Les notes de frais représentent un processus complexe et chronophage pour de nombreuses entreprises. Entre la collecte des justificatifs papier, la saisie manuelle des dépenses, les allers-retours pour validation et les risques d’erreurs ou de fraude, la gestion des notes de frais peut vite devenir un casse-tête. Heureusement, la numérisation apporte une réponse efficace à ces problématiques. En France, selon une étude de Captio, 44% des entreprises ont déjà dématérialisé leurs notes de frais et 37% envisagent de le faire. Et vous ?
Les avantages de la numérisation des notes de frais
Un gain de temps non-négligeable
Avec la numérisation des notes de frais, vous réduisez considérablement le temps consacré à la saisie manuelle des dépenses. Les informations des justificatifs sont automatiquement extraites et intégrées dans votre outil de gestion. Vos collaborateurs peuvent ainsi créer leur note de frais en quelques clics, directement depuis leur smartphone. Selon une étude de Runview, la dématérialisation permet de diviser par 4 le temps de traitement d’une note de frais. Pour 1000 notes de frais par an, vous pouvez économiser jusqu’à 200 heures, soit 25 jours de travail ! Un gain de temps précieux pour vos équipes.
Une meilleure expérience collaborateur
Fini les justificatifs perdus ou les avances sur frais qui traînent ! Avec une application mobile dédiée, vos collaborateurs peuvent saisir leurs dépenses en temps réel, dès qu’ils engagent des frais. Il leur suffit de prendre en photo leur ticket de restaurant ou leur billet de train pour le transformer en donnée exploitable. Ils gagnent en autonomie et en réactivité. Plus besoin d’attendre le retour au bureau pour créer sa note de frais. Selon une étude de Captio, 87% des salariés sont satisfaits de la numérisation des notes de frais. En simplifiant ce processus, vous contribuez à améliorer l’expérience et l’engagement de vos collaborateurs.
Des économies d'échelle significatives
La gestion manuelle des notes de frais a un coût non négligeable pour les entreprises. Entre le temps passé par les collaborateurs à créer leurs notes, les frais postaux, le traitement comptable et les erreurs potentielles, on estime que le coût moyen d’une note de frais papier est de 53 €. En passant au digital, vous pouvez réduire ce coût de 58% en moyenne, soit une économie de 30 € par note de frais. Pour 1000 notes de frais, cela représente 30 000 € d’économies par an ! La numérisation vous permet d’optimiser vos dépenses et de réaliser des économies significatives.
Un contrôle renforcé des dépenses
Avec la dématérialisation des notes de frais, vous fiabilisez le contrôle de vos dépenses. Les informations extraites des justificatifs sont automatiquement contrôlées : date, montant, TVA, catégorie de dépense… Vous pouvez paramétrer des règles de gestion pour bloquer les dépenses non conformes à votre politique voyages et déplacements. Fini les dépassements de plafond ou les dépenses non éligibles ! Vous maîtrisez ainsi vos coûts et réduisez les risques de fraude. Selon une étude de KDS, 15% des entreprises ont détecté des fraudes grâce à la dématérialisation des notes de frais.
Une meilleure visibilité sur les dépenses
En centralisant l’ensemble des données de notes de frais dans un outil unique, vous disposez d’une vision exhaustive sur les dépenses de vos collaborateurs. Vous pouvez suivre en temps réel les dépenses engagées, par collaborateur, par service ou par catégorie. Ces données fiables et à jour vous permettent de piloter finement votre budget et d’identifier des pistes d’optimisation. Vous pouvez par exemple négocier des tarifs préférentiels avec vos fournisseurs les plus sollicités. Selon une étude de Runview, 89% des entreprises ont une meilleure visibilité sur leurs dépenses grâce à la numérisation des notes de frais.
Comment réussir son projet de dématérialisation des notes de frais ?
Choisir la bonne solution
Pour numériser efficacement vos notes de frais, il est essentiel de choisir une solution adaptée à vos besoins et à vos contraintes. Voici les principaux critères à prendre en compte :
- La simplicité d’utilisation : l’application mobile doit être intuitive et facile à prendre en main pour vos collaborateurs. L’interface doit être ergonomique et fluide.
- La performance de la reconnaissance : la solution doit être capable d’extraire automatiquement les données clés des justificatifs, avec un taux de reconnaissance élevé. Chez Numexo, notre moteur d’OCR atteint 95% de fiabilité.
- La flexibilité du paramétrage : la solution doit s’adapter à vos règles de gestion et à votre politique voyages. Vous devez pouvoir paramétrer des contrôles, des plafonds, des catégories de dépenses…
- L’intégration avec vos outils : la solution doit communiquer facilement avec votre système d’information : ERP, RH, comptabilité… Chez Numexo, nous vous proposons des connecteurs sur-mesure.
