Comment choisir sa solution de GED ?

Afin de réussir tout projet de numérisation et de mise en place d’un système de gestion électronique de documents, il est nécessaire de réfléchir à chacune de ses composantes. La solution de GED est le logiciel qui assure la gestion des documents numérisés. Son choix est déterminant pour obtenir un système de GED de haute qualité. Faisons un tour d’horizon de ce qu’il faut savoir pour bien choisir sa solution de GED.

Quelles sont les principales caractéristiques de la solution GED ?

Le principal rôle d’un logiciel de GED est d’assurer la bonne gestion des documents numérisés. Il offre ainsi les fonctionnalités qui s’adaptent en fonction du volume de documents dématérialisés à traiter. Ces différentes solutions s’adaptent également aux différents processus métiers.

L’autre principale caractéristique d’une solution GED est qu’elle permet d’instaurer le travail collaboratif entre les différentes équipes. En fait, installée sur un Cloud ou sur un serveur local, une solution GED doit faciliter l’accès et le partage des documents. Sans pour autant oublier la sécurité nécessaire à la protection de ses documents numérisés.

Comment choisir sa solution de GED ?

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Commencer par un audit ou une évaluation de ses besoins

Pour choisir les outils et les solutions adaptés à son fonctionnement, l’entreprise doit clairement définir ses attentes. Un audit ou une étude préalable est à réaliser pour définir les besoins de l’entreprise. On détermine ainsi la quantité de documents numérisés qui sera traitée ou gérée par la solution de GED. De plus, il faut définir les fonctionnalités comme le partage, le travail collaboratif, la création et la gestion des workflows, ou encore la traçabilité etc.

L’infrastructure informatique est également à auditer pour savoir quelles solutions techniques peuvent être intégrées.

À l’issue de cette phase, on peut commencer par créer la liste des outils ou des solutions de GED répondant aux critères définis.

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Choisir la solution adaptée

Par solution adaptée, il faut entendre la solution la plus pertinente par rapport aux processus et aux métiers de l’entreprise.

De fait, de nombreux éditeurs proposent des solutions développées spécifiquement pour certains secteurs d’activité. Elles offrent des fonctionnalités ajustées aux processus métiers. Par exemple, une solution de GED créée spécialement pour les administrations publiques ne sera pas conforme à une utilisation au sein d’une entreprise industrielle.

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Vérifier les avis d’utilisateurs

L’environnement internet d’aujourd’hui permet aux consommateurs de bien se renseigner avant de prendre une décision d’achat. Ceci s’applique aussi au choix de sa solution de GED. 

Consulter les avis des utilisateurs d’une solution sur le web permet de se faire une idée sur les difficultés qu’ils ont rencontrées, ou sur la qualité du service support etc. Il est même possible de rencontrer des études comparatives des différentes solutions. Elles permettent de guider les utilisateurs dans le choix de la solution la mieux adaptée.

Conclusion

Le choix d’une solution de GED n’est pas une décision banale. Il faut prendre le temps de bien définir ses besoins et ses attentes avant de choisir la solution la plus adaptée à la nature et la typologie de son organisation.

Dernier conseil : il est toujours préférable de s’orienter vers une solution de GED évolutive. Celle-ci pourra s’adapter au développement de votre entreprise, à la complexification de ses processus et à l’augmentation des volumes de documents gérés.