Prestataire expert en numérisation de documents

1. Comprendre vos enjeux spécifiques

Tout projet réussi commence par une compréhension approfondie de vos besoins. Nous prenons le temps d’analyser vos objectifs : réduction du papier, optimisation des flux documentaires, sécurisation de votre patrimoine informationnel, conformité réglementaire ou amélioration de l’accessibilité des informations.

Notre audit gratuit constitue la première étape concrète de cette démarche. Il vous permet de bénéficier d’un regard expert sur votre situation actuelle sans engagement, avec une analyse détaillée qui servira de fondation solide à votre projet.

2. Cartographier votre patrimoine documentaire

La phase d’audit nous permet d’établir une cartographie précise de vos archives. Nous analysons les volumes, évaluons l’état des documents, identifions les informations d’indexation pertinentes, étudions les contraintes légales et définissons un plan de classement optimal.

Cette analyse minutieuse est essentielle pour dimensionner correctement les ressources nécessaires, anticiper les éventuelles difficultés techniques et garantir le respect des délais et du budget prévisionnel.

3. Déployer une solution technique sur mesure

L’intégration harmonieuse des solutions de numérisation dans votre environnement informatique constitue une étape déterminante. Nos équipes techniques configurent les équipements, paramètrent les logiciels de traitement et d’OCR, mettent en place les systèmes d’indexation et assurent l’intégration avec vos systèmes existants.

Cette phase technique est réalisée en étroite collaboration avec vos services informatiques pour garantir une mise en œuvre fluide et non perturbatrice, dans le respect de vos contraintes spécifiques.

4. Numériser avec expertise et intelligence

Au cœur de notre prestation se trouve le processus de numérisation lui-même. Nos opérateurs spécialisés préparent soigneusement les documents, réalisent une numérisation haute définition adaptée à chaque type de support, appliquent des traitements d’image avancés et procèdent à une reconnaissance optique des caractères (OCR) de haute précision.

Chaque document bénéficie d’une indexation intelligente et d’un contrôle qualité systématique avant d’être converti dans les formats standards adaptés à vos besoins. Cette attention méticuleuse garantit une qualité irréprochable et une valeur probante optimale.

5. Accompagner le changement dans la durée

La réussite d’un projet de numérisation ne se limite pas aux aspects techniques. L’appropriation des nouvelles pratiques par vos équipes est tout aussi essentielle. C’est pourquoi nous proposons des sessions de formation adaptées à chaque profil d’utilisateur, une documentation personnalisée et un accompagnement continu dans la prise en main des nouveaux outils.

Notre support ne s’arrête pas à la livraison du projet : nous restons à vos côtés pour vous aider à optimiser vos processus et à tirer pleinement parti de votre patrimoine documentaire numérisé.

Une numérisation conforme aux exigences légales

La valeur juridique des documents numérisés est un enjeu crucial pour toute organisation. Numexo garantit une numérisation conforme aux exigences légales les plus strictes, notamment la norme NF Z42-026 qui définit les conditions pour assurer la fidélité des copies numériques.

Depuis le 1er octobre 2016, l’article 1379 du Code Civil prévoit que la copie fiable a la même force probante que l’original. Notre processus de numérisation certifiée répond aux conditions définies par le décret n° 2016-1673, assurant ainsi l’intégrité et l’authenticité de vos documents avec une traçabilité complète.

Un archivage électronique sécurisé et pérenne

En complément de la numérisation, nous proposons des solutions d’archivage électronique conformes à la norme NF Z42-013 (ISO 14641-1). Ces dispositifs garantissent l’intégrité des documents grâce à des mécanismes de scellement électronique, assurent la pérennité des formats et permettent une traçabilité complète de toutes les actions.

Notre système de gestion des durées de conservation vous permet d’appliquer automatiquement les règles d’archivage légales spécifiques à chaque type de document, simplifiant considérablement votre conformité réglementaire.

Libérez votre espace et optimisez vos coûts immobiliers

La numérisation permet une réduction drastique des surfaces de stockage physique. Un simple disque dur de 1 To peut contenir l’équivalent de 43 000 mètres carrés d’archives traditionnelles (Source : DocAuFutur, 2025). Pour une entreprise moyenne, cela représente typiquement une libération de 30 à 40% d’espace, transformable en zones de travail productives.

Dans les zones urbaines où le prix du mètre carré est élevé, cette optimisation immobilière génère des économies substantielles qui amortissent rapidement l’investissement initial de numérisation.

