Sommaire
Dans un monde qui tend vers la dématérialisation et le zéro papier, la GED est une notion très souvent évoquée. Il s’agit d’un logiciel avec lequel on assure la gestion, la modification et la sauvegarde des documents numérisés. Si vous avez entendu parler de cette notion, mais cherchez encore des explications sur son impact sur votre entreprise, vous êtes au bon endroit. Nous avons préparé pour vous un dossier complet sur la GED, ses démarches, ses outils et ses impacts sur toute organisation. Bonne lecture !
GED : définition
La GED est un outil permettant aux entreprises et aux organisations de gérer leurs documentations internes et les flux externes sous un format électronique. Elle consiste à numériser, indexer, stocker et exploiter les documents d’une entreprise via une infrastructure informatique. Cela se traduit finalement par la simplification des flux et de l’accès à l’information.
La numérisation
La première étape du déploiement de la GED est l’acquisition de ces derniers. Généralement, et dans un contexte de dématérialisation, l’acquisition des documents se fait par l’intermédiaire de leur numérisation. Cette étape consiste à transformer les supports physiques en des fichiers informatisés (PDF généralement). Des scanners sont ainsi utilisés pour numériser les documents et de nombreuses technologies peuvent être impliquées, parmi lesquelles :
- L’OCR : l’optical character recognition, qui se traduit par la reconnaissance optique des caractères, est une technologie permettant de traduire les textes contenus dans des images ou supports imprimés en des fichiers textuels informatisés.
- La RAD : la reconnaissance automatique des documents est un procédé permettant de trier les fichiers scannés en fonction de leur nature et de leur contenu. Cette technologie permet de faciliter l’organisation des éléments numérisés.
- La LAD : la lecture automatique des documents est une technologie permettant d’extraire et de segmenter les textes contenus dans des formulaires numérisés en vue de les utiliser comme métadonnées facilitant l’organisation des fichiers.
- La RIC : la reconnaissance intelligente de caractères est une technologie permettant de détecter automatiquement certaines expressions et mots dans les documents numérisés. Cette vérification linguistique est utile dans la classification des fichiers en vue de faciliter leur exploitation dans un logiciel de GED.
L’intégration des documents numériques
En vue d’assurer la cohésion de la solution GED et de centraliser l’information, les documents électroniques doivent être également intégrés durant le processus d’acquisition. Il s’agit ici des éléments bureautiques, PDF, Emails et tout autre document numérique généré par les flux ou les échanges avec des établissements partenaires.
La validation des documents
Pour que l’acquisition des documents soit complète, il est nécessaire que les documents concernés soient validés dans leur version finale en fonction des normes en vigueur et les exigences des différents intervenants.
Cette étape implique la mise en place d’un système de validation automatique des documents. Il s’agit d’une chaîne de validation contenant de nombreuses règles aboutissant à approuver la version finale des documents. Ce workflow automatisé est configuré en fonction de la nature du document, les droits d’accès et les profils des utilisateurs ayant le droit d’accès.
L’indexation des documents
L’indexation des documents est un procédé permettant de traiter les fichiers en vue de les classer d’une manière facilitant leur exploitation. Cette étape implique l’utilisation des tags et des métadonnées assurant la récupération rapides des documents.
Le schéma peut varier en fonction de la nature du document et de l’organisation même de l’établissement, mais on reconnaît généralement deux types :
L’utilisation des métadonnées
Il s’agit ici d’indexer les documents par type. Elle implique l’utilisation d’une description standardisée pour que les fichiers soient facilement accessibles par les différents outils. Les métadonnées comportent :
- Le type
- L’auteur
- Le titre
- La date
- La source
- Etc.
L’utilisation des mots clés
Ce type vise le contenu des documents et permet d’accéder facilement aux documents avec les outils de recherche. Des techniques d’organisation statistique sont utilisées pour classer les documents en fonction des termes qui apparaissent le plus dans leur contenu. D’autres techniques peuvent être utilisées pour classer les documents en fonction du champ lexical de leur contenu.
