Qu’est-ce que le récolement d’archives ?

Le récolement est une opération obligatoire pour les archives publiques. Elle permet de réaliser un inventaire des documents stockés. Les entreprises du secteur privé peuvent également bénéficier de cette opération. Découvrez de quoi il s’agit et quels sont ses avantages.

Le récolement d’archives : définition

Le récolement des archives est une activité réalisée par des personnes qualifiées en tant qu’archivistes. Elle vise à opérer une mise à jour des fonds d’archives et les mettre en conformité avec la loi. Il s’agit de :

  • Trier
  • Classer
  • Ordonner
  • Vérifier la pertinence
  • Éliminer les doublons

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Le récolement est une opération obligatoire pour les archives publiques. Elle permet de :

  • Contrôler la présence des documents
  • Vérifier l’intégrité des fonds des collections d’archives
  • Effectuer l’évaluation des conditions d’archivage
  • Décider de la destruction de certains documents

Il s’agit donc de réaliser un inventaire des documents stockés et des différents paramètres qui peuvent mettre en danger l’intégrité des archives.

Récolement des Archives : qu’en dit la loi

Les collections d’archives publiques doivent passer par un récolement qui est régi par la loi.  Cette dernière détermine la fréquence de la réalisation de cette opération.

Par exemple, les archives municipales font l’objet d’un récolement à l’occasion de chaque mandat et le récolement des archives départementales est réalisé chaque fois qu’il y a un nouveau directeur d’archives.

L’article L.451-2 du Code du patrimoine oblige à faire un récolement des musées de France tous les 10 ans. Les différentes normes techniques et les exigences sont fixées par la même loi.

Le récolement des œuvres d’art est régi par la commission de récolement des dépôts d’œuvres d’art CRDOA instaurée en 1996.

Enfin, le patrimoine mobilier classé aux Monuments Historiques doit subir un récolement tous les 5 ans selon l’article L. 622-8 du code du patrimoine.

Déroulement du récolement des Archives

Les spécialistes utilisent des listes de contrôle pour répertorier les documents stockés. Ils vérifient la présence physique de ces documents, qu’ils soient numériques ou papier.

On peut considérer le récolement comme la réalisation d’un inventaire physique des différents objets archivés. Cet inventaire contient la liste des éléments qui forment la collection des bibliothèques, musées, dépôts d’archives publiques, centres de documentation, etc.

récolement d'archives

Le récolement des archives entre nécessités et obligations légales

En dehors des obligations légales, de nombreux organismes effectuent régulièrement des récolements de leurs archives. C’est le cas par exemple des bibliothèques et des centres de documentation.

Cette opération leur permet de réorganiser les objets qu’ils stockent. Ces organismes suspendent momentanément les prêts de documents afin de ne pas perturber l’opération de récolement.

L’état des lieux permet aux bibliothèques et aux centres de documentation de remplacer – si nécessaire – les pièces manquantes de leurs catalogues.

En plus de ces exemples, de nombreux organismes privés effectuent régulièrement des récolements de leurs archives afin de dresser un état des lieux de leurs fonds. Cette opération est réalisée principalement pour libérer de l’espace en détruisant les documents dont la durée de conservation est expirée.

Numexo : votre partenaire de récolement d’archives

Que le récolement d’archives soit réalisé dans le cadre d’une obligation légale ou dans celui d’une transformation numérique, Numexo vous accompagne dans la réalisation de cette opération cruciale.

Nos professionnels réalisent l’inventaire des éléments stockés et identifient les différents risques liés au stockage physique. Nous vous conseillons d’ailleurs de passer au format numérique afin de faciliter l’opération de récolement via des logiciels dédiés. En plus de réduire les frais liés à l’archivage physique, vous pouvez éliminer les risques qui en découlent et gagner du temps dans la réalisation du récolement.

Contactez-nous pour nous présenter vos besoins afin de bénéficier d’un accompagnement personnalisé.