- La sécurité des données : la solution doit garantir la confidentialité et l’intégrité de vos données de notes de frais. Vérifiez les certifications du prestataire : ISO 27001, RGPD, SOC…
Définir un nouveau processus de gestion
La numérisation est l’occasion de repenser le processus de bout en bout et de définir de nouvelles règles de gestion pour vos notes de frais :
- La création : quelles sont les informations obligatoires à saisir ? Quels sont les types de justificatifs acceptés ? Quelles sont les catégories de dépenses autorisées ?
- Le contrôle : quels sont les contrôles automatiques à mettre en place ? Quels sont les seuils de déclenchement ? Qui effectue les contrôles manuels si nécessaire ?
- La validation : quel est le workflow de validation ? Qui sont les valideurs ? Quelles sont les notifications envoyées ? Quels sont les délais de validation ?
- Le remboursement : quel est le mode de remboursement des dépenses ? Quel est le délai de remboursement ? Comment sont comptabilisées les dépenses ?
- L’archivage : quelle est la durée de conservation des notes de frais ? Où sont stockées les données ? Qui y a accès ?
En formalisant ces règles, vous clarifiez le processus pour vos collaborateurs et vos équipes comptables. Vous gagnez en efficacité et en transparence.
Accompagner le changement
Comme tout projet de transformation, la dématérialisation des notes de frais nécessite un accompagnement au changement pour garantir l’adhésion de vos collaborateurs. Voici quelques bonnes pratiques :
- Impliquer les utilisateurs dès la conception du projet, en les faisant participer aux ateliers de définition des besoins et des règles de gestion. Ils seront ainsi plus enclins à adopter la nouvelle solution.
- Communiquer régulièrement sur l’avancement du projet, les bénéfices attendus et les impacts pour les collaborateurs. Utilisez différents canaux : email, intranet, réunions…
- Former les collaborateurs à l’utilisation de la nouvelle application mobile, en organisant des sessions pratiques. Prévoyez également un support utilisateur accessible en ligne.
- Nommer des ambassadeurs dans chaque service pour accompagner leurs collègues et remonter les éventuelles difficultés. Ils faciliteront l’appropriation de la solution.
- Donner de la visibilité aux premiers succès, en communiquant sur les gains obtenus et en valorisant les collaborateurs les plus actifs. Cela créera une dynamique positive.
Chez Numexo, nous vous conseillons à chaque étape de votre projet de dématérialisation des notes de frais. Nos experts vous proposent des supports de conduite du changement adaptés à votre contexte.
Numexo, votre partenaire pour la numérisation des notes de frais
Une solution complète et innovante
Avec Numexo, vous bénéficiez d’une solution complète pour numériser et automatiser la gestion de vos notes de frais :
- Une application mobile multiplateforme (iOS, Android) pour la saisie des dépenses
- Une reconnaissance automatique des justificatifs avec un taux de fiabilité de 95%
- Des contrôles automatisés paramétrables selon vos règles de gestion
- Un workflow de validation électronique personnalisable
- Des tableaux de bord et des états d’analyse des dépenses
- Une intégration facilitée avec vos outils comptables et RH
- Un archivage électronique sécurisé des notes de frais
Une expertise reconnue
Depuis plus de 10 ans, Numexo met son expertise de la numérisation au service des entreprises pour optimiser leurs processus comptables et financiers. Nous avons déjà accompagné plus de 500 clients dans leur projet de dématérialisation des notes de frais, de la PME au grand groupe. Nos équipes maitrisent les meilleures pratiques du marché pour vous proposer une solution sur-mesure et adaptée à vos enjeux.
Un accompagnement personnalisé
Avec Numexo, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé à chaque étape de votre projet :
- Une étude de cadrage pour analyser vos besoins et définir la solution cible
- Des ateliers de paramétrage pour configurer la solution selon vos règles de gestion
- Des sessions de formation pour faciliter la prise en main par vos collaborateurs
- Un support utilisateur dédié pour répondre à vos questions tout au long du projet
- Un suivi régulier de vos indicateurs clés pour mesurer les gains obtenus
Nos experts vous apportent les conseils et les bonnes pratiques pour faire de votre projet de numérisation des notes de frais un succès.
Faites appel à Numexo pour votre projet de numérisation des notes de frais
En numérisant vos notes de frais, vous simplifiez la vie de vos collaborateurs, vous optimisez votre processus de gestion des dépenses et vous réalisez des économies significatives. La dématérialisation des notes de frais s’inscrit dans une démarche plus globale de digitalisation et de performance de votre fonction finance. Avec Numexo, vous avez l’assurance d’un projet réussi, grâce à notre solution innovante et notre expertise reconnue. Nous vous accompagnons pas à pas pour définir et mettre en œuvre la solution la plus adaptée à votre contexte et à vos objectifs.
Alors, prêt à passer à l’action ? Contactez-nous dès maintenant pour échanger sur votre projet de numérisation des notes de frais. Nos experts sont à votre écoute pour réaliser un diagnostic personnalisé et vous proposer une démonstration de notre solution. C’est par ici pour optimiser la gestion de vos dépenses et libérer tout le potentiel de votre fonction finance !
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