Numérisation archives

Notre expérience auprès de clients issus de secteurs variés nous a permis d’affiner une méthodologie robuste qui garantit le succès de chaque projet de numérisation d’archives.

Étape 1 : Définition personnalisée de vos objectifs

Chez Numexo, nous commençons toujours par comprendre vos enjeux spécifiques. Notre équipe échange avec vos collaborateurs pour identifier précisément vos attentes en termes de réduction du papier, d’organisation des flux documentaires, de sécurisation des données ou d’optimisation des coûts. Cette phase initiale est cruciale car elle nous permet de concevoir une solution véritablement adaptée à votre réalité opérationnelle.

L’audit Numexo : une analyse sans engagement

Notre audit gratuit constitue la première étape concrète de cette démarche. Il vous permet de bénéficier d’un regard expert sur votre situation actuelle sans engagement. Cet audit couvre l’ensemble des dimensions de votre gestion documentaire : volumes, typologies, processus existants, contraintes réglementaires et projections futures.

Étape 2 : Analyse approfondie de votre patrimoine documentaire

Cette phase essentielle nous permet d’établir une cartographie détaillée de vos archives. Nos experts examinent méticuleusement la nature de vos documents, leur état de conservation, leur valeur stratégique et les contraintes légales associées. Cette analyse minutieuse nous permet d’établir un planning opérationnel précis et de dimensionner parfaitement les ressources nécessaires.

Comme indiqué sur notre site, Numexo peut traiter tous types de documents, des plus standards aux plus spécifiques. Notre expérience couvre aussi bien les archives administratives classiques que les documents patrimoniaux de grande valeur, les plans techniques ou les dossiers confidentiels.

Cette analyse détaillée permet également d’identifier les éventuels défis techniques liés à votre projet : documents fragiles nécessitant un traitement spécifique, formats non standards, écritures manuscrites difficiles à reconnaître, ou encore documents comportant des annotations importantes.

Étape 3 : Déploiement technique sur mesure

L’intégration harmonieuse des solutions techniques dans votre environnement informatique constitue une étape déterminante. Les équipes Numexo travaillent en étroite collaboration avec vos services informatiques pour assurer une mise en œuvre fluide et non perturbatrice. Notre approche pragmatique garantit la compatibilité avec vos systèmes existants tout en préparant l’avenir.

L’expertise technique Numexo

Notre valeur ajoutée réside dans notre maîtrise des technologies adaptées à votre contexte. Nous ne nous contentons pas d’installer des solutions standardisées, nous créons un environnement technique aligné avec vos processus métiers.

Étape 4 : Numérisation experte et traitement intelligent

Le cœur opérationnel du projet mobilise toute l’expertise technique de Numexo. Nos opérateurs spécialisés procèdent à la numérisation selon des protocoles rigoureux qui garantissent une qualité irréprochable. Chaque document est traité avec le niveau d’attention approprié, qu’il s’agisse d’une simple facture ou d’un registre historique fragile.

Comme mentionné sur notre site, notre parc d’équipements comprend des scanners haute définition, des caméras linéaires pour les documents patrimoniaux, un studio photo Nikon professionnel et des scanners de film Epson spécialisés. Cette diversité technologique nous permet de traiter efficacement tous types de supports, du format standard A4 jusqu’aux grands formats A0, en passant par les plaques de verre, les parchemins anciens ou les négatifs photographiques.

La phase de post-traitement fait appel à nos technologies avancées. En 2025, les systèmes de reconnaissance de caractères atteignent des taux de reconnaissance exceptionnels : jusqu’à 99% pour les champs simples et 95-96% pour les contenus complexes (Source : Koncile, 2025). Cette performance permet d’offrir une indexation de haute précision, y compris pour les documents manuscrits ou anciens.