Boostez votre productivité grâce à l’accès instantané

L’impact sur l’efficacité opérationnelle est immédiat et mesurable. Fini les recherches interminables dans des classeurs poussiéreux ! Vos collaborateurs retrouvent n’importe quel document en quelques secondes, peuvent y accéder simultanément, le partager instantanément et y collaborer sans contraintes physiques.

Les études récentes montrent qu’un employé consacre en moyenne plus de 300 heures par an à la recherche de documents physiques (Source : Numen, 2025). La numérisation permet de réduire ce temps de 80 à 90%, libérant un potentiel considérable de productivité.

Protégez votre patrimoine informationnel contre tous les risques

La numérisation offre un niveau de sécurité incomparable face aux risques qui menacent vos documents papier. Incendie, inondation, dégradation naturelle, vol… autant de dangers qui disparaissent grâce à la dématérialisation et aux systèmes de sauvegarde redondante.

Nos solutions de sécurité avancées incluent un contrôle d’accès granulaire, une traçabilité complète des consultations, un chiffrement des données sensibles et des systèmes de détection des tentatives d’intrusion. Face à l’augmentation alarmante des falsifications de documents (244% en un an selon Archimag, 2025), ces protections sont plus essentielles que jamais.

Simplifiez votre conformité réglementaire

La gestion numérique transforme radicalement votre approche de la conformité. L’application automatique des durées de conservation, la capacité à répondre rapidement aux demandes d’accès RGPD, la piste d’audit complète et la gestion des versions simplifient considérablement vos obligations légales.

Cette approche structurée réduit les risques juridiques et financiers liés à la gestion documentaire, tout en facilitant les processus de vérification et d’audit. Dans un contexte réglementaire de plus en plus exigeant, cet avantage devient stratégique.

L’intelligence artificielle au cœur de nos solutions

En 2025, l’intelligence artificielle révolutionne la numérisation et l’exploitation des documents. Numexo intègre ces technologies de pointe pour maximiser la valeur de votre patrimoine informationnel.

Reconnaissance intelligente de documents, extraction contextuelle de données, classification automatique, détection d’anomalies, recherche sémantique avancée, génération de résumés… Ces capacités transforment vos archives statiques en ressources dynamiques et exploitables.

Selon les dernières études, l’intégration de l’IA dans la gestion documentaire améliore la productivité des employés de 20 à 25% (Source : Numen, 2025), tout en réduisant significativement les erreurs de traitement.

Une reconnaissance de caractères ultra-performante

Notre technologie OCR de dernière génération atteint des performances exceptionnelles : taux de reconnaissance supérieur à 99% pour les documents standards et 95-96% pour les documents complexes (Source : Koncile, 2025).

Cette solution multilingue couvre plus de 180 langues, traite efficacement l’écriture manuscrite grâce à des algorithmes d’apprentissage profond, reconnaît les tableaux et structures complexes et applique des corrections contextuelles intelligentes. Le résultat : une conversion fidèle et précise, même pour les documents anciens ou détériorés.

Des technologies de capture adaptées à chaque document

Notre approche multimodale combine différentes technologies pour traiter efficacement tous types de supports. Capture haute résolution jusqu’à 9600 DPI, numérisation 3D pour les documents reliés, capture multispectrale pour révéler des détails invisibles, technologie RTI pour les documents avec textures… Cette diversité technologique nous permet de nous adapter à tous les défis de numérisation.

Des solutions sur mesure pour toutes les entreprises

Quelle que soit la taille ou le secteur de votre organisation, nous proposons des solutions adaptées à vos enjeux spécifiques. TPE/PME en quête d’efficacité, grandes entreprises gérant des volumes importants, startups innovantes ou entreprises en croissance : notre approche flexible s’adapte à votre contexte particulier.

Nos références couvrent un large spectre de secteurs : services, industrie, commerce, finance, assurance, immobilier… Cette diversité d’expérience nous permet d’anticiper vos besoins spécifiques et de vous proposer des solutions éprouvées.

Une expertise pointue pour le secteur juridique

Le secteur juridique manipule des documents à forte valeur probante, nécessitant une approche particulièrement rigoureuse. Notre expertise en numérisation certifiée conforme à l’article 1379 du Code Civil permet aux cabinets d’avocats, études notariales et directions juridiques de bénéficier pleinement des avantages de la dématérialisation.

Nous assurons la gestion des actes authentiques avec conservation de la valeur probante, le traitement des dossiers clients avec indexation avancée, la numérisation des minutes notariales dans le respect des contraintes légales et l’intégration avec les logiciels métier spécifiques au secteur juridique.

