La gestion des archives est un enjeu crucial pour les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Face à des volumes croissants de documents et à des contraintes réglementaires de plus en plus strictes, l’externalisation des archives s’impose comme une solution efficace et rentable. Chez Numexo, nous vous proposons un accompagnement sur-mesure pour optimiser votre gestion documentaire et vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Les avantages de l'externalisation des archives
L’externalisation de vos archives présente de nombreux avantages. Tout d’abord, elle vous permet de libérer de l’espace dans vos locaux et d’éviter les coûts liés à l’aménagement et à l’entretien d’un local dédié. En effet, la gestion en interne des archives peut rapidement devenir complexe et coûteuse, notamment en termes de ressources humaines et matérielles. En externalisant, vous optimisez vos espaces de travail et réduisez vos coûts de fonctionnement.
Ensuite, en confiant vos archives à un prestataire spécialisé comme Numexo, vous vous assurez d’un niveau de sécurité optimal pour vos documents sensibles. Nos centres de stockage sont équipés de systèmes de sécurité avancés (contrôle d’accès, vidéosurveillance, protection incendie, etc.) et nos processus sont certifiés pour garantir la confidentialité et l’intégrité de vos archives.
Vous garantissez également une accessibilité permanente à vos archives, grâce à des systèmes d’indexation et de recherche performants. Notre solution de gestion électronique des documents (GED) vous permet de retrouver et de consulter vos archives en quelques clics, où que vous soyez et à tout moment.
Enfin, l’externalisation vous permet d’être en conformité avec les normes et réglementations en vigueur, notamment en matière de protection des données. Numexo s’engage à respecter scrupuleusement les obligations légales et réglementaires liées à la gestion des archives, vous offrant ainsi une tranquillité d’esprit sur le plan juridique.
Les Ééapes clés de la numérisation avec Numexo
Une prise en charge globale de tous vos documents
Chez Numexo, nous prenons en charge tous types de documents : archives papier, documents numériques, supports audiovisuels, etc. Que vous soyez une PME, une grande entreprise ou une administration publique, nous avons l’expérience et les ressources nécessaires pour gérer efficacement vos archives, quel que soit leur volume ou leur format.
Nous sommes également en mesure de répondre aux besoins spécifiques de certains secteurs d’activité, comme la santé ou le juridique, qui ont des exigences particulières en termes de confidentialité et de traçabilité. Nos experts vous accompagnent dans l’identification et la classification de vos archives, en tenant compte des contraintes réglementaires propres à votre secteur.
Notre solution d’externalisation des archives est modulable et évolutive, pour s’adapter parfaitement à votre contexte et à vos besoins. Nous vous proposons des prestations à la carte, du simple stockage sécurisé à la numérisation intégrale de vos documents, en passant par la mise en place d’un système de gestion électronique des documents (GED).
Le processus d’externalisation des archives avec Numexo
Notre processus d’externalisation des archives est conçu pour garantir une prise en charge sécurisée et efficace de vos documents. Nous intervenons à chaque étape clé :
- Collecte : nous prenons en charge la collecte de vos archives sur votre site, en toute sécurité et en respectant vos contraintes de confidentialité.
- Tri et préparation : nous trions et préparons vos archives selon vos critères de classement et d’indexation, pour faciliter leur gestion et leur recherche ultérieure.
- Numérisation : si vous le souhaitez, nous pouvons numériser tout ou partie de vos archives papier, pour les intégrer à votre système d’information et les rendre accessibles en ligne.
- Indexation : nous indexons vos archives selon un plan de classement défini avec vous, pour permettre une recherche rapide et efficace par mots-clés ou critères spécifiques.
- Stockage sécurisé : nous stockons vos archives dans nos centres de conservation hautement sécurisés, qui répondent aux normes les plus strictes en matière de sécurité et de conservation.
- Destruction : au terme de leur durée de conservation légale ou de votre choix, nous prenons en charge la destruction sécurisée et confidentielle de vos archives, dans le respect des normes environnementales.
Nous utilisons des outils et des technologies de pointe à chaque étape pour assurer la traçabilité et la confidentialité de vos archives tout au long de leur cycle de vie. Vous gardez ainsi un contrôle total sur vos documents, tout en bénéficiant de l’expertise et de l’infrastructure de Numexo.
L’expertise Numexo : votre partenaire de confiance pour l’externalisation des archives
Numexo, nous mettons notre expertise au service de votre projet d’externalisation des archives. Fort de plus de 20 ans d’expérience dans la gestion documentaire, nous avons développé un savoir-faire unique et une connaissance approfondie des enjeux de l’archivage.
Nous respectons les plus hauts standards de qualité et de sécurité, comme en témoignent nos certifications ISO 9001 (management de la qualité), ISO 27001 (sécurité de l’information) et NF Z40-350 (prestation de numérisation fidèle). Ces certifications attestent de notre engagement à vous offrir un service de qualité, conforme aux meilleures pratiques du marché.
Notre équipe de professionnels expérimentés (archivistes, documentalistes, informaticiens, etc.) est à votre écoute pour comprendre vos enjeux et vous proposer une solution sur-mesure. Nous vous accompagnons à chaque étape de votre projet, de l’audit initial à la mise en place de la solution, en passant par la formation de vos équipes.
Nos études de cas et témoignages clients illustrent notre capacité à gérer des projets d’envergure et à nous adapter aux contextes les plus variés. Que vous soyez une entreprise industrielle, une banque, un hôpital ou une collectivité locale, nous avons l’expérience et l’expertise nécessaires pour répondre à vos besoins spécifiques.
FAQ sur l'externalisation des archives
Quels sont les coûts de l'externalisation des archives ?
Les coûts de l’externalisation des archives dépendent de plusieurs facteurs : volume et type de documents, durée de conservation, fréquence d’accès, prestations complémentaires (numérisation, destruction, etc.). Nous établissons un devis personnalisé en fonction de vos besoins et de votre contexte.
Comment garantissez-vous la sécurité et la confidentialité de nos archives ?
La sécurité et la confidentialité sont au cœur de nos préoccupations. Nos centres de stockage sont hautement sécurisés (contrôle d’accès, vidéosurveillance, protection incendie, etc.) et nos processus sont certifiés (ISO 27001, NF Z40-350). Nous mettons en place des mesures strictes pour garantir la protection de vos données sensibles.
Pouvons-nous accéder facilement à nos archives externalisées ?
Oui, grâce à notre solution de gestion électronique des documents (GED), vous pouvez accéder à vos archives en ligne 24h/24 et 7j/7, via une interface sécurisée. Vous pouvez rechercher, consulter et partager vos documents en quelques clics, où que vous soyez.
Comment se passe la restitution de nos archives en fin de contrat ?
En fin de contrat, nous vous restituons vos archives dans le format de votre choix (papier ou numérique), selon un calendrier défini avec vous. Nous pouvons également prendre en charge le transfert de vos archives vers un autre prestataire ou la destruction sécurisée de vos documents.
Choisissez Numexo pour l’externalisation de vos archives
En choisissant Numexo pour l’externalisation de vos archives, vous optez pour une solution fiable, sécurisée et adaptée à vos enjeux de gestion documentaire. Vous bénéficiez de l’expertise d’un acteur reconnu du marché, qui met son savoir-faire au service de votre performance. N’hésitez pas à nous contacter pour un audit personnalisé et gratuit de votre situation et découvrez comment Numexo peut vous accompagner dans l’optimisation de votre gestion des archives. Avec Numexo, externalisez vos archives en toute sérénité et concentrez-vous sur votre cœur de métier.
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