Processus d’archivage électronique

Un processus d’archivage électronique complet et conforme aux normes se décompose en plusieurs phases essentielles, formant un cycle de vie documentaire maîtrisé de bout en bout.

Phase 1 : La capture et l’acquisition des documents

La première étape consiste à intégrer les documents dans le système d’archivage :

• Numérisation des documents papier selon la norme NF Z42-026 (numérisation fidèle)
• Capture des documents nativement numériques (emails, fichiers bureautiques, données structurées)
• Contrôle de qualité et d’intégrité des fichiers
• Vérification de l’authenticité des documents
• Détection et élimination des doublons

Cette phase est cruciale car elle détermine la qualité des documents qui seront archivés. Numexo propose des services de numérisation professionnelle garantissant la fidélité et l’intégrité des documents dès leur entrée dans le processus d’archivage.

Phase 2 : Le traitement et l’indexation

Une fois capturés, les documents doivent être traités et enrichis :

• Extraction des métadonnées descriptives (titre, auteur, date, etc.)
• Ajout de métadonnées techniques (format, taille, résolution)
• Indexation selon un plan de classement structuré
• Reconnaissance optique de caractères (OCR) pour les documents numérisés
• Classification automatique ou assistée

L’indexation est particulièrement importante car elle conditionnera la capacité à retrouver efficacement les documents. Selon une étude de Markess, les organisations disposant d’un processus d’indexation structuré réduisent de 70% le temps de recherche documentaire (Source : Markess, Étude sur la gestion de l’information numérique, 2023).

Phase 3 : Le versement et le stockage sécurisé

Le versement dans le système d’archivage électronique (SAE) s’effectue selon un protocole rigoureux :

• Calcul d’empreinte numérique (hash) pour garantir l’intégrité
• Horodatage qualifié pour certifier la date de versement
• Signature ou scellement électronique des documents
• Application des règles de conservation
• Stockage sur des supports sécurisés et redondants

« La force probante d’un document repose sur la préservation de son intégrité lors de sa conservation, appuyée par une empreinte numérique et un horodatage fiable », précise Numexo sur son site, soulignant l’importance de cette étape.

Phase 4 : La gestion du cycle de vie

Tout au long de leur conservation, les documents archivés suivent un cycle de vie contrôlé :

• Application des durées de conservation légales ou métier
• Gestion des accès selon les habilitations
• Traçabilité des consultations et actions
• Migrations de supports ou conversions de formats si nécessaire
• Gestion des versions et des liens entre documents

Phase 5 : La communication et l’accès

L’accès aux archives électroniques est encadré par des procédures spécifiques :

• Authentification des utilisateurs
• Application des droits d’accès
• Journalisation des consultations
• Possibilité d’extraire des copies certifiées conformes
• Mécanismes de recherche avancée

Phase 6 : La conservation à long terme ou l’élimination

La fin du cycle de vie est également gérée de manière rigoureuse :

• Vérification périodique de l’intégrité des archives
• Migration vers de nouveaux supports ou formats si nécessaire
• Élimination sécurisée en fin de durée de conservation
• Conservation des métadonnées après élimination
• Production de certificats de destruction

La mise en œuvre d’un processus d’archivage électronique repose sur plusieurs composantes techniques qui forment ensemble un Système d’Archivage Électronique (SAE) conforme aux exigences normatives.

L’architecture d’un SAE conforme

Un système d’archivage électronique complet comprend plusieurs modules fonctionnels :

• Module de capture et d’acquisition
• Module de traitement et d’indexation
• Module de stockage et de conservation
• Module de recherche et d’accès
• Module d’administration et de supervision
• Module de journalisation et de traçabilité

Cette architecture modulaire permet d’adapter le système aux besoins spécifiques de chaque organisation tout en garantissant la conformité aux normes.

Les mécanismes de sécurité et d’intégrité

Plusieurs technologies sont mises en œuvre pour garantir l’intégrité des archives :

• Hachage cryptographique (SHA-256, SHA-3) pour créer des empreintes numériques uniques
• Horodatage qualifié conforme au règlement eIDAS
• Signature électronique ou scellement pour l’authentification
• Chiffrement des données au repos et en transit
• Blockchain interne pour la traçabilité inaltérable

Numexo intègre ces technologies dans sa solution d’archivage électronique, comme l’indique son site : « La blockchain interne du SAE garantit l’intégrité des documents et des données. »

Les formats d’archivage pérennes

Le choix des formats de fichiers est crucial pour la pérennité des archives :

• PDF/A (ISO 19005) pour les documents textuels
• TIFF ou JPEG 2000 pour les images
• XML pour les données structurées
• MPEG-4 ou Motion JPEG 2000 pour les vidéos
• WAV ou BWF pour les fichiers audio

Ces formats ouverts et standardisés réduisent les risques d’obsolescence technologique et facilitent la conservation à long terme.

