À l’ère de la transformation numérique, la gestion et la conservation des documents électroniques représentent un enjeu stratégique pour les entreprises et les administrations. Numexo, expert en numérisation et gestion documentaire, propose des solutions d’archivage numérique SAE (Système d’Archivage Électronique) performantes et conformes aux normes en vigueur. Découvrez comment ces solutions peuvent sécuriser votre patrimoine documentaire tout en optimisant vos processus métiers.
Qu’est-ce qu’un Système d’Archivage Électronique (SAE) ?
Le Système d’Archivage Électronique (SAE) est bien plus qu’un simple stockage de fichiers numériques. Il s’agit d’une solution complète garantissant l’intégrité, la traçabilité et la pérennité des documents, tout en répondant aux exigences réglementaires et aux besoins métiers de votre organisation.
Définition et principes fondamentaux
Un SAE est un ensemble de procédures et de systèmes informatiques qui assurent la collecte, le classement, la conservation et la restitution des documents électroniques tout au long de leur cycle de vie. Contrairement à un simple système de stockage, le SAE applique des mécanismes rigoureux pour préserver la valeur probante des documents archivés.
Selon une étude d’Archimag, 35% des organisations ont déjà finalisé un projet d’archivage électronique en 2025, soit une augmentation de 10 points par rapport à l’année précédente, témoignant de l’importance croissante de ces solutions (Source : Archimag, 2025).
Les différences entre SAE et stockage simple
Il est essentiel de distinguer un véritable SAE d’une simple solution de stockage :
Critère | Stockage simple | Système d’Archivage Électronique |
Intégrité | Non garantie | Garantie par scellement et horodatage |
Valeur légale | Limitée | Complète (force probante) |
Traçabilité | Basique | Exhaustive et inaltérable |
Gestion des durées | Manuelle | Automatisée selon les règles légales |
Conformité | Non certifiée | Certifiée selon les normes (NF Z42-013, ISO 14641) |
Le cadre normatif des SAE
Les SAE s’appuient sur un cadre normatif strict qui garantit leur fiabilité :
- Norme NF Z42-013 / ISO 14641 : définit les spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes d’archivage électronique
- Norme NF 461 : certification spécifique aux prestataires d’archivage électronique
- ISO 27001 : norme de sécurité des systèmes d’information
La solution SAE proposée par Numexo, en partenariat avec Spark Archives, est certifiée selon ces normes, garantissant ainsi un niveau optimal de sécurité et de conformité.
Les avantages d'une solution d'archivage numérique SAE
L’adoption d’un Système d’Archivage Électronique présente de nombreux bénéfices pour votre organisation, tant sur le plan opérationnel que juridique et financier.
Valeur probante et sécurité juridique
La principale force d’un SAE réside dans sa capacité à conférer une valeur probante aux documents archivés. Comme l’explique Numexo sur son site : « La force probante d’un document repose sur la préservation de son intégrité lors de sa conservation, appuyée par une empreinte numérique et un horodatage fiable. »
Cette valeur probante est essentielle en cas de litige ou de contrôle, car elle permet de présenter des documents dont l’authenticité ne peut être contestée. Selon le Code civil, une copie fiable est définie comme une numérisation fidèle (NFZ 42-026) associée à un archivage conforme (NFZ 42-013).
Optimisation des espaces et des coûts
L’archivage électronique permet de réduire considérablement les coûts liés au stockage physique des documents :
- Économie d’espace de stockage physique
- Réduction des frais de gestion des archives papier
- Diminution des coûts d’impression et de reproduction
- Optimisation des processus de recherche documentaire
Une étude menée par le cabinet Markess révèle que les entreprises ayant adopté une solution SAE réduisent en moyenne de 30% leurs coûts de gestion documentaire (Source : Markess, Étude sur la transformation numérique documentaire, 2024).
Accessibilité et collaboration améliorées
Le SAE facilite l’accès aux documents archivés, quel que soit le lieu ou le moment :
- Recherche rapide grâce à des systèmes d’indexation performants
- Accès multi-canal (ordinateur, smartphone, tablette)
- Partage sécurisé des documents entre collaborateurs
- Consultation simultanée par plusieurs utilisateurs
Conformité réglementaire simplifiée
Face à la multiplication des exigences réglementaires (RGPD, lois sectorielles), le SAE constitue un atout majeur :
- Gestion automatisée des durées de conservation légales
- Traçabilité complète des accès et des actions
- Mise en œuvre facilitée du droit à l’oubli
- Démonstration de conformité en cas d’audit
La solution d'archivage numérique SAE de Numexo
Numexo propose une solution d’archivage électronique complète et certifiée, en partenariat avec Spark Archives, un acteur reconnu du secteur.
