La transformation digitale est en marche et n’épargne pas la fonction finance. Face à des volumes croissants de documents papier, la numérisation s’impose comme la solution pour optimiser le traitement des factures et la gestion comptable. En France, selon une étude de l’IFOP, 84% des entreprises ont déjà dématérialisé leurs factures clients et 78% leurs factures fournisseurs. Et vous ?
Les avantages de la numérisation des documents comptables
Un gain de temps précieux
Fini les heures passées à saisir manuellement vos factures ! Avec la numérisation, vous automatisez l’intégration de vos pièces comptables dans votre logiciel de gestion. Vous pouvez ainsi diviser par 5 le temps de traitement, de la réception au paiement. Vos collaborateurs se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Concrètement, le temps moyen de traitement d’une facture papier est de 10 à 15 minutes contre seulement 1 à 2 minutes pour une facture électronique. Pour 10 000 factures annuelles, vous pouvez économiser jusqu’à 2 000 heures, soit l’équivalent d’un temps plein. Un gain de productivité indéniable pour votre service comptable.
Une saisie comptable fiabilisée
La reconnaissance automatique des données (RAD) vous permet d’extraire en un clic les informations clés de vos factures : montants HT et TTC, numéros de facture, dates, numéros de TVA… Fini les erreurs de saisie manuelle qui peuvent coûter cher. Vous garantissez une comptabilité fiable et toujours à jour. Selon une étude de Gartner, le taux d’erreur moyen est de 0,5% avec une solution de RAD contre 3 à 5% avec une saisie manuelle. Pour 100 000 factures traitées, vous évitez jusqu’à 5 000 erreurs potentielles. De quoi sécuriser vos déclarations fiscales et vos relations avec vos clients et fournisseurs.
Des économies à la clé
Le traitement manuel d’une facture papier représente un coût moyen de 10 à 15 €, en prenant en compte les frais d’impression, d’envoi postal, de stockage et d’archivage. En dématérialisant vos factures, vous réduisez ces coûts de 40 à 60%. Vous pouvez ainsi passer d’un coût de traitement de 15 € à seulement 6 € par facture. Pour un volume de 20 000 factures annuelles, vous réalisez une économie de 180 000 €. Avec la numérisation, le retour sur investissement est rapide. Vous pouvez réinvestir ces économies dans des projets stratégiques pour votre entreprise.
Une accessibilité et une traçabilité renforcées
Stocker des factures papier peut vite devenir un casse-tête quand il s’agit de retrouver une pièce précise. Vous perdez un temps précieux à chercher dans des classeurs ou des armoires. Avec la numérisation, vous accédez à vos factures en quelques clics grâce à des critères de recherche performants : numéro, date, montant, fournisseur… Vous gagnez en réactivité pour répondre aux demandes de vos clients ou en cas de contrôle fiscal. Chaque document numérique est horodaté avec une piste d’audit fiable. Vous pouvez ainsi justifier de la réalité de vos transactions. Un atout précieux quand on sait que le délai légal de conservation des factures est de 10 ans.
Une démarche éco-responsable
En adoptant la facturation électronique, vous contribuez à réduire votre empreinte environnementale. Chaque année, en France, l’impression des factures consomme plus de 32 000 tonnes de papier, soit l’équivalent de 800 000 arbres abattus. En les dématérialisant, vous préservez cette ressource naturelle précieuse. Vous réduisez aussi vos émissions de CO2 liées au transport et à la livraison des factures papier. Avec Numexo, en externalisant votre numérisation, vous pouvez aller encore plus loin dans votre démarche RSE. Tous nos centres de production sont certifiés ISO 14001 et appliquent des mesures concrètes en faveur de l’environnement : utilisation de papier recyclé, recyclage des consommables, optimisation des impressions…
Comment réussir son projet de numérisation des factures ?