L’infrastructure de stockage

L’infrastructure physique doit répondre à des exigences strictes :

• Redondance des données (RAID, réplication)
• Diversité des supports et des sites de stockage
• Sauvegardes régulières et vérifiées
• Surveillance continue des systèmes
• Plan de reprise d’activité (PRA)

Le processus d’archivage électronique s’inscrit dans un cadre juridique précis, qui définit les conditions de validité des archives numériques et les obligations de conservation.

La valeur probante des archives électroniques

Le droit français reconnaît la valeur juridique des documents électroniques sous certaines conditions :

• L’article 1366 du Code civil établit l’équivalence entre l’écrit électronique et l’écrit papier
• L’article 1379 reconnaît qu’une copie fiable a la même force probante que l’original
• Le décret n°2016-1673 précise les conditions de fiabilité des copies

Pour bénéficier de cette reconnaissance, le processus d’archivage électronique doit garantir l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité des documents tout au long de leur cycle de vie.

Les durées légales de conservation

Différentes réglementations imposent des durées de conservation spécifiques :

• Documents comptables et fiscaux : 10 ans (Code de commerce)
• Contrats commerciaux : 5 ans après la fin du contrat (Code civil)
• Bulletins de paie et documents sociaux : 5 ans (Code du travail)
• Dossiers médicaux : 20 ans après la dernière consultation (Code de la santé publique)
• Marchés publics : 10 ans à partir de la fin du marché (Code de la commande publique)

Un processus d’archivage électronique efficace doit intégrer ces durées légales et les appliquer automatiquement aux différentes catégories de documents.

La conformité au RGPD

L’archivage électronique de documents contenant des données personnelles doit respecter le RGPD :

• Principe de minimisation des données
• Limitation des durées de conservation
• Sécurisation des accès et des traitements
• Traçabilité des consultations
• Respect du droit à l’effacement

Numexo garantit que « l’ensemble des données sont hébergées sur le territoire national, en plus d’être en conformité avec le RGPD », assurant ainsi la protection des données personnelles contenues dans les archives électroniques.

Les certifications et normes applicables

Plusieurs certifications attestent de la conformité d’un processus d’archivage électronique :

• Certification NF 461 pour les prestataires d’archivage électronique
• Certification ISO 27001 pour la sécurité de l’information
• Agrément SIAF pour la conservation d’archives publiques
• Qualification SecNumCloud de l’ANSSI pour l’hébergement sécurisé

Ces certifications constituent des gages de confiance importants lors du choix d’un prestataire d’archivage électronique.

Numexo propose une approche méthodique et éprouvée pour mettre en place un processus d’archivage électronique adapté à vos besoins spécifiques, depuis l’analyse initiale jusqu’au déploiement et au suivi.

L’audit préalable et la définition des besoins

La première étape consiste à analyser précisément votre contexte :

• Cartographie des flux documentaires existants
• Identification des typologies de documents à archiver
• Analyse des contraintes réglementaires spécifiques
• Évaluation des volumes et de la croissance prévisionnelle
• Définition des objectifs et des indicateurs de performance

Numexo propose un audit gratuit pour accompagner cette phase cruciale et poser les bases d’un projet adapté à vos besoins réels.

La conception de la politique d’archivage

Sur la base de l’audit, une politique d’archivage sur mesure est élaborée :

• Définition des règles de capture et d’acquisition
• Établissement du plan de classement et des métadonnées
• Détermination des durées de conservation par type de document
• Conception des workflows de validation et d’archivage
• Définition des profils d’accès et des habilitations

Cette politique d’archivage constitue le document de référence qui guidera l’ensemble du processus.

