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La sécurité de la documentation est l’un des principaux enjeux des entreprises. Les documents papiers sont stockés et archivés dans des espaces dédiés et protégés par des mesures particulières. Numériser ses documents est un premier pas vers leur sécurisation. Cependant, d’autres mesures doivent être appliquées pour assurer une sécurité supplémentaire contre le piratage et les attaques malveillantes. On vous propose ici un dossier sur la numérisation et la sécurité.
Numérisation et sécurité des documents : quelle relation ?
Contrats, factures, bilans, données de recherche, instructions, modes opératoires, brevets, etc. sont autant de documents d’une importance stratégique pour les entreprises, d’où l’intérêt de les sécuriser convenablement.
Garder ces documents uniquement en format papier représente un risque majeur. Le papier peut facilement être détérioré voire détruit sous l’effet de l’humidité, du feu, etc. En cas de sinistre, la documentation de l’entreprise est mise en péril, d’où l’intérêt de la protéger. Passer au format numérique représente la première étape vers la conservation de la documentation professionnelle.
Une fois numérisés, les documents peuvent être facilement archivés en toute sécurité sans avoir besoin d’allouer des espaces dédiés ou du personnel. La disponibilité des documents stockés dans des espaces numériques représente également un grand avantage, puisque les équipes peuvent accéder à tout moment aux informations dont elles ont besoin, à condition d’avoir les droits d’accès nécessaires.
Comment numériser ses documents professionnels ?
La numérisation des documents est un processus qui peut devenir complexe en fonction de la nature des documents. Il s’agit de transposer les informations contenues sur des supports en papier vers des supports numériques (PDF, images, etc.) en vue de les exploiter par des systèmes d’information.
Cette transformation nécessite l’intervention de professionnels spécialisés qui effectuent, en premier lieu, une analyse des besoins et des ressources nécessaires pour le projet de numérisation. Une fois les documents à numériser sélectionnés, ils procèdent à leur numérisation en utilisant des scanners adaptés.
L’indexation des documents représente l’étape suivante qui consiste à intégrer les documents numérisés dans des systèmes de GED en utilisant des technologies comme les RAD, LAD et OCR. Cette étape facilite l’accessibilité des documents et des informations par la suite.
Une fois qu’on les intègre dans un système de gestion électronique, on stocke les documents sur des serveurs informatiques, qui deviennent ainsi accessibles et exploitables par vos collaborateurs. On chiffre les échanges avec les serveurs pour assurer la sécurité des informations qu’on partage au sein de l’entreprise ou avec des clients ou des partenaires.
Numérisation et sécurité : les coffres-forts électroniques et l’archivage numérique
L’archivage des documents en papier nécessite parfois d’immenses espaces, des mesures de sécurité adaptées, une climatisation et même du personnel de sécurité dans certains cas. Mais pour les documents numériques, l’archivage nécessite une infrastructure complètement différente.
Utiliser un coffre-fort électronique est la solution idéale pour un archivage sécurisé. Il protège la documentation du risque de piratage, de vol et des virus informatiques.
Le coffre-fort numérique est un service d’archivage bénéficiant d’une haute sécurité pour assurer le stockage des documents sensibles en limitant l’accès à certaines personnes.
Les 3 niveaux de sécurité
Un coffre-fort électronique peut bénéficier de 3 niveaux différents de sécurité, il s’agit de :
- Simple espace de stockage
Ce système ne garantit aucune sécurité des données. Il s’agit d’un simple espace de stockage et de sauvegarde. En cas de dysfonctionnement, le fournisseur n’a aucune responsabilité de restitution des données.
- Espace d’archivage sécurisé
Il s’agit d’une solution de stockage et d’archivage des données bénéficiant d’un haut niveau de sécurité. La nature de son architecture et le niveau de contrôle d’accès permettent d’assurer la sécurité des documents archivés.
- Espace d’archivage à vocation probatoire
Il s’agit d’un système de conservation des documents qui ont une valeur juridique. Il garantit l’intégrité des documents officiels par des processus comme l’horodatage, l’empreinte des documents, les signatures électroniques, etc.
Cas d’utilisation
En B to B
Le coffre-fort numérique permet de stocker les documents officiels et de les protéger contre la falsification. Il peut s’agir des contrats, des factures, des commandes, etc. Il s’agit ici de tous les documents échangés entre une entreprise et ses collaborateurs, clients et partenaires.
En B to C
Il s’agit des espaces clients proposés par des entreprises du secteur financier, de l’assurance et de la santé pour permettre à leurs clients d’accéder à leurs documents officiels. Garantissant disponibilité et sécurité, ce système peut s’avérer très utile dans la réduction de la circulation des documents matériels.
