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L’impression de contrats, la collecte des signatures des parties impliquées et l’envoi postal constituent des tâches fastidieuses. Elles peuvent engendrer des retards, des risques d’erreurs et même un non-respect de délais. Et parfois dans certains cas, des pénalités juridiques peuvent survenir. La numérisation des contrats et l’utilisation de la signature électronique sont ainsi des solutions judicieuses.
Quels sont les contrats concernés par la signature électronique ?
Qu’il s’agisse de contrats internes ou élaborés avec des parties externes, la signature électronique permet de faciliter les choses et de digitaliser les processus. Il peut s’agir de :
- Contrats de vente
- Contrats client
- Contrats de travail
- Licences de propriété intellectuelle
- Déclarations d’impôts
- Documents bancaires
- Transferts de propriété
- Constitution d’entreprise
- Etc.
La signature de ces documents leur confère une valeur juridique. En passant à la signature électronique, l’entreprise peut digitaliser ses processus de création, d’échange et d’archivage de ces documents en toute sécurité.
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Signature électronique des contrats : le cadre légal
Le règlement européen UE 910/2014 du 23 juillet 2014 encadre l’identification électronique relative aux transactions digitales dans le marché européen. Ce règlement eIDAS (electronic Identification, Authentication and trust Services) reconnaît officiellement 3 types de signatures électroniques.
Signature électronique simple (SES)
La signature électronique simple au basique est reconnue par ce règlement mais ne permet pas forcément de vérifier l’identité de l’utilisateur. Il peut s’agir de l’écriture du nom de l’utilisateur à la fin d’un email, de cocher la case j’accepte ou encore d’une signature scannée, etc.
Signature électronique avancée (AES)
Il s’agit d’une signature électronique permettant la vérification de l’identité de l’utilisateur. Ce dernier crée sa propre signature en