Étape 5 : Transmission de compétences et accompagnement

La réussite durable d’un projet de numérisation repose sur l’appropriation des nouvelles pratiques par vos équipes. Numexo assure la formation de vos collaborateurs, avec des sessions adaptées à chaque profil d’utilisateur. Notre accompagnement se poursuit au-delà de la mise en production initiale, avec un support et des conseils d’optimisation réguliers.

Notre approche génère des avantages tangibles que nos clients constatent rapidement dans leur quotidien.

Transformation de vos espaces physiques

L’un des bénéfices les plus visibles de notre intervention concerne la libération d’espaces précieux. Selon une étude de Kyocera Document Solutions, 28% des entreprises en Europe manquent d’espace de stockage suffisant. Grâce à la numérisation, nos clients peuvent récupérer leurs espaces de stockage d’archives, transformant d’anciens locaux d’archives en espaces productifs.

Cette optimisation de l’espace a un impact direct sur les coûts immobiliers de l’entreprise. Dans les zones urbaines où le prix du mètre carré est élevé, la réduction des espaces de stockage physique peut représenter des économies substantielles. De plus, les espaces libérés peuvent être réaffectés à des usages à plus forte valeur ajoutée.

Un disque dur de 1 To peut contenir l’équivalent de 43 000 mètres carrés d’archives traditionnelles (Source : DocAuFutur, 2025). Cette statistique illustre parfaitement le potentiel de gain d’espace offert par la numérisation des archives.

Accélération significative des processus métiers

La recherche documentaire traditionnelle représente un gouffre de productivité souvent sous-estimé. Un employé consacre en moyenne plus de 300 heures par an à cette tâche, pour un coût estimé à environ 20 euros par fichier recherché (Source : Numen, 2025).

Avec les solutions de numérisation et de GED, le temps de recherche d’un document passe typiquement de plusieurs minutes (voire heures dans certains cas) à quelques secondes. Cela représente un gain de productivité significatif pour les organisations. Nos clients peuvent témoigner de l’impact transformateur de cette fluidification de l’accès à l’information sur leur efficacité opérationnelle.

Cette amélioration de l’accès à l’information a des répercussions sur l’ensemble des processus métiers de l’entreprise. Les décisions peuvent être prises plus rapidement, car toutes les informations nécessaires sont immédiatement disponibles. Les cycles de validation sont accélérés, les délais de traitement des dossiers sont réduits, et la qualité du service client est améliorée grâce à des réponses plus rapides et plus précises.

Protection renforcée de votre capital informationnel

La sécurité documentaire constitue une préoccupation majeure des organisations modernes. Numexo propose une approche de protection des données qui répond aux standards du marché.

Notre infrastructure cloud 100% française garantit la souveraineté de vos données, comme indiqué sur notre site. Nos protocoles de sécurité et nos systèmes de sauvegarde offrent une protection contre les risques physiques (incendie, dégradation, vol) mais aussi contre les menaces numériques en constante évolution. En 2025, face à l’augmentation de 244% des falsifications de documents numériques en France (Source : Archimag, 2025), les systèmes de numérisation modernes intègrent des mécanismes de protection avancés.

La numérisation offre également une protection contre la dégradation naturelle des documents papier. Avec le temps, l’encre s’estompe, le papier jaunit et devient fragile, rendant les documents de plus en plus difficiles à lire et à manipuler. La conversion en format numérique permet de préserver l’information dans son état original, garantissant sa lisibilité à long terme.

Mise en conformité réglementaire simplifiée

L’environnement réglementaire concernant la gestion documentaire se complexifie continuellement. Numexo transforme cette contrainte en opportunité grâce à notre expertise. Notre système de gestion électronique des documents (GED) intègre les exigences du RGPD et des réglementations sectorielles spécifiques.

La traçabilité des accès, les mécanismes de gestion des durées de conservation et les fonctionnalités d’organisation des données permettent à nos clients de répondre sereinement aux exigences des autorités de contrôle.