Numérisation et sécurité : les bonnes pratiques
En plus de la mise en place d’un système de gestion électronique des documents et leur stockage dans des coffres-forts sécurisés, certaines bonnes pratiques s’imposent pour assurer la sécurité des documents. En voici quelques unes :
Crypter les données
L’envoi des documents entre deux serveurs doit être sécurisé pour éviter que les données ne soient interceptées par des pirates informatiques. Le cryptage des données permet de les protéger et d’éviter que les pirates les volent.
On peut crypter les documents en PDF, par exemple. Il s’agit de verrouiller l’accès aux personnes non authentifiées ou ne disposant pas des droits d’accès nécessaires. Protéger ses documents par des mots de passe a de nombreux avantages. Cela permet donc d’éviter que des personnes externes, ou même des collaborateurs n’ayant pas les droits d’accès, de consulter le contenu des documents sensibles.
Chiffrer les documents par identifiant numérique
Le partage ou l’envoi des documents par voie électronique comme par les courriers ou par l’intermédiaire d’un client FTP ou SMB peut les exposer à un risque. Un identifiant numérique unique permet de chiffrer les données que contiennent les documents.
Contrairement à l’utilisation d’un chiffrement S/MIME pour sécuriser la messagerie, utiliser un identifiant numérique permet de sécuriser la pièce jointe. On peut ainsi utiliser des clés publiques ou des certificats stockés sur le serveur LDAP.
Utiliser des signatures électroniques
Les signatures électroniques des documents en PDF permettent d’éviter le risque de falsification des documents. Il est ainsi impératif d’utiliser un système de signature PDF permettant de donner une indication sur l’origine et la provenance du document.
Certains scanners proposent la fonctionnalité d’ajouter une signature numérique contenant les informations relatives au certificat installé sur l’appareil.
De cette manière, on peut facilement identifier les informations non valides ou les documents non authentiques.
Numérisation et sécurité dans les systèmes de GED
Les systèmes de GED permettent à l’entreprise de mettre en place un espace collaboratif. Ce dernier permet aux équipes internes d’accéder aux informations dont elles ont besoin. La mise en place de tels systèmes permet à l’entreprise de mieux maîtriser sa documentation numérique et de booster sa productivité tout en réduisant les coûts.
Cependant, pour qu’ils s’adaptent parfaitement à la gestion documentaire, les systèmes de GED doivent bénéficier d’une haute sécurité afin de protéger les données de l’entreprise.
Protection des données sur le Cloud
Certaines entreprises optent pour l’option 100% Cloud pour la gestion de leur documentation. Ce choix s’avère risqué puisqu’on remarque parfois les limites du Cloud en termes de sécurité des données. Étant une solution proposée par des fournisseurs tiers, l’entreprise ne peut pas garantir que leurs données soient totalement à l’abri des attaques et des intrusions. En d’autres termes, l’entreprise n’a pas un contrôle total sur le sort de ses données.
En raison de ces risques, certains fournisseurs de services Cloud proposent des solutions chiffrées de bout en bout connues également sous l’appellation « Zero Knowledge ». Ce concept offre une meilleure souveraineté, puisque ces solutions sont inaccessibles même aux ingénieurs système du fournisseur.
Il est ainsi impératif de vérifier le niveau de sécurité des solutions Cloud avant de faire un choix. L’entreprise doit avoir, à elle seule, l’accès total à ses données hébergées.
Envie d’aller plus loin ?
Assurer la sécurité des échanges
En plus de la sécurité des données sur les serveurs Cloud, il est nécessaire de sécuriser les échanges de données des flux sortants et entrants.
Les échanges doivent être confidentiels et cryptés pour éviter qu’ils ne soient interceptés par des personnes malveillantes.
Il est aussi nécessaire de penser à limiter l’accès aux personnes uniquement authentifiées et de former le personnel sur les procédés d’échange sécurisé pour éviter qu’un document finisse en pièce jointe dans une boîte de messagerie.
Sécuriser l’archivage électronique
Malgré tous les efforts, des problèmes de sécurité peuvent apparaître dans les systèmes d’archivage électronique. Il est ainsi nécessaire d’éviter les problèmes de confidentialité et les fuites des données.
La mise en place d’une stratégie d’archivage solide doit prendre les besoins de sécurité en considération pour éviter tout problème.
Le coffre-fort électronique doit bénéficier d’une connexion en Https pour éviter que les pirates interceptent les échanges.
Numexo : votre partenaire en numérisation et sécurité des documents
Spécialisée dans la dématérialisation et la mise en place des systèmes de gestion électronique des documents, Numexo vous accompagne durant toutes les étapes de votre projet de numérisation.
Les solutions que nous vous proposons permettent d’assurer la sécurité de vos documents et de vos données. Des espaces d’archivage numérique hautement sécurisés, des applications de courriers électroniques chiffrés et des systèmes de gestion de la documentation vous permettant de gérer tous vos flux documentaires d’une manière sécurisée.
Faites appel aux experts de Numexo pour étudier votre projet de numérisation et de sécurisation de vos documents professionnels !