Le choix de la solution technique

Numexo vous accompagne dans la sélection de la solution la plus adaptée :

• Solution SAE en mode SaaS (Software as a Service)
• Déploiement on-premise pour les organisations ayant des contraintes spécifiques
• Approche hybride combinant les avantages des deux modèles
• Intégration avec vos systèmes existants (GED, ERP, CRM)
• Dimensionnement adapté à vos volumes et à votre croissance

La mise en œuvre et le déploiement

Le déploiement du processus d’archivage électronique suit une méthodologie rigoureuse :

• Installation et configuration de la solution technique
• Paramétrage selon la politique d’archivage définie
• Tests de validation fonctionnelle et technique
• Migration des archives existantes si nécessaire
• Formation des utilisateurs et des administrateurs

Le suivi et l’amélioration continue

L’accompagnement de Numexo se poursuit après le déploiement initial :

• Supervision technique de la solution
• Assistance aux utilisateurs
• Audits réguliers de conformité
• Adaptation aux évolutions réglementaires
• Optimisation continue des processus

« Numexo conserve et conservera sa capacité à entendre les besoins exprimés par ses clients, quelle que soit leur taille et leur industrie », souligne l’entreprise, illustrant son engagement dans une relation de long terme.

La réussite d’un projet d’archivage électronique repose sur plusieurs facteurs déterminants, que Numexo a identifiés au fil de ses nombreuses réalisations.

L’implication des parties prenantes

L’adhésion de l’ensemble des acteurs est essentielle :

• Soutien de la direction générale
• Participation active des métiers
• Collaboration entre les services informatiques, juridiques et archives
• Désignation d’un chef de projet dédié
• Communication régulière sur les avancées et les bénéfices

La qualité de la gouvernance documentaire

Une gouvernance claire et formalisée structure le processus :

• Politique d’archivage documentée et validée
• Rôles et responsabilités clairement définis
• Procédures détaillées pour chaque étape du processus
• Indicateurs de performance mesurables
• Revues périodiques et ajustements

L’accompagnement au changement

La dimension humaine est souvent déterminante :

• Formation adaptée aux différents profils d’utilisateurs
• Supports pédagogiques et documentation accessible
• Période de transition avec assistance renforcée
• Recueil et prise en compte des retours utilisateurs
• Valorisation des premiers succès

L’évolutivité et l’adaptabilité de la solution

Le processus d’archivage électronique doit pouvoir évoluer :

• Scalabilité pour accompagner la croissance des volumes
• Adaptabilité aux évolutions réglementaires
• Capacité à intégrer de nouvelles typologies de documents
• Ouverture vers de nouvelles technologies (IA, blockchain)
• Interopérabilité avec l’écosystème informatique

La mise en place d’un processus d’archivage électronique génère de nombreux avantages quantifiables pour les organisations de toutes tailles et de tous secteurs.

Gains d’efficacité opérationnelle

L’optimisation des processus documentaires se traduit par des gains mesurables :

• Réduction de 70 à 80% du temps de recherche documentaire
• Diminution de 50% des manipulations physiques de documents
• Accélération des processus de validation et d’approbation
• Automatisation des tâches répétitives
• Collaboration facilitée entre équipes distantes

Selon une étude de McKinsey Global Institute, les employés passent en moyenne 1,8 heure par jour à rechercher et rassembler des informations. Un processus d’archivage électronique efficace peut réduire ce temps de 60%, libérant ainsi plus de 5 heures par semaine par employé (Source : McKinsey Global Institute, The social economy, 2023).

Économies financières

Les économies réalisées sont significatives :

Sécurisation du patrimoine informationnel

La protection des informations est considérablement renforcée :

• Élimination des risques de détérioration physique (eau, feu, humidité)
• Réduction drastique des risques de perte ou de vol
• Traçabilité complète des accès et des actions
• Sauvegarde automatique et plan de reprise d’activité
• Protection contre les cybermenaces (virus, ransomware)

Comme le souligne Numexo : « Protéger le capital information de votre entreprise est une nécessité absolue : en numérisant vos documents internes et externes, vous protégez l’ensemble de l’entreprise contre les risques qu’elle encourt dans son existence. »

Conformité et réduction des risques juridiques

La maîtrise du processus d’archivage renforce la position juridique :

• Capacité à produire rapidement des preuves en cas de litige
• Conformité démontrée aux obligations légales de conservation
• Réduction des risques de sanctions en cas de contrôle
• Protection contre les contestations de validité des documents
• Traçabilité complète du cycle de vie documentaire

Impact environnemental positif

La dimension écologique devient un avantage compétitif :

• Réduction de la consommation de papier (3 à 5 tonnes par an pour une PME de 50 personnes)
• Diminution des déplacements liés à la gestion documentaire
• Optimisation des espaces de travail
• Réduction de l’empreinte carbone globale
• Contribution aux objectifs RSE de l’entreprise

Selon l’ADEME, la dématérialisation des processus documentaires peut réduire jusqu’à 40% l’empreinte carbone liée à la gestion de l’information dans une entreprise (Source : ADEME, Impact environnemental de la gestion documentaire, 2023).

