Numérisation état civil

En confiant leur projet à Numexo, les entreprises ont l’assurance de bénéficier d’une prestation de qualité, s’appuyant sur :

• Des infrastructures de pointe pour numériser et traiter les documents à haut débit
• Des équipes expertes, formées aux spécificités des documents d’état civil
• Des processus certifiés, conformes aux exigences du RGPD et du Code Civil
• Une traçabilité complète, garantissant une valeur probatoire aux copies
• Des engagements de services sur les délais et la qualité de numérisation
• Un accompagnement de proximité, avec un chef de projet dédié
• Des tarifs compétitifs, avec des modèles d’engagement flexibles

Autant d’atouts qui font de Numexo le partenaire privilégié des entreprises et des institutions pour mener à bien leurs projets de numérisation d’état civil, en toute confiance.

La numérisation des pièces d’identité et documents d’état civil est un projet stratégique et sensible pour les entreprises, qui ne doit rien laisser au hasard. Le choix du bon prestataire est clé pour concilier la protection des données, la conformité réglementaire et l’efficacité opérationnelle.

Avec plus de 10 ans d’expérience et des milliers de projets à son actif, Numexo dispose de tous les atouts pour accompagner les entreprises dans leur stratégie de numérisation documentaire. Son expertise de la numérisation d’état civil, alliant exigence industrielle et conformité juridique, en fait un partenaire de confiance pour externaliser ces projets en toute sérénité.

Alors si vous aussi vous souhaitez franchir le pas de la numérisation pour vos documents d’état civil, n’hésitez pas à contacter dès maintenant les experts de Numexo. Ils étudieront avec vous la solution la plus adaptée à vos enjeux métiers et vous accompagneront à chaque étape de votre projet !

Pour traiter des volumes importants de documents d’état civil, Numexo s’appuie sur les technologies les plus innovantes du marché, à l’image de la LAD/RAD (Lecture Automatique de Documents et Reconnaissance Automatique de Documents). Ces solutions d’intelligence artificielle permettent d’automatiser le traitement des informations contenues dans les pièces numérisées.

Concrètement, les algorithmes de LAD/RAD sont capables de « lire » les documents numérisés pour en extraire automatiquement les données clés : nom, prénom, date et lieu de naissance, filiation… Ces informations sont ensuite restituées dans un format structuré, exploitable par les systèmes d’information.

La LAD/RAD fait gagner un temps précieux dans le traitement des documents d’état civil, en évitant les saisies manuelles chronophages et sources d’erreurs. Elle fiabilise la dématérialisation des données et facilite leur partage entre les services. Chez Numexo, la LAD/RAD est au cœur de la chaîne de numérisation intelligente, pour conjuguer productivité et qualité de service.

Gage de sérieux et de crédibilité, Numexo est certifié NF 461 par l’AFNOR pour ses prestations de numérisation fidèle de documents. Délivrée par un organisme indépendant, cette certification atteste de la qualité des processus mis en œuvre par Numexo et de sa capacité à numériser des documents en préservant leur intégrité.

Pour les entreprises qui externalisent leur numérisation d’état civil chez Numexo, la certification NF 461 est une garantie :

• De fiabilité : les copies numériques sont strictement conformes aux originaux papier
• De traçabilité : chaque document est horodaté et fait l’objet d’une piste d’audit
• De sécurité : les données sont hébergées en France, dans des datacenters hautement sécurisés
• De réversibilité : les documents sont restitués au client à l’issue de la prestation

Avec Numexo, les entreprises ont l’assurance de bénéficier d’une prestation de numérisation aux meilleurs standards de qualité, en phase avec les exigences réglementaires les plus strictes. Un gage de confiance et de sérénité !

Si Numexo a développé une expertise reconnue dans la numérisation des documents d’état civil, son savoir-faire va bien au-delà. Depuis plus de 10 ans, Numexo accompagne les entreprises et les institutions dans la digitalisation de tous leurs flux documentaires :

• Bulletins de paie et dossiers du personnel
• Factures clients et fournisseurs
• Contrats et dossiers juridiques
• Dossiers médicaux et documents de santé
• Dossiers sinistres et contrats d’assurance
• Archives et fonds patrimoniaux

Quelle que soit la typologie de documents, Numexo apporte son expertise métier et technologique pour définir et mettre en œuvre la solution de numérisation la plus adaptée. De la collecte à l’archivage, en passant par le traitement des données, Numexo prend en charge l’ensemble du cycle de vie des documents, dans une logique d’industrialisation des processus.

Numexo propose également des prestations à valeur ajoutée autour de la numérisation :

• Audit et conseil en gestion documentaire
• Fourniture et intégration de solutions logicielles (GED, RAD, SAE…)
• Reprise de données et migration de fonds documentaires
• Formation et conduite du changement

Avec son approche globale et son positionnement de tiers de confiance, Numexo est aujourd’hui un acteur incontournable du marché de la numérisation et de l’archivage électronique. Son offre modulaire et sur-mesure permet à chaque entreprise de trouver la réponse à ses enjeux de transformation documentaire.

Avant de se lancer dans un projet de numérisation de vos documents d’état civil, il est essentiel de bien cadrer le périmètre et les objectifs visés. Voici quelques questions clés à se poser :

• Quels sont les documents concernés (CNI, passeports, extraits d’actes…) ?
• Quel est le volume à traiter (nombre de pages, de dossiers…) ?
• Sous quel format souhaitez-vous récupérer les documents numérisés ?
• Quelles données devront être extraites et restituées ?
• Quelle valeur juridique pour les copies numériques ?
• Où seront hébergées et archivées les données ?
• Quelles sont les contraintes de délai ?
• Quel est le budget alloué ?

En répondant précisément à ces questions, vous serez en mesure de rédiger un cahier des charges précis et de sélectionner le prestataire le plus à même de répondre à vos attentes. N’hésitez pas à challenger les entreprises sur leur expérience de la numérisation d’état civil, les moyens techniques et humains mis en œuvre, les certifications, les références clients…

Les experts Numexo sont à votre disposition pour vous apporter leur vision du marché et un accompagnement personnalisé. Ils réaliseront un audit complet de vos besoins et vous proposeront la solution de numérisation la plus adaptée à votre contexte et à vos objectifs. La clé d’un projet réussi !