Les caractéristiques techniques de la solution
La solution SAE de Numexo, basée sur l’outil de Spark Archives, présente des caractéristiques techniques avancées :
- Architecture sécurisée et redondante
- Blockchain interne garantissant l’intégrité des documents et des données
- Horodatage qualifié pour la datation fiable des documents
- Empreintes numériques uniques pour chaque document
- Journaux de traces immuables constitués de blocs de traces
Les fonctionnalités clés du SAE Numexo
Le système d’archivage électronique proposé par Numexo offre un large éventail de fonctionnalités :
- Gestion des droits d’accès granulaire
- Paramétrage des durées de conservation selon les types de documents
- Définition des niveaux de confidentialité
- Recherche multicritères avancée
- Traçabilité complète de toutes les opérations (dépôt, migration, élimination)
- Versement individuel ou par lot de documents
- Conversion automatique des formats pour garantir la pérennité
Les certifications et garanties
Numexo s’appuie sur des certifications reconnues pour garantir la qualité de sa solution d’archivage :
- Certification AFNOR NF 461, attestant de l’expertise et de l’engagement en matière de sécurité
- Conformité à la norme NF Z42-013 / ISO 14641
- Hébergement des données en France, garantissant la souveraineté numérique
- Conformité au RGPD
Les options de déploiement
Pour s’adapter aux besoins spécifiques de chaque organisation, Numexo propose plusieurs modalités de déploiement de sa solution SAE :
- Solution SaaS (Software as a Service) pour une mise en œuvre rapide sans investissement initial
- Solution on-premise pour les organisations ayant des contraintes particulières de sécurité
- Solution hybride combinant les avantages des deux approches
Les types de documents concernés par l'archivage électronique
La solution d’archivage numérique SAE de Numexo s’adapte à tous les types de documents électroniques, qu’ils soient natifs numériques ou issus de la numérisation.
Documents à valeur légale et fiscale
Les documents ayant une portée juridique ou fiscale constituent une priorité pour l’archivage électronique :
- Factures et pièces comptables
- Contrats et avenants
- Bulletins de paie et documents sociaux
- Déclarations fiscales
- Actes juridiques
Le Code de commerce, le Code civil, le Code du travail et le Code général des impôts imposent des durées de conservation minimales pour ces documents, pouvant aller jusqu’à 10 ans. La solution SAE de Numexo permet de gérer automatiquement ces durées de conservation.
Documents techniques et patrimoniaux
Les documents techniques et patrimoniaux nécessitent souvent une conservation à très long terme :
- Plans et schémas techniques
- Documentation produit
- Dossiers d’ouvrages exécutés
- Archives historiques
- Patrimoine culturel numérisé
Grâce à son expertise en numérisation de patrimoine, Numexo est particulièrement bien positionné pour accompagner les organisations dans l’archivage électronique de ce type de documents.
Documents métiers spécifiques
Chaque secteur d’activité génère des documents spécifiques qui peuvent bénéficier d’un archivage électronique sécurisé :
- Secteur médical : dossiers patients, imagerie médicale
- Secteur bancaire : documents d’ouverture de compte, justificatifs de transactions
- Secteur public : délibérations, arrêtés, marchés publics
- Industrie : procédures qualité, rapports d’incidents
Formats de documents supportés
La solution SAE de Numexo prend en charge une large gamme de formats de documents :
- Formats bureautiques (PDF, PDF/A, Word, Excel, etc.)
- Formats d’image (TIFF, JPEG, PNG, etc.)
- Formats d’échange (XML, CSV, JSON, etc.)
- Formats spécifiques (DICOM pour l’imagerie médicale, etc.)
Pour garantir la pérennité des documents, le système peut convertir automatiquement certains formats propriétaires vers des formats ouverts et standardisés comme le PDF/A ou l’XML.
Le processus d'archivage électronique avec Numexo
La mise en place d’une solution d’archivage numérique SAE suit un processus méthodique que Numexo maîtrise parfaitement.
L’audit préalable des besoins
Avant toute mise en œuvre, Numexo réalise un audit gratuit de vos besoins d’archivage :
- Analyse de votre patrimoine documentaire actuel
- Identification des contraintes réglementaires spécifiques à votre secteur
- Évaluation des volumes à archiver
- Définition des priorités d’archivage
- Analyse des processus métiers impactés
La numérisation des documents papier
Pour les documents existant sous forme papier, Numexo propose un service de numérisation fidèle conforme à la norme NFZ 42-026 :
- Préparation des documents (retrait des agrafes, lissage, etc.)
- Numérisation haute définition
- Contrôle qualité
- Indexation selon vos critères métiers
- Restitution ou destruction sécurisée des originaux
Le versement dans le SAE
Une fois les documents numérisés ou pour les documents natifs numériques, le versement dans le SAE s’effectue selon un processus sécurisé :
- Contrôle antivirus (ClamAV)
- Vérification du format de fichier (Apache Tika)
- Conversion éventuelle de format (par exemple, Word vers PDF/A)
- Calcul d’empreinte numérique
- Horodatage qualifié
- Émission d’une attestation de dépôt signée
Comme l’indique Numexo : « Toutes les transactions (dépôt, migration, élimination) sont tracées au sein du SAE. »
La gestion du cycle de vie des documents
Le SAE de Numexo gère l’ensemble du cycle de vie des documents archivés :
- Application automatique des règles de conservation
- Alerte avant la fin de la durée de conservation
- Gestion des procédures de validation pour l’élimination
- Traçabilité des opérations d’élimination
- Conservation des métadonnées après élimination
Les secteurs d'activité concernés par l'archivage numérique
La solution d’archivage numérique SAE de Numexo s’adresse à tous les secteurs d’activité, avec des spécificités adaptées à chacun.
Les entreprises privées (TPE/PME et grandes entreprises)
Les entreprises de toutes tailles peuvent bénéficier d’une solution SAE pour :
- Sécuriser leurs documents stratégiques
- Optimiser leur gestion documentaire
- Faciliter le télétravail et la collaboration à distance
- Se conformer aux obligations légales
- Accélérer leur transformation numérique
Numexo adapte sa solution aux besoins spécifiques de chaque entreprise, quelle que soit sa taille. Comme le souligne l’entreprise sur son site : « Numexo conserve et conservera sa capacité à entendre les besoins exprimés par ses clients, quelle que soit leur taille et leur industrie. »
Les administrations et collectivités
Le secteur public, historiquement au cœur de l’activité de Numexo, présente des enjeux particuliers en matière d’archivage électronique :
- Conservation à très long terme des archives publiques
- Transparence administrative
- Continuité du service public
- Maîtrise des coûts dans un contexte budgétaire contraint
La solution SAE de Numexo répond parfaitement à ces enjeux, comme en témoigne son implantation « historiquement auprès des collectivités de sa région du Var ».
Le secteur de la santé
Le domaine médical génère un volume considérable de documents sensibles nécessitant un archivage sécurisé :
- Dossiers médicaux des patients
- Résultats d’examens et d’analyses
- Imagerie médicale
- Documents administratifs liés aux soins
La solution SAE proposée par Numexo, en partenariat avec Spark Archives, inclut un hébergement HDS (Hébergement de Données de Santé) pour répondre aux exigences spécifiques de ce secteur.
Les professions juridiques et réglementées
Les avocats, notaires, experts-comptables et autres professions réglementées sont particulièrement concernés par l’archivage électronique :
- Conservation des actes authentiques
- Gestion des dossiers clients
- Protection du secret professionnel
- Obligation de conservation à long terme
La mise en conformité réglementaire grâce au SAE
L’archivage électronique est encadré par un ensemble de textes réglementaires que la solution SAE de Numexo permet de respecter.
Les obligations légales en matière d’archivage
Les entreprises et organisations sont soumises à diverses obligations légales concernant la conservation des documents :
- Conservation des documents comptables pendant 10 ans (Code de commerce)
- Conservation des contrats pendant 5 ans après leur terme (Code civil)
- Conservation des bulletins de paie pendant 5 ans (Code du travail)
- Conservation des factures pendant 10 ans (Code général des impôts)
En 2025, ces obligations se sont considérablement renforcées, rendant indispensable l’adoption d’une solution d’archivage électronique conforme.
La valeur probante des documents électroniques
Pour qu’un document électronique ait une valeur probante équivalente à celle d’un document papier, plusieurs conditions doivent être réunies :
- Garantie d’intégrité tout au long de la conservation
- Identification fiable de l’auteur
- Datation fiable
- Conservation dans des conditions qui en garantissent la pérennité
La solution SAE de Numexo répond à toutes ces exigences grâce à des mécanismes de scellement, d’horodatage et de traçabilité.
La conformité au RGPD
L’archivage électronique doit respecter les principes du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) :
- Limitation des durées de conservation
- Mesures techniques et organisationnelles de sécurité
- Traçabilité des accès
- Gestion des droits des personnes concernées
Numexo garantit que « l’ensemble des données sont hébergées sur le territoire national, en plus d’être en conformité avec le RGPD », assurant ainsi une protection optimale des données personnelles contenues dans les documents archivés.
Les normes et certifications
La solution SAE de Numexo s’appuie sur des normes et certifications reconnues :
- Norme NF Z42-013 / ISO 14641 pour les systèmes d’archivage électronique
- Certification NF 461 attestant de la conformité aux exigences de la norme
- ISO 27001 pour la sécurité des systèmes d’information
- Hébergement HDS pour les données de santé
Ces certifications garantissent le plus haut niveau de sécurité et de conformité pour votre archivage électronique.
Comment mettre en œuvre une solution SAE avec Numexo
La mise en place d’une solution d’archivage numérique SAE nécessite une méthodologie rigoureuse que Numexo a développée au fil de ses nombreux projets.
L’évaluation des besoins et la définition du périmètre
La première étape consiste à définir précisément le périmètre du projet :
- Identification des types de documents à archiver
- Définition des durées de conservation
- Évaluation des volumes
- Analyse des processus métiers
- Identification des utilisateurs et de leurs besoins
Numexo propose un audit gratuit pour vous accompagner dans cette phase cruciale.
La conception de la politique d’archivage
Sur la base de l’évaluation initiale, Numexo vous aide à élaborer une politique d’archivage complète :
- Règles de nommage et d’indexation des documents
- Définition des métadonnées pertinentes
- Établissement des règles de conservation
- Définition des profils d’accès
- Procédures de versement et d’élimination
Le déploiement technique de la solution
La mise en œuvre technique de la solution SAE comprend plusieurs phases :
- Installation et configuration de la plateforme (en mode SaaS ou on-premise)
- Paramétrage selon la politique d’archivage définie
- Intégration avec vos systèmes existants (GED, ERP, CRM, etc.)
- Tests de validation
- Migration des données existantes
L’accompagnement au changement et la formation
Pour garantir l’adoption de la solution par les utilisateurs, Numexo propose :
- Des sessions de formation adaptées aux différents profils d’utilisateurs
- Des supports de formation et de la documentation
- Un accompagnement personnalisé pendant la phase de démarrage
- Un suivi régulier pour répondre aux questions et ajuster les paramètres si nécessaire
Les tendances et évolutions de l'archivage numérique
Le domaine de l’archivage électronique connaît des évolutions constantes, que Numexo intègre dans sa veille technologique et réglementaire.
L’intelligence artificielle au service de l’archivage
L’IA transforme progressivement les pratiques d’archivage électronique :
- Classement automatique des documents
- Extraction intelligente de métadonnées
- Détection d’anomalies et de tentatives de fraude
- Prédiction des besoins d’archivage
Selon une étude de Gartner, d’ici 2026, 60% des solutions d’archivage électronique intégreront des fonctionnalités d’IA pour améliorer la classification et la recherche de documents (Source : Gartner, Prévisions sur l’archivage électronique, 2024).
La blockchain et les technologies de confiance
Les technologies de blockchain renforcent la sécurité et la traçabilité des archives électroniques :
- Horodatage infalsifiable
- Preuve d’existence et d’intégrité
- Traçabilité des accès et des modifications
- Conservation des preuves à long terme
La solution SAE de Numexo intègre déjà « une blockchain interne qui garantit l’intégrité des documents et des données ».
L’archivage hybride : physique et électronique
De nombreuses organisations optent pour une approche hybride de l’archivage :
- Conservation physique des documents originaux à haute valeur
- Archivage électronique pour l’usage quotidien et la recherche
- Politique de conservation unifiée pour les deux formats
- Gestion intégrée des archives physiques et électroniques
Numexo, grâce à son partenariat avec Spark Archives, propose cette approche hybride qui facilite la transition progressive vers le tout numérique.
L’évolution des normes et réglementations
Le cadre normatif de l’archivage électronique continue d’évoluer :
- Mise à jour récente de la norme NF Z42-013 / ISO 14641
- Renforcement des exigences en matière de sécurité
- Adaptation aux nouvelles technologies
- Harmonisation des pratiques au niveau international
Numexo assure une veille constante sur ces évolutions pour garantir la conformité de sa solution SAE aux dernières normes en vigueur.
Solution d'archivage numérique SAE: un investissement stratégique
L’adoption d’une solution d’archivage numérique SAE représente bien plus qu’une simple mise en conformité réglementaire : c’est un véritable investissement stratégique pour votre organisation.
En choisissant la solution SAE proposée par Numexo, vous bénéficiez :
- D’une sécurisation optimale de votre patrimoine documentaire
- D’une conformité totale aux exigences légales et réglementaires
- D’une optimisation de vos processus de gestion documentaire
- D’un gain d’espace et de temps significatif
- D’un accompagnement personnalisé par des experts de l’archivage électronique
La transformation numérique des organisations s’accélère, et l’archivage électronique en constitue un pilier fondamental. Avec Numexo, faites de cette obligation une opportunité pour moderniser vos pratiques et sécuriser durablement votre capital informationnel.
Contactez Numexo dès aujourd’hui pour bénéficier d’un audit gratuit de vos besoins en matière d’archivage électronique, et découvrez comment notre solution SAE peut répondre à vos enjeux spécifiques.
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