Toutes ces techniques permettent de faciliter la compréhension du contenu et du contexte des documents par les moteurs de recherche internes au logiciel de GED et facilitent ainsi leur exploitation.
Le stockage des documents
Dans les systèmes d’archivage classiques, les documents sont indexés et stockés dans des espaces aménagés. Cela implique une infrastructure adaptée et un espace totalement dédié à l’archivage. La conservation électronique des documents reprend cette même notion, mais cette fois l’espace de stockage se situe dans des serveurs informatiques ou dans le Cloud.
L’archivage électronique des documents est l’une des composantes les plus critiques d’une solution de GED. Les données que contiennent les documents doivent être sécurisées et l’accès doit être restreint par un processus d’authentification.
Des serveurs performants
L’un des objectifs d’une solution de GED est d’assurer l’accessibilité de l’information. Cela ne serait possible qu’avec des systèmes performants. C’est pour cette raison que les performances du serveur est un facteur déterminant de la réussite de la GED. Un faible temps de réponse et une large bande passante font partie des caractéristiques du serveur en question. Cela explique le fait qu’on fasse souvent appel aux serveurs Cloud pour leur capacité d’hébergement et leur haute disponibilité.
Stockage et archivage
Les documents les plus utilisés sont stockés de manière à assurer leur accessibilité. Cela n’empêche pas la possibilité de définir une date de sortie des documents à l’issue de laquelle ils sont placés dans des espaces d’archivage dédiés. De cette manière on s’assure la disponibilité de l’espace d’hébergement pour les documents utilisés dans le cadre des opérations régulières.
L’exploitation des documents
En fonction de la nature de la solution choisie et des besoins de l’entreprise, l’exploitation des documents peut se faire via internet ou intranet (réseau local). En général, la consultation des documents se fait par l’utilisation d’un simple navigateur web permettant ainsi un accès immédiat aux données dont on a besoin.
Les applications web et les logiciels GED permettent de faciliter l’accès et le partage des données pour fluidifier les workflows et assurer une meilleure productivité.
GED et archivage électronique
On peut facilement confondre les notions de GED et d’archivage électronique. Les deux permettent de gérer des documents numérisés et stockés dans des serveurs informatiques. Un logiciel de gestion électronique des documents permet de faciliter la gestion et la circulation des données au sein de l’entreprise alors que l’archivage électronique permet de stocker les documents et de les conserver.
Ces deux solutions sont donc associées pour permettre à l’entreprise de mieux gérer sa documentation et assurer la pérennité des documents. La GED permet d’organiser le cycle de vie des documents avant qu’ils ne finissent dans un système d’archivage électronique (SAE).
GED et ECM
L’ECM ou Enterprise Content Management est un procédé par lequel une entreprise gère le contenu de sa documentation. Ce processus est impliqué dans la création d’une solution de GED pour faciliter la recherche des données. En fait, ce logiciel permet aux usagers de la GED de parcourir rapidement le contenu des documents en recherchant les infos dont ils ont besoin.
L’organisation dans un index des documents électroniques implique des techniques comme l’utilisation des métadonnées, des données structurées ou des mots clés. Ces techniques, ne pouvant pas être appliquées sur certains types de documents qui sont de nature non structurée, laissent place à de tels procédés. Les documents bureautiques, les courriers électroniques, les fax, etc. font partie de ces documents qui contiennent des données non structurées et non formatées.
La procédure ECM
L’ECM a pour objectif de définir le cycle de vie des documents contenant des données non structurées, qu’ils soient numériques ou en papier numérisé à l’aide des outils dédiés. Cela concerne même les supports visuels, audio et audiovisuels. Il est le procédé par lequel les données non structurées sont acquises, classées, utilisées et stockées au sein de l’entreprise.
Ce procédé permet, en fait, de mutualiser différentes technologies. Il a pour objectif de permettre à l’entreprise de mettre en place un logiciel de gestion de contenu adapté à ses besoins. Ces technologies peuvent être :
- De
- De gestion de contenu utilisées pour produire du contenu structuré sur des sites internet ou intranet
- De gestion des documents d’archives ou « record management » permettant à l’entreprise de faciliter l’extraction des données.