Des solutions sécurisées pour le secteur médical

Le secteur de la santé présente des exigences particulières en termes de confidentialité et de sécurité. Nos solutions dédiées incluent la numérisation des dossiers patients dans le respect strict du secret médical, la conformité aux normes HDS (Hébergeur de Données de Santé) et la gestion des documents médicaux complexes.

L’intégration avec les systèmes d’information hospitaliers, les workflows spécifiques adaptés aux processus de soins et la protection renforcée des données conformément au RGPD permettent aux établissements de santé de moderniser leur gestion documentaire en toute sécurité.

Une approche patrimoniale pour les administrations

Les organismes publics gèrent un patrimoine documentaire considérable, souvent de grande valeur historique. Notre expertise en numérisation d’archives administratives et de documents patrimoniaux (registres d’état civil, délibérations, plans cadastraux) permet aux collectivités de préserver ce patrimoine tout en le rendant plus accessible.

Nos solutions conformes au Référentiel Général de Sécurité (RGS) assurent une gestion optimale des flux documentaires administratifs et une valorisation du patrimoine historique, tout en s’intégrant parfaitement aux systèmes d’information territoriaux existants.

Une tarification transparente et personnalisée

Le coût de la numérisation professionnelle dépend de plusieurs facteurs : volume de documents, nature et état des supports, niveau de qualité requis, besoins d’indexation et contraintes spécifiques. Notre audit initial nous permet d’évaluer précisément ces paramètres pour vous proposer une solution parfaitement adaptée à votre budget.

À titre indicatif, nos tarifs 2025 débutent à 0,08€ HT par page pour les documents standards A4/A3 en noir et blanc, avec des options d’indexation et de traitement OCR à partir de 0,02€ HT par page. Des tarifs dégressifs sont appliqués en fonction du volume, avec des formules forfaitaires avantageuses pour les projets importants.

Un retour sur investissement démontrable

La numérisation doit être considérée comme un investissement stratégique plutôt qu’une simple dépense. Notre approche inclut une analyse détaillée du retour sur investissement (ROI) et du coût total de possession (TCO) pour vous permettre d’évaluer précisément la rentabilité du projet.

Les économies directes (réduction des coûts de stockage et de manipulation), les gains de productivité (temps de recherche divisé par 10), la réduction des risques (protection contre les pertes et détériorations) et la valorisation des espaces libérés génèrent typiquement un retour sur investissement en 12 à 24 mois selon les contextes.

Une étude récente montre que la mise en place d’un archivage électronique réduit de 50% les coûts liés à la gestion des documents (Source : Numen, 2021), confirmant la pertinence économique de cette démarche.

Une expertise mature et reconnue

Depuis notre création en 2013, nous avons développé une expertise approfondie qui nous permet d’anticiper et de résoudre efficacement tous les défis techniques et organisationnels liés à la numérisation. Notre maîtrise des projets de toutes tailles, notre connaissance des spécificités sectorielles et notre veille technologique constante font de nous un partenaire de confiance pour votre transformation documentaire.

Une vision globale de votre transition numérique

Numexo ne se contente pas de numériser vos documents, nous vous accompagnons dans une démarche globale de transformation. Notre approche intègre l’analyse de vos processus documentaires, l’optimisation de vos flux d’information, l’intégration avec vos systèmes existants et l’accompagnement au changement pour vos équipes.

Cette vision holistique garantit une transition harmonieuse vers le numérique et maximise les bénéfices de votre investissement sur le long terme.

Un engagement qualité sans compromis

Notre investissement constant dans les technologies les plus avancées et notre méthodologie rigoureuse garantissent des résultats d’une qualité irréprochable. Scanners haute définition, infrastructure sécurisée, cloud souverain français, systèmes de sauvegarde redondants… Nous mettons tout en œuvre pour assurer l’excellence à chaque étape du processus.

Cet engagement pour la qualité se traduit par un taux de satisfaction client de 100%, comme en témoigne notre croissance continue depuis notre création.

Lancez votre projet de numérisation avec Numexo

Transformez dès aujourd’hui votre patrimoine documentaire en ressource stratégique avec Numexo, votre partenaire expert en numérisation de documents.

Un audit gratuit pour démarrer sereinement

Bénéficiez sans engagement d’une évaluation professionnelle de vos besoins documentaires. Notre audit gratuit comprend une analyse de votre patrimoine documentaire, une évaluation des volumes et typologies, l’identification de vos enjeux spécifiques et des recommandations personnalisées accompagnées d’une estimation budgétaire indicative.