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Saviez-vous que, selon les données d’IDC, un salarié passe en moyenne 30% de son temps de travail à la recherche de documents et que 50% de ces recherches n’aboutissent pas ? (source : Information: The Lifeblood of the Enterprise). Parmi les solutions de gestion électronique de documents qui optimisent les flux documentaires et compilent les documents au sein des entreprises, « eDocPro » est idéal pour accompagner les entreprises dans leur transformation numérique.
eDocPro : qu’est-ce que c’est ?
Comme on l’a dit, le temps consacré à l’archivage des documents et à leur recherche perturbe largement la productivité au sein des entreprises.
Pour cette raison, eDocPro constitue une solution sur mesure pour simplifier les flux documentaires en centralisant notamment les documents des différents services.
Ce procédé numérique intègre les fonctionnalités suivantes :
- Envoi de factures.
- Signature électronique de documents.
- Gestion, classement et indexation documentaires.
- Modules de travail collaboratif comme les workflows, ou bannettes collaboratives.
De plus, eDocPro est une solution 100% Cloud économique en ce sens qu’elle permet une meilleure maîtrise des coûts informatiques pour l’entreprise. Enfin, son installation est simple et rapide et inclut la maintenance et les mises à jour assistées.
Cette application s’adapte entièrement à toute méthode de travail. Grâce à son interface simple, elle permet aux documents de l’entreprise d’être accessibles à partir d’une simple connexion internet sécurisée.
Pour plus d’informations sur la gestion électronique des documents, consultez notre dossier GED.
A quoi ça sert d’activer votre eDocPro ?
D’une part, eDocPro protège le patrimoine documentaire de l’entreprise à travers la dématérialisation des documents.
D’autre part, l’activation de votre eDocPro permet à l’employeur de transmettre le bulletin de paie de son employé au format numérique souhaité.
Ainsi, les collaborateurs retrouvent chaque mois leur bulletin de paie dans l’eDocPro : dans la rubrique « Mes employeurs » puis dans le dossier au nom de leur employeur.
Ces bulletins de paie ne peuvent pas être supprimés du coffre-fort et sont téléchargeables au format PDF.
Comment activer son eDocPro ?
Tout d’abord, l’employeur transmet un code d’activation à l’employé, par courrier papier, en main propre ou par email; l’employé doit ensuite le saisir en évitant soignuesement toute erreur, puis renseigner les champs requis.
On conseillera de renseigner une adresse email personnelle plutôt que professionnelle.
Un panel de fonctionnalités puissantes
Ce procédé numérique présente des fonctionnalités simples et performantes en matière de classement automatique et d’optimisation de la gestion des documents, mais aussi de circulation sécurisée des informations au sein des services et de suivi des contrats.
La richesse de ses modules en fait un outil adaptable à toutes les tailles et tous les types d’entreprises.
Grâce à la véracité des documents – via une certification des duplicata issus des coffres-forts et leur date de dépôt avec garantie de résultat – tout responsable peut signer des documents à partir de son bureau électronique eDocPro.
Ainsi, en cas de litige, l’emploi d’eDocPro permet de conserver la valeur probante des documents.
Cette gestion au quotidien se réalise dans la majorité des cas par l’option « eDocSuivi », qui facilite le croisement automatique entre le relevé de compte bancaire et les factures.
En cas de besoin, le partage des résultats avec l’expert-comptable est possible en moins d’une seconde puisque l’exploitation de ces données est facilitée par ses outils informatiques sans manipulation.
Envie d’aller plus loin ?
Les avantages de la solution eDocPro
Le recours à la solution eDocPro pour la totalité des documents internes générés au sein d’une entreprise permettra notamment :
- D’assurer une réduction de plus de la moitié des coûts d’expéditions et de stockage des documents.
- De certifier la circulation des données et des événements attachés à ces derniers. Ainsi, l’action de couplage via la signature électronique va permettre d’authentifier les parties signataires du contrat.
- D’éviter les échanges de documents papiers en alertant les clients ou les fournisseurs par des notifications sur leur téléphone mobile ou dans leur coffre-fort numérique.
- D’avoir un impact écologique, économique et sociétal lors de la dématérialisation et de l’échange des documents. L’utilisation de la solution eDocPro permet à l’entreprise d’obtenir le label développement durable.
Pour résumer, « eDocPro » signifie tout simplement :
- Moins de papier.
- Moins de pollution.
- Plus de temps gagné.
- Moins d’erreurs.
- Une notoriété et image de marque modernisées.
- Un engagement écologique reconnu.
C’est le système incontournable pour simplifier la tâche de gestion des documents : classer, archiver et partager, depuis n’importe quel dispositif de communication numérisée (ordinateur ou Smartphone). Ainsi, tout le monde retrouve tous ses documents, à tout moment, et où qu’il soit.
Numexo est votre partenaire pour passer au digital
Si vous êtes à la recherche de solutions de GED, Numexo vous apporte la solution la plus adaptée. Après une phase d’audit identifiant les besoins de votre organisation, nous procédons à l’identification et la mise en place des solutions les plus adaptées.