La numérisation facilite également la mise en œuvre des politiques de conservation et d’archivage légal. Les durées de conservation peuvent être paramétrées dans le système, qui se charge ensuite d’alerter les responsables lorsqu’un document atteint sa date limite de conservation. Cette automatisation réduit considérablement le risque d’erreur humaine dans la gestion des durées légales d’archivage.

Notre expertise technologique constitue un différenciateur majeur de l’offre Numexo sur le marché de la numérisation d’archives.

Des technologies de pointe au service de vos documents

Comme mentionné sur notre site, nous utilisons des équipements spécifiques pour la numérisation de patrimoine, incluant des caméras linéaires, des scanners de film Epson, et un studio photo Nikon. Cette diversité d’équipements nous permet de traiter efficacement tous types de documents, des plus standards aux plus spécifiques.

La qualité de numérisation est un élément crucial, particulièrement pour les documents patrimoniaux ou à valeur légale. Nos équipements permettent d’atteindre des résolutions adaptées à chaque type de document, garantissant une reproduction fidèle des originaux jusque dans leurs moindres détails.

La GED Numexo : bien plus qu’un simple stockage

Notre solution de gestion électronique de documents transforme vos archives numérisées en véritable système d’information. Son interface intuitive, accessible via tous supports (y compris mobiles), permet à vos collaborateurs d’exploiter pleinement le potentiel de votre patrimoine documentaire.

La GED Numexo se distingue par ses fonctionnalités avancées, comme indiqué sur notre site :

• Système MetaClass pour l’automatisation intelligente du classement
• Gestion des contrats avec alertes d’échéance
• Arborescences modèles préconfigurées selon vos processus métiers
• Outils collaboratifs intégrés pour le partage
• Workflows personnalisables pour l’automatisation des processus d’approbation

L’intégration avec vos applications métiers existantes constitue un autre point fort de notre solution GED. Des connecteurs permettent de relier les ERP, CRM, intranet, extranet, et les logiciels de gestion d’entreprise directement à la GED, créant ainsi un écosystème informationnel cohérent et efficace.

La flexibilité opérationnelle Numexo

Notre approche se distingue par sa flexibilité opérationnelle. Nous proposons deux modalités principales d’intervention, adaptées à vos contraintes spécifiques :

Traitement en nos locaux

Cette option garantit une sécurité pour vos documents. Nos installations respectent les normes en matière de protection physique et numérique. Le transport est assuré par des véhicules sécurisés et des procédures de traçabilité.

Traitement in situ dans vos locaux

Pour les organisations soumises à des contraintes particulières de confidentialité ou ne pouvant pas déplacer leurs archives, nos équipes mobiles interviennent directement sur site. Nous déployons temporairement nos équipements et nos opérateurs spécialisés dans vos locaux, minimisant ainsi les perturbations de votre activité quotidienne.

Cette flexibilité opérationnelle nous permet de nous adapter à des contextes variés, comme indiqué sur notre site, qu’il s’agisse de TPE/PME, de grandes entreprises ou d’administrations et collectivités.

Notre expérience dans de multiples secteurs d’activité nous permet d’apporter des réponses parfaitement alignées avec vos enjeux spécifiques.

Des solutions pour tous les secteurs d’activité

Comme indiqué sur notre site, Numexo propose des solutions adaptées à différentes typologies d’organisations :

• TPE/PME
• Grandes entreprises
• Administrations et collectivités

Chaque secteur a ses spécificités en termes de gestion documentaire, et notre expertise nous permet d’adapter nos solutions en conséquence.

Secteur juridique : la valeur probatoire au cœur de notre approche

Pour les cabinets d’avocats, études notariales et directions juridiques, la valeur probatoire des documents numérisés constitue un enjeu critique. L’expertise de Numexo garantit la conformité aux exigences légales concernant la copie fiable. Notre processus de numérisation assure l’intégrité et l’authenticité des documents, avec une traçabilité complète.