Le domaine de l’archivage électronique connaît des évolutions constantes, portées par les innovations technologiques et les nouveaux usages. Numexo intègre ces tendances dans sa veille et son développement.

L’intelligence artificielle au service de l’archivage

L’IA transforme progressivement les processus d’archivage :

• Classification automatique des documents
• Extraction intelligente de métadonnées
• Détection d’anomalies et de documents sensibles
• Prédiction des besoins d’archivage
• Assistance à la recherche contextuelle

Selon une étude de Gartner, d’ici 2026, 70% des solutions d’archivage électronique intégreront des fonctionnalités d’IA pour améliorer la classification et la recherche de documents (Source : Gartner, Prévisions sur l’archivage électronique, 2024).

La blockchain comme garantie d’intégrité

La technologie blockchain renforce la sécurité du processus d’archivage :

• Horodatage infalsifiable des documents
• Chaîne de preuves inaltérable
• Traçabilité distribuée des accès
• Smart contracts pour l’automatisation des règles de conservation
• Certification de l’authenticité des documents

La solution d’archivage électronique de Numexo intègre déjà « une blockchain interne qui garantit l’intégrité des documents et des données ».

L’archivage électronique dans le cloud souverain

Le cloud souverain répond aux enjeux de souveraineté numérique :

• Hébergement des données sur le territoire national
• Indépendance vis-à-vis des législations extraterritoriales
• Certification de sécurité de haut niveau
• Évolutivité et haute disponibilité
• Mutualisation des coûts d’infrastructure

L’approche « Records Management » globale

L’archivage s’intègre dans une approche plus large de gouvernance de l’information :

• Gestion du cycle de vie complet des documents
• Intégration dans les processus métiers dès la création
• Approche proactive de la conservation
• Valorisation du patrimoine informationnel
• Gestion des connaissances organisationnelles

Chaque secteur d’activité présente des particularités dans son processus d’archivage électronique, que Numexo prend en compte dans ses solutions personnalisées.

Le secteur bancaire et financier

Les institutions financières font face à des exigences particulières :

• Réglementation stricte (MiFID II, Bâle III)
• Durées de conservation étendues pour certains documents
• Volume considérable de transactions à archiver
• Exigences élevées en matière de sécurité
• Nécessité de recherches rapides en cas d’audit

Numexo propose des solutions adaptées aux contraintes spécifiques du secteur financier, avec une attention particulière à la conformité réglementaire et à la sécurité des données.

Le secteur de la santé

Les établissements de santé gèrent des documents particulièrement sensibles :

• Dossiers médicaux soumis au secret médical
• Conservation longue durée (20 ans minimum)
• Nécessité d’accès rapide pour les soins
• Conformité aux normes HDS (Hébergeur de Données de Santé)
• Interopérabilité avec les systèmes d’information de santé

La solution d’archivage électronique de Numexo répond aux exigences spécifiques du secteur médical, notamment en matière de confidentialité et de disponibilité des données.

Les collectivités et administrations publiques

Le secteur public présente des particularités en matière d’archivage :

• Cadre réglementaire spécifique (Code du patrimoine)
• Contrôle scientifique et technique des Archives de France
• Nécessité de transparence administrative
• Conservation définitive de certains documents patrimoniaux
• Interopérabilité avec les plateformes nationales

Historiquement implantée auprès des collectivités, Numexo maîtrise parfaitement les spécificités de l’archivage public et propose des solutions conformes aux exigences réglementaires du secteur.

L’industrie et la construction

Ces secteurs génèrent une documentation technique importante :

• Plans et schémas techniques à conserver sur très longue durée
• Documentation qualité et certification
• Dossiers d’ouvrages exécutés
• Maintenance et suivi des équipements
• Traçabilité des produits et matériaux

Numexo adapte son processus d’archivage électronique aux besoins spécifiques de ces secteurs, notamment en matière de gestion des documents techniques et de leur cycle de vie prolongé.

Les professions juridiques et réglementées

Avocats, notaires et experts-comptables ont des besoins particuliers :

• Force probante essentielle des documents
• Confidentialité renforcée
• Durées de conservation variables selon les types d’actes
• Recherche contextuelle sophistiquée
• Partage sécurisé avec les clients