- Des logiciels de gestion électronique des courriers (comme la solution Resoposte).
- Les workflows qui permettent de créer des flux personnalisés facilitant le partage des données entre les différents usagers.
Ses avantages
Une société peut accumuler de grands volumes de données non structurées provenant de multiples canaux et prenant de nombreuses formes, tels que :
- Courriers électroniques
- Images
- Vidéos
- Documents bureautiques
- Fax
- Etc.
Un bon outil permet à l’entreprise de mieux gérer ces flux de données non structurées (qui peuvent atteindre 80% du volume total des informations). Cette maîtrise se traduit par une meilleure efficacité des équipes qui auront un accès rapide et simple aux infos dont elles ont besoin. Le travail collaboratif est ainsi amélioré et les infos circulent plus rapidement entre les différents intervenants.
Finalement, tous ces avantages se traduisent par une optimisation de la productivité et une élimination de pertes de temps liés à la recherche fastidieuse de données. De plus, un tel procédé permet à l’entreprise de mieux sécuriser ses données et éviter la perte de la data.
Envie d’aller plus loin ?
Les avantages de la GED
Sur le plan pratique, la GED est une solution apportant de nombreux bienfaits aux organisations. Elle permet de faciliter l’accès en permettant aux collaborateurs de trouver rapidement le bon document au bon moment.
Par ailleurs, une telle solution de partage des données permet d’assurer une meilleure cohésion des équipes et une coordination optimisée. Les personnes autorisées peuvent effectuer des modifications pour assurer la mise à jour des documents, et cela se traduit par un meilleur partage des connaissances et une efficacité accrue des équipes de formation, par exemple.
Au final, la gestion électronique des documents assure une meilleure gouvernance de la documentation, qui se traduit par une meilleure efficacité des différents départements.
Une productivité accrue
L’optimisation de l’accès à la bonne information au bon moment et l’amélioration du partage des données entre les équipes ne peut qu’améliorer la productivité au sein de l’entreprise. Prenons l’exemple d’une entreprise industrielle, où la documentation joue un rôle primordial dans la production des pièces conformes. Tout le processus de la production repose sur le respect des instructions et des modes opératoires. Si les opérateurs ont un accès immédiat aux infos, via un logiciel de GED, ils sauront mieux réaliser leurs missions. De plus, permettre aux équipes de maintenance industrielle d’accéder et de remplir des formulaires numériques est aussi avantageux. Cela leur permet de faire remonter rapidement et de centraliser les données en vue d’optimiser la planification des opérations de maintenance. La GED dans un tel milieu permet de booster la productivité tout en éliminant les gaspillages.
Optimisation des coûts
La gestion des documents physiques implique des ressources humaines et financières non négligeables. Sans oublier également l’espace dédié à l’archivage. Les charges d’acquisition du papier, du matériel d’impression et d’archivage feront partie du passé après le déploiement d’un logiciel de GED. Cela se traduit par l’optimisation des coûts de fonctionnement de l’organisation. L’archivage classique implique aussi des ressources humaines. Les personnes chargées de la création d’index, la mise à jour et la conservation des documents. Ces postes sont également obsolètes après la création d’un processus de GED. La gestion de l’archivage est automatisée par les workflows de la GED. Il est ainsi possible d’optimiser les ressources humaines impliquées dans cette tâche.
Meilleures performances écologiques grâce à la GED
La production du papier a des conséquences importantes sur l’environnement, auquel s’ajoutent les effets des déchets rejetés en nature. La réduction de l’utilisation de la paperasse et le passage vers la GED permettent de réduire considérablement cet impact environnemental.
S’engager dans la transition numérique et l’adoption de la GED permet aux entreprises d’optimiser leurs performances écologiques, chose qu’apprécient les clients, partenaires et investisseurs.
Comment mettre en place un système de GED ?
