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Ces dernières années, le secteur de la comptabilité a connu de nombreuses évolutions: son rôle au sein des entreprises, ses pratiques ou encore ses services se sont largement digitalisés. Cependant, le changement le plus important est la dématérialisation des documents financiers en tous genres. Cette pratique, résultant du progrès technique qu’a connu ce secteur, a permis de faciliter le travail de l’expert comptable, à commencer par la tenue des comptes. En effet, la dématérialisation des données – et notamment des factures – rend le suivi des transactions plus simple. Dans cet article, vous découvrirez comment dématérialiser vos factures.
Qu’entendons nous par “dématérialisation” ?
Avant l’avènement d’internet et des nouvelles technologies, toutes les données étaient imprimées sur papier et placées dans des boîtes d’archives dédiées. Cette pratique, désormais considérée comme archaïque par de nombreuses entreprises, était coûteuse aussi bien sur le plan financier que sur le plan environnemental. Aux salaires des personnes responsables de la tenue des archives, s’ajoutait le coût du papier et des imprimantes. Un autre inconvénient était la nécessité d’un espace bien équipé pour une préservation optimale du support papier. Toutes ces raisons ont poussé les entreprises à chercher comment réduire ces dépenses. C’est ainsi que la dématérialisation s’est imposée. Laissant dès lors les entreprises troquer leurs grosses boîtes d’archives contre un espace de stockage virtuel. Pour faire simple, la dématérialisation consiste en la numérisation des données dans le but de les stocker dans des ordinateurs ou dans des espaces de stockage Cloud.
La dématérialisation des factures
Depuis quelques années, la facture électronique ou facture dématérialisée a gagné un statut juridique. Elle est par conséquent reconnue d’un point de vue fiscal comme étant une trace légale de toute transaction.
Envie d’aller plus loin ?
Comment procéder à la dématérialisation des factures
La procédure de numérisation des factures est relativement simple. Comme la procédure traditionnelle, il est bien question d’envoyer un document à un récepteur. Cependant, grâce au progrès technique, cette besogne est devenue peu coûteuse et non chronophage. Elle peut même faire l’objet d’une automatisation.
Deux méthodes de dématérialisation de factures s’offrent à vous. La première se fait par échange de documents sous format PDF et la deuxième, par échange de données informatisées (EDI).
Dématérialisation des factures par échange de document (word, pdf)
Cette méthode est simple à réaliser. Il vous suffit d’installer un logiciel de reconnaissance de caractères sur votre système de facturation. Pour que le document ait une valeur juridique et fiscale, il est essentiel d’y ajouter une signature électronique avec un outil dédié à cet effet.
Dématérialisation des factures par échange des données informatisées (EDI)
Cette méthode implique l’envoi direct des documents commerciaux depuis le système informatique de l’expéditeur vers celui du récepteur sous un format standard. C’est une méthode utilisée pour minimiser l’intervention de l’agent humain. En effet, les documents sont directement envoyés vers l’application responsable de leur traitement.
Pour réussir cette action, l’expéditeur et le récepteur doivent se mettre d’accord sur le format utilisé (ANSI, EDIFACT, TRADACOMS ou XML). Dans le cas contraire, il est possible d’équiper votre système informatique d’un traducteur EDI capable de convertir le document dans le format adéquat.
Les solutions de dématérialisation de factures
Plusieurs solutions se sont développées pour permettre aux entreprises de passer à la facture numérique.
Les logiciels de reconnaissance optique de caractère
Ce sont des logiciels qu’on utilise pour la dématérialisation par échange de documents PDF. Ces outils sont ainsi capables d’identifier les différents éléments de la facture, les numériser et finalement, les transmettre à votre système de comptabilité.
Les solutions de création de signature électronique
Pour avoir une valeur juridique, un document doit avoir une signature unique et identifiable. La même chose s’applique aux documents numériques. Pour cette raison, il est nécessaire de s’équiper d’un certificat électronique assurant la sécurité de vos documents ainsi que la traçabilité de vos échanges.
Les logiciels EDI
Pour envoyer directement des documents d’un système informatique à un autre, il existe des logiciels dit logiciels EDI. Parmi ces outils, certains sont plus pointus – voire spécialisés – sur un secteur en particulier, comme eCar EDI, dédié au secteur de l’automobile. D’autres se destinent à tous types d’activités commerciales.
Numexo vous propose des solutions adaptées de dématérialisation des factures
La facture numérique est devenue indispensable au bon fonctionnement des entreprises. Suivant vos besoins, ainsi que les failles qui ont fait surface suite à l’évaluation de votre système, vous êtes en mesure de choisir une solution de dématérialisation qui vous convient. Numexo vous accompagne durant toutes ces étapes pour vous proposer les solutions les plus adaptées à votre organisation.