Qu’est-ce qu’un processus de gestion documentaire

Une bonne gestion documentaire permet à l’entreprise de mieux structurer et gérer les documents et les données dont elle dispose. Elle permet aux collaborateurs d’accéder facilement aux informations dont ils ont besoin. Un processus de gestion documentaire est en fait la politique d’une entreprise en matière de gestion des documents. Découvrez cette notion en détail.

Processus de gestion documentaire : l’importance du traitement automatisé

Afin de formaliser, d’uniformiser et d’accélérer le traitement des documents, les entreprises mettent en place des workflows de gestion documentaire. Il s’agit de processus automatisés qui permettent aux entreprises de mettre en œuvre une meilleure gestion documentaire.

Pour être conformes à la norme ISO 9001, les processus mis en place doivent être supervisés, et toutes les actions qui en découlent doivent être traçables. D’où l’intérêt de la mise en place des flux automatisés. Il s’agit de séries de traitements informatisés ne nécessitant que peu ou même pas d’intervention humaine.

Les workflows, ou flux de travaux, informatisés sont des outils qui permettent aux entreprises d’avoir une meilleure visibilité sur le traitement documentaire. Cela aboutit à plus de transparence dans les processus métiers.

Par ailleurs, ces flux opérationnels assurent la traçabilité des différentes actions entretenues sur les documents pour permettre la conformité des éléments au regard des pistes d’audit. Ce dernier point concerne spécifiquement les factures.

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Records management et gestion de la qualité

Un système de gestion automatisée des documents, également appelé workflow, assure le traitement des documents et leur archivage en fonction de leur nature. Il donne aux entreprises le moyen de gérer les versions des documents, et ainsi de respecter les procédures définies dans le système de management de la qualité.

Des automatisations peuvent être créées pour permettre le roll-back (la restauration d’anciennes versions) ou bien les mises à jour automatiques.

L’importance des notifications dans le processus de gestion documentaire

En mettant en place un workflow de validation et de traitement des documents, on peut créer des notifications par email pour informer les intervenants des tâches qui les attendent. D’autres intégrations permettent également d’initier un workflow à partir de la boîte de messagerie.

Cela se traduit au final par une meilleure productivité et un avancement accéléré du processus de gestion documentaire.

Accès et collaboration

La facilité d’accès et de collaboration sont deux avantages majeurs d’un bon système de gestion documentaire. Chaque intervenant doit bénéficier des autorisations nécessaires pour accéder aux documents concernés et effectuer les actions nécessaires.

Grâce à un outil de GED, l’entreprise peut faciliter la collaboration et l’accès aux documents. Par exemple, les salariés vont pouvoir accéder aux documents au moyen de leurs appareils mobiles pour faciliter les différentes opérations de validation.

processus de gestion documentaire

Utilisation d’un outil de GED pour un meilleur processus de gestion documentaire

Les outils de gestion électronique de documents permettent aux entreprises de créer des processus de gestion documentaire dématérialisés. Ils fournissent tous les outils nécessaires pour créer des workflows, ajouter des signatures électroniques, conserver et archiver les documents, etc.

La traçabilité et la transparence sont également deux avantages dont peuvent bénéficier les entreprises dans la création et l’optimisation de leurs processus de gestion documentaire. La communication au sein de l’entreprise est ainsi optimisée et l’accès aux documents devient immédiat.

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