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Nous y sommes ! Vous avez décidé d’entamer la procédure de transformation numérique de votre entreprise, mais vous ne savez pas par où commencer ? Nous allons vous expliquer dans cet article les différentes étapes pour passer du papier au numérique.
L’étape de planification
Avant d’entamer la procédure de dématérialisation, vous devez commencer par définir vos besoins et vos priorités. Il faut également penser à planifier les dépenses relatives à la procédure de numérisation.
C’est un travail qui nécessite du temps humain et du matériel spécifique. Pour garantir que la dématérialisation se déroule dans des conditions optimales, il est conseillé de faire appel à une entreprise spécialisée. Celle-ci dispose du savoir-faire et du matériel nécessaires pour numériser vos documents dans le respect des normes prévues à cet effet.
Cette phase de planification consiste donc à prioriser les documents les plus utilisés et qui nécessitent d’être partagés avec les collaborateurs.
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Transfert des documents au prestataire
Pour qu’ils soient numérisés, vos documents doivent être pris en charge par le prestataire que vous avez choisi. De nombreuses entreprises demandent que les documents soient transférés dans leurs locaux, mais chez Numexo, nous proposons également d’intervenir dans les locaux de nos clients pour réaliser ces opérations de numérisation sur place. Cela permet d’éviter le transport des documents (ou tout autre patrimoine de l’entreprise) et les risques que cela comporte.
Tri, classification et préparation des documents
Dans l’atelier de numérisation, les documents sont triés en fonction de la nature de dématérialisation nécessaire. En effet, certains documents (surtout les plus anciens) nécessitent une prise en charge avec du matériel spécifique. Des scanners dédiés sont utilisés pour chaque catégorie de documents.
Ensuite, les documents sont préparés pour la numérisation. Pour ce faire, le prestataire devra :
- Dépolluer les documents (poussières…)
- Enlever les agrafes et les trombones
- Vérifier et éliminer les doublons
- Trier et marquer les documents en fonction des données qu’ils contiennent
La numérisation des documents
Une fois que les documents sont bien organisés et prêts, ils passent finalement à la numérisation. En utilisant du matériel certifié NFZ 42-026, les partenaires de numérisation créent des copies fiables préservant la valeur probante des documents. Ainsi, différentes chaînes de numérisations sont mises en place en fonction de la nature des documents.
En plus de la numérisation, les documents subissent une indexation qui permet de les identifier et de les classer. L’étape de l’indexation est d’une extrême importance puisqu’elle permet plus tard de bien accéder aux documents recherchés.
Contrôle qualité
Pour s’assurer de la qualité du travail réalisé, votre prestataire de numérisation effectue les contrôles nécessaires. Il s’agit d’analyser la qualité et la quantité de tous les documents numérisés.
Mise en place de l’archivage numérique
Les documents numérisés doivent être conservés dans des systèmes de stockage numérique fiables et garantissant leur préservation. C’est là qu’entre en jeu l’archivage numérique. Il s’agit d’utiliser des serveurs fiables et sécurisés pour stocker les documents numérisés. Ces systèmes doivent également garantir l’accessibilité des documents et les possibilités de partage collaboratif.
Des systèmes d’archivage électronique certifiés NFZ 42-013 sont utilisés pour la conservation des copies fiables.
Si besoin, le prestataire peut vous proposer une solution de gestion électronique de documents pour permettre aux membres de votre entreprise de consulter, de modifier et d’archiver les documents numérisés.
Pourquoi choisir Numexo pour passer du papier au numérique ?
Pour garantir une transition fluide du papier vers le numérique, il est recommandé de vous faire accompagner par un prestataire de confiance. Numexo est le spécialiste de la transformation numérique. Nous intervenons depuis de nombreuses années auprès des acteurs des secteurs public comme privé, et vous proposons des prestations de numérisation certifiée NFZ 42-026 et de mise en archivage numérique certifié NFZ 42-013.