Bien préparer son projet
La clé du succès d’un projet de dématérialisation des factures repose sur une bonne préparation en amont. Il est essentiel de définir clairement les objectifs visés : réduction des coûts, gain de productivité, amélioration du délai de paiement… Ces objectifs doivent être quantifiés et mesurables. Il faut aussi identifier les processus de gestion des factures à optimiser et les acteurs impliqués : comptabilité, contrôle de gestion, achats… Un état des lieux précis vous permet de définir le périmètre de votre projet : volume de factures concerné, type de factures (achats, ventes, notes de frais…), format des documents… Ces éléments sont indispensables pour choisir la bonne solution de numérisation.
Choisir une solution adaptée à ses besoins
Il existe de nombreuses solutions de numérisation et de LAD/RAD (Lecture Automatique de Documents et Reconnaissance Automatique de Données) sur le marché. Mais attention, elles ne se valent pas toutes ! Pour faire le bon choix, plusieurs critères sont à prendre en compte :
- Le taux de reconnaissance : il doit être supérieur à 80% pour garantir des gains de productivité. Chez Numexo, notre moteur de LAD/RAD atteint un taux supérieur à 80%.
- Le mode de capture : une solution full web permet de numériser vos factures au fil de l’eau, dès leur réception. Notre solution permet de traiter tous vos canaux d’entrée : courrier, email, plateforme fournisseur…
- Les fonctionnalités de contrôle : pour fiabiliser votre saisie comptable, des contrôles automatiques doivent être proposés : contrôle du numéro de TVA, détection des doublons, rapprochement avec les bons de commande…
- L’intégration avec vos outils métiers : votre solution de numérisation doit communiquer facilement avec votre ERP, votre comptabilité, votre outil achats… Chez Numexo, nous développons des connecteurs sur-mesure.
- Le niveau de sécurité : pour garantir la confidentialité de vos données, choisissez un prestataire certifié ISO 27001 ou RGPD comme Numexo.
- L’accompagnement proposé : la conduite du changement est clé pour faire adhérer vos équipes. Vérifiez les prestations incluses : formation, support, hotline…
Définir de nouvelles règles de gestion
La dématérialisation est l’occasion de repenser et d’optimiser votre processus de traitement des factures de bout en bout. Cela passe par la définition de nouvelles règles de gestion :
- Mise en place du pré-paiement : avec le rapprochement automatique entre factures et bons de commande, vous pouvez mettre en paiement vos factures dès leur réception, sans attendre la validation manuelle du service achats. Vous réduisez ainsi votre délai de paiement fournisseur.
- Automatisation des contrôles : en paramétrant des contrôles automatiques dans votre outil de gestion, vous limitez les risques d’erreur et de fraude. Par exemple : blocage des factures en doublon, alerte sur les dépassements de budget, contrôle du numéro de TVA…
- Dématérialisation des validations : en mettant en place un workflow électronique, vous supprimez les allers-retours de factures papier entre les différents valideurs. Vous réduisez les délais de traitement et sécurisez la piste d’audit.
- Archivage électronique : avec la suppression des factures papier, définissez des règles précises pour l’archivage de vos factures électroniques : durée de conservation, format, indexation… Vous facilitez ainsi la recherche et l’accès à l’information.
Accompagner le changement en interne
Numériser ses factures, c’est aussi faire évoluer les habitudes de travail de ses collaborateurs. Il est essentiel de les accompagner dans cette transformation digitale. Cela passe par plusieurs actions :
- Communiquer sur le projet et ses bénéfices : dès le démarrage du projet, informez vos équipes des objectifs visés et des gains attendus. Soyez transparent sur les impacts pour leur métier. Donnez-leur une vision positive du changement.
- Former les utilisateurs : pour une prise en main rapide de la nouvelle solution, formez vos collaborateurs aux nouvelles fonctionnalités et aux nouveaux processus. Prévoyez des sessions adaptées à chaque profil : comptable, acheteur, contrôleur de gestion…
- Nommer des référents : pour faciliter l’appropriation, désignez des ambassadeurs dans chaque service. Ils seront les relais privilégiés pour accompagner leurs collègues et remonter les difficultés éventuelles.