Le secteur juridique manipule des volumes importants de documents, souvent organisés en dossiers complexes. Notre approche permet de préserver cette organisation logique dans l’environnement numérique, facilitant ainsi la navigation et la recherche au sein des dossiers.

Secteur médical : confidentialité et accessibilité conciliées

Les établissements de santé font face à un double défi : garantir la confidentialité absolue des données patients tout en assurant leur disponibilité immédiate pour les soignants. Les solutions de numérisation et de GED répondent à cette problématique avec des fonctionnalités spécifiques de gestion des droits d’accès et de protection des données sensibles.

La numérisation des dossiers médicaux améliore considérablement la qualité des soins en permettant un accès instantané à l’historique du patient, quel que soit le service ou l’établissement où il est pris en charge.

Collectivités territoriales : préservation du patrimoine et service aux citoyens

Les administrations publiques gèrent un patrimoine documentaire considérable, souvent de grande valeur historique. Notre expertise en numérisation patrimoniale permet de préserver ces documents tout en les rendant accessibles aux citoyens et aux chercheurs.

Nos technologies spécialisées pour les documents anciens (registres d’état civil, délibérations, plans cadastraux historiques) garantissent une reproduction fidèle tout en préservant l’intégrité des originaux fragiles.

Industrie et BTP : la documentation technique au service de l’opérationnel

Dans ces secteurs, la documentation technique représente un enjeu stratégique majeur. Plans, schémas, notices, certifications : ces documents sont essentiels à la continuité opérationnelle. L’approche de numérisation pour l’industrie intègre des fonctionnalités spécifiques comme la numérisation haute définition des grands formats techniques.

La numérisation des plans et documents techniques facilite également la collaboration entre les différents intervenants d’un projet : architectes, ingénieurs, chefs de chantier, sous-traitants, etc.

La numérisation d’archives s’inscrit dans un contexte d’évolution constante, tant sur le plan réglementaire que technologique. Chez Numexo, nous anticipons ces changements pour vous permettre de transformer ces contraintes en opportunités.

L’obligation de facturation électronique : une échéance stratégique

La facturation électronique deviendra progressivement obligatoire entre septembre 2026 et 2027, avec seulement 33% des entreprises actuellement prêtes à s’y conformer (Source : Archimag, 2025). Numexo vous accompagne dans cette transition avec une approche globale qui dépasse la simple mise en conformité.

Cette évolution réglementaire représente une opportunité pour repenser l’ensemble de votre chaîne de traitement des factures. La numérisation des factures entrantes, couplée à des technologies d’extraction automatique des données, permet d’automatiser une grande partie du processus comptable.

L’émergence de l’IA dans la gestion documentaire

L’intelligence artificielle représente la prochaine frontière dans l’exploitation des archives numérisées. Les technologies avancées permettent de transformer vos documents en sources de connaissances actives.

En 2025, le marché mondial de l’intelligence artificielle (IA) est évalué à plusieurs centaines de milliards de dollars et devrait continuer sa croissance exponentielle dans les années à venir (Source : Archimag, 2025). Cette révolution technologique transforme profondément la manière dont les entreprises gèrent et exploitent leurs documents.

L’IA permet notamment d’améliorer considérablement les capacités de recherche au sein des archives numérisées. Les moteurs de recherche sémantique comprennent le contexte et l’intention de l’utilisateur, dépassant ainsi la simple recherche par mots-clés.

La cybersécurité renforcée : protéger votre capital documentaire

Face à l’augmentation constante des menaces numériques, les protocoles de sécurité évoluent continuellement. Les solutions modernes de numérisation et de gestion documentaire intègrent désormais des mécanismes avancés de protection des données.

La sécurité des archives numérisées repose sur plusieurs niveaux de protection : chiffrement des données, authentification forte des utilisateurs, gestion fine des droits d’accès, journalisation des actions, détection des comportements suspects, et sauvegardes régulières.