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C’est désormais acquis, la dématérialisation en entreprise est une nécessité. Celles qui souhaitent survivre dans le monde d’aujourd’hui se numérisent. La conservation numérique des documents devient ainsi la norme pour se mettre en conformité avec la réglementation tout en bénéficiant des avantages du digital. Comme elles sont dans l’obligation légale de conserver leurs documents pour des durées variables, la conservation numérique apparait comme l’option la plus efficiente. Pour cela les entreprises sont dans la nécessité de faire des copies fiables en vue de leur document afin de rester dans la loi. Découvrez de quoi il s’agit et quelles sont les règles à suivre.
Copie fiable : définition
Une copie numérique fiable est la reproduction d’un document par voie numérique en lui conférant une conformité juridique. Dans le cadre d’une numérisation, les entreprises peuvent créer des copies fiables de leurs documents à valeur probante et les conserver au format numérique. De ce fait, elles n’ont plus besoin de conserver les documents papier originaux.
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Copie fiable : le cadre légal
C’est le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 qui constitue le cadre légal de la notion de copie fiable. Selon ce texte, la copie fiable résulte de la reproduction entraînant la modification irréversible du support de la copie. Dans le cas de la reproduction numérique, ce procédé va répondre à certaines conditions détaillées dans les articles 2 à 6 du même décret.
Selon L’article 1379 du code civil : « La copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d’un écrit authentique. Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État. Si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée ».
Les conditions de création d’une copie numérique fiable
Pour qu’une copie numérique soit fiable et conserve la valeur probante du document original, le procédé de sa création doit respecter certaines règles :
- Le contexte et la date de création de la copie doivent être mentionnés, ainsi que l’identité de la personne qui effectue ce procédé de numérisation.
- Le document concerné doit également être spécifié ainsi que les réglages du matériel employé dans la numérisation.
- L’intégrité de la copie réalisée doit être attestée par des moyens de cryptographie reconnus. Cette empreinte électronique ainsi que la copie doivent être conservées dans des conditions préservant leur forme et leur contenu. Un coffre-fort électronique convient bien à ces obligations.
Toutes les actions du procédé de création de la copie fiable doivent être traçables et documentées. De plus, il est nécessaire de mettre en œuvre toutes les mesures de sécurité nécessaires :
- Analyse des risques
- Sauvegarde
- Contrôle d’accès physique et logiciel
- Utilisation du chiffrement des documents et des données
Le rôle du coffre-fort électronique dans la conservation des copies fiables
Pour préserver leur fiabilité, les copies doivent être conservées dans des coffres-forts électroniques. Ces derniers permettent d’éviter tout endommagement des documents au niveau de la forme et du contenu.
N’oubliez pas que ces solutions doivent permettre la mise en place d’une piste d’audit fiable dans le cas de la conservation des factures. Il s’agit de mettre en place un ensemble de contrôles internes traçables et permanents afin d’apporter la preuve de la validité des factures.
Le système d’archivage électronique doit également répondre aux exigences de la norme NFZ 42-013 pour garantir la fiabilité des copies stockées. Il assure en fait l’intégrité des documents, la traçabilité des actions et la pérennité des informations contenues.
Numexo : spécialiste de la création des copies fiables
Pour créer des copies fiables, le procédé de numérisation doit répondre aux exigences de la norme NFZ 42-026 et le système d’archivage électronique doit être conforme à la norme NFZ 42-013. C’est en répondant à ces exigences que nous créons vos copies fiables et vous proposons des solutions de stockage adaptées. N’hésitez pas à nous contacter pour demander un devis personnalisé.