- Mesurer la satisfaction : quelques semaines après le démarrage, interrogez vos collaborateurs sur leur expérience utilisateur. Recueillez leurs feedbacks pour identifier des pistes d’amélioration.
Chez Numexo, nous vous accompagnons à chaque étape de votre projet de numérisation. Nos experts en conduite du changement vous proposent des supports de communication clé en main, des formations personnalisées et un support dédié pour une adoption réussie par tous vos collaborateurs.
L'offre Numexo : des solutions de numérisation comptable clé en main
La numérisation de vos factures fournisseurs
Avec Numexo, externalisez la numérisation de vos factures fournisseurs en toute confiance. Notre solution comprend :
- La réception multicanal de vos factures : courrier postal, email, portail fournisseur…
- La numérisation industrielle avec notre scanner haute performance
- La LAD/RAD avec notre moteur de reconnaissance intelligent pour extraire automatiquement les données de vos factures
- Le contrôle et la validation des données capturées par notre équipe dédiée
- L’intégration des données dans votre ERP ou votre outil comptable
- L’archivage électronique de vos factures dans notre coffre-fort numérique sécurisé
La dématérialisation de vos factures clients
Avec Numexo, dématérialisez l’envoi, la signature et l’archivage de vos factures clients. Notre portail de facturation électronique vous permet de :
- Générer vos factures aux formats structurés (PDF signé, factur-X, EDI…)
- Envoyer vos factures par différents canaux : email, EDI, plateforme Chorus Pro…
- Suivre l’état d’avancement de vos factures : envoyée, reçue, acceptée, rejetée, payée…
- Collecter les paiements en ligne et réconcilier automatiquement vos factures
- Archiver vos factures signées électroniquement dans un coffre-fort numérique
La gestion des notes de frais
Avec Numexo, simplifiez la gestion des notes de frais pour vos collaborateurs et votre service comptable. Notre application mobile permet de :
- Saisir les frais en quelques clics : prise en photo du justificatif, saisie des informations clés, catégorisation des dépenses…
- Contrôler automatiquement les dépenses : détection des doublons, respect de la politique voyage…
- Valider les notes de frais par le manager
- Intégrer les données dans votre outil comptable pour le remboursement
- Archiver les notes de frais et les justificatifs dans un coffre-fort numérique
L’archivage de vos documents comptables
Avec Numexo, externalisez l’archivage physique et électronique de vos documents comptables en toute sérénité. Notre solution comprend :
- La collecte et le transport sécurisé de vos archives papier
- La numérisation de vos documents avec une traçabilité complète
- L’indexation et la classification de vos documents selon un plan de classement personnalisé
- La mise à disposition de vos archives dans notre GED (Gestion Electronique des Documents)
- La destruction confidentielle de vos archives papier après numérisation
- Le stockage de vos archives physiques dans nos entrepôts sécurisés
Pour la numérisation de vos documents comptables, Numexo est là
La numérisation des documents comptables est un levier puissant pour gagner en productivité, réduire ses coûts et fiabiliser ses processus. En externalisant cette prestation auprès d’un partenaire de confiance comme Numexo, vous vous concentrez sur votre cœur de métier tout en bénéficiant d’une solution clé en main et adaptée à vos enjeux. Avec plus de 10 ans d’expérience et plusieurs millions de documents numérisés chaque année, Numexo met son expertise au service de la performance de votre service comptable. Nos solutions s’adaptent à tous vos besoins : de la TPE à la multinationale, de la numérisation ponctuelle à l’externalisation complète. Alors, prêt à passer à la vitesse supérieure ? Contactez-nous pour échanger sur votre projet de numérisation des documents comptables. Nos experts sont à votre disposition pour vous apporter une réponse personnalisée. Ensemble, construisons le futur de votre fonction finance !
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