Le déploiement d’un système de GED est une procédure qui nécessite d’être étudiée en amont, pour définir les besoins et spécificités de l’entreprise, ainsi que les fonctionnalités à intégrer au système de GED. Il est ainsi nécessaire de faire appel à des spécialistes des systèmes de GED pour assurer la réussite de la transition.
Analyser les besoins de la société
Pour une meilleure GED, on vous conseille d’impliquer vos collaborateurs dès le début du processus. Ils vous aideront à cerner les besoins fonctionnels. Ils contribueront, en plus, à la création des workflows nécessaires pour faciliter l’accès et le partage des connaissances. On réalise ainsi un questionnaire dans le cadre de cette enquête pour cerner les besoins et les attentes.
La création d’un cahier des charges
Afin d’exprimer les besoins définis dans l’étape précédente, il est nécessaire de créer un cahier des charges définissant toutes les attentes de votre système de GED. Cette étape permet ainsi de décrire en détails les besoins fonctionnels pour les traduire en des fonctionnalités techniques.
Le cahier des charges sera la référence durant toute la procédure de déploiement de la GED.
Choix et collaboration avec une entreprise spécialisée
Le déploiement d’un système de GED nécessite l’intervention des spécialistes pour assurer la réussite du projet. Ils détiennent le matériel et le savoir-faire nécessaires. Ils procèdent au déploiement de l’outil respectant le cahier des charges établi. Vous devez, cependant, garantir toutes les conditions nécessaires pour permettre à ces équipes de mener à bien leur mission.
Les solutions de GED
La GED implique le choix d’un logiciel pour répondre aux besoins de sécurité, d’accessibilité et de rapidité. De nombreuses solutions techniques sont ainsi disponibles :
Les SaaS : applications web
Les SaaS sont des applications web hébergées dans le Cloud qui sont accessibles par le moyen d’abonnements. Ces solutions se caractérisent généralement par leur haute disponibilité et leur coût peu élevé.
Côté serveur, les SaaS sont hébergées sur des serveurs virtuels très performants. Les utilisateurs partagent cette infrastructure tout en bénéficiant chacun d’une base de données dédiée permettant de sécuriser ses données.
Le principal avantage d’une telle solution est le fait qu’elle permet à l’entreprise de progresser à son propre rythme en termes de volumes de données échangées. De plus, l’infrastructure de ces solutions permet d’être théoriquement illimitées en termes de volumes d’échange et en nombre d’utilisateurs.
Enfin, l’utilisation des SaaS pour la gestion documentaire permet aux entreprises d’accélérer la mise en place de leurs systèmes de GED. Elles n’auront pas besoin de configurer de solutions locales et de faire face à des coûts élevés de licences.
Le niveau de sécurité des Saas
Le niveau de sécurité des SaaS est l’un des principaux facteurs qui font d’elles des solutions fiables. D’abord, les contrats d’utilisation sont très clairs en précisant les responsabilités de chacune des parties. Par ailleurs, seuls les utilisateurs sont les propriétaires de leurs données. Elles sont récupérables en totalité en cas d’annulation d’abonnement ou en cas de défaillance pour une quelconque raison.
Il faut également rappeler que le code source d’une telle solution bénéficie généralement d’une haute protection. Cela permet de renforcer la sécurité de l’application et éviter toute infiltration par exploitation des failles.
Les solutions gratuites ou Open Source
L’idée d’utiliser des solutions gratuites pour son projet de GED peut être tentante. De nombreux logiciels Open Source de gestion documentaire sont disponibles sur le marché. Cependant, on vous déconseille d’utiliser de telles solutions pour de nombreuses raisons.
Souvent, les logiciels gratuits ne sont que des versions d’essai des logiciels payants. On peut les considérer comme des versions d’essai des logiciels payants qui peuvent s’avérer coûteux. De plus, en cas de défaillance, on peut faire face à un service client inexistant ou indisponible. N’oublions pas que, si l’on paye pour utiliser un outil, c’est aussi pour avoir le support en cas de besoin.
