formats ouverts et réutilisables, les communes favorisent la transparence de l’action publique et stimulent l’innovation.

Ces données ouvertes peuvent être exploitées par des développeurs, des chercheurs, des entreprises ou des citoyens pour créer de nouveaux services ou applications, analyser les politiques publiques ou participer au débat démocratique local.

La dématérialisation facilite également la mise en place de dispositifs de participation citoyenne : consultations en ligne, budgets participatifs, signalements d’incidents… Ces outils renforcent l’implication des habitants dans la vie locale et enrichissent le processus de décision publique.

En 2025, ces démarches participatives s’appuient de plus en plus sur des plateformes numériques dédiées, permettant aux citoyens de s’informer, de débattre et de contribuer aux projets municipaux, en complément des instances de participation traditionnelles.