Selon l’article 3243-4 du Code de travail : « l'employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou des bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans ». Toutefois, pour que la valeur juridique et fiscale des bulletins de paie soient préservées, certaines conditions doivent être respectées, c’est là que le coffre-fort électronique entre en jeu.
La transmission des bulletins de paie par voie électronique doit faire l’objet d’un accord préalable avec le salarié. Il s’agit d’un document signé par ce dernier et qui doit mentionner :
Il est à noter que le salarié doit avoir le droit de revenir au format papier à tout moment.
En vue d’assurer la protection des données contenues dans les bulletins de paie, l’entreprise doit en effet répondre à certaines obligations, précisées dans l’article L.3243-2 du Code du travail :
Seul le salarié concerné peut accéder aux informations contenues dans son bulletin de paie.
Les informations contenues dans les fiches de salaire doivent être lisibles et accessibles. C’est pour cette raison qu’un format PDF standard est privilégié.
Les données que contient le document ne peuvent en aucun cas être modifiables. D’où l’utilisation des documents en lecture seule.
Le salarié doit avoir accès à ses bulletins de paie de manière sécurisée et traçable. Au-delà de la durée légale de conservation, les bulletins de paie sont conservés pour de longues durées : 50 ans minimum ou jusqu’à ce que le salarié atteigne 75 ans.
L’entreprise doit mettre à la disposition de ses salariés la possibilité de confirmer la bonne réception de leurs bulletins de paie par voie électronique.
La conservation des documents d’une entreprise nécessite d’être réalisée dans des conditions permettant la préservation de la valeur juridique, commerciale ou fiscale des documents. Dans le cas des bulletins de paie, ces derniers peuvent être transmis aux salariés (ou anciens salariés) par voie électronique. Pour que cette opération soit légale, les documents transférés doivent être préservés dans leur état d’origine.
Sur le plan pratique, l’utilisation d’un système d’archivage électronique et d’un logiciel de GED (Gestion électronique des documents) permet à l’entreprise de partager avec ses collaborateurs des documents en toute sécurité. Par exemple, une fois le bulletin de paie ajouté au système, le salarié reçoit une notification l’invitant à se connecter à son espace de stockage privé afin de récupérer son document.
Le coffre-fort électronique est considéré comme un service de réception, de stockage, de suppression et de transmission des informations contenues dans des documents électroniques. Selon l’article L.103 du Code des postes et des communications électroniques, en plus de ces fonctionnalités, le coffre-fort électronique doit préserver l’intégrité des documents conservés.
Pour attester du niveau de sécurité de ces solutions de stockage, la norme NFZ 42-013 a été lancée par l’Association Française de NORmalisation : AFNOR. Elle est en fait attribuée aux concepteurs des systèmes d’archivage électronique pour témoigner de la fiabilité de leurs solutions.
Sur le plan fonctionnel, un coffre-fort électronique doit permettre :