Pour finir, ces solutions ne bénéficient pas toujours des mises à jour nécessaires. Chose qui peut mettre en danger la pérennité de l’outil, voire même sa sécurité.
Les solutions sur-mesure
Cela dépend encore une fois des besoins et de la taille de la société. La création des solutions sur-mesure peut s’avérer une bonne chose dans le cas où l’entreprise aurait besoin de fonctionnalités personnalisées.
Le principal avantage d’une telle solution est le fait qu’elle permet de répondre aux besoins pointus de l’entreprise. Des équipes de spécialistes la déploient pour s’adapter aux différents métiers et aux spécificités de l’entreprise.
La qualité et le niveau du support de ces solutions sont beaucoup plus supérieurs. Les prestataires peuvent également assurer la formation des collaborateurs. Cela permet de faciliter la prise en main et l’utilisation de la solution par les équipes.
Limites et inconvénients de la GED
Bien qu’elle ait de nombreux avantages, la GED a également quelques limites et inconvénients. Les limites de la GED apparaissent dans des milieux où il y a une forte résistance aux changements. En fait, en bouleversant les méthodes, la GED peut faire face à une forte résistance. Il ne faut pas oublier que la formation des collaborateurs est nécessaire pour qu’ils apprennent l’utilisation de ces nouveaux logiciels.
La formation des collaborateurs
Pour que l’utilisation des solutions de la GED se déroule dans les meilleures conditions, former les collaborateurs est une nécessité. Un accompagnement sur-mesure permet aux collaborateurs de réussir la prise en main de ces nouveaux logiciels et accomplir leurs missions dans les meilleures conditions.
La formation des collaborateurs demande ainsi des ressources financières et du temps. Généralement, si vous faites appel à une entreprise spécialisée dans la GED, celle-ci s’occupera également de la formation de vos collaborateurs.
Choisir des serveurs performants
Les serveurs informatiques font partie des composantes essentielles d’une GED solide. Si vous avez choisi de mettre en place une GED avec des moyens développés sur-mesure, le déploiement de serveurs locaux performants est indispensable. Ces derniers hébergent la solution de GED ainsi que les documents numérisés.
Les serveurs performants permettent de réduire le temps d’attente et d’accélérer l’accès aux documents. Ils permettent également de partager et d’échanger de grands volumes.
De tels équipements peuvent s’avérer coûteux. Il serait ainsi utile de bien planifier et de prévoir tous les coûts de la GED.
La sécurité
La sécurité est un enjeu primordial de la GED. Les documents numériques doivent bénéficier d’une haute sécurité contre les vols et la perte. Des professionnels peuvent vous accompagner à ce niveau. Ils permettent de mettre en place un système de sécurité infaillible et protéger la data que vous traitez et hébergez.
Les solutions SaaS sont les plus réputées, sur le plan de la sécurité. Les éditeurs de ces applications mettent tout en œuvre pour protéger leur code source et prévenir les attaques de piratage. De plus, les mises à jour de sécurité régulières permettent de vous protéger contre les nouvelles attaques.
Parallèlement, on vous conseille d’opter pour une solution de sauvegarde. Il vous permet d’avoir toujours des copies de ce que vous hébergez. Ainsi, vous pouvez les restituer en cas de dysfonctionnement ou de tout autre problème.
Numexo : spécialistes de la GED à votre service
Numexo est leader de la mise en place de solutions de GED pour les entreprises de toutes les tailles. Nos collaborateurs vous accompagnent dès les phases d’étude préalable et d’audit. Ils vous aident à cerner vos besoins et les fonctionnalités dont vous avez besoin. Nos experts s’occupent par la suite du déploiement des systèmes de gestion documentaire selon votre cahier des charges. Enfin, nos formateurs accompagnent vos collaborateurs afin d’accélérer la prise en main et l’apprentissage des nouvelles méthodes.
Les équipes de support de Numexo seront toujours à votre écoute pour répondre à toutes vos questions et vous fournir l’assistance nécessaire en cas de besoin.
Qu’attendez-vous ? Rejoignez la transformation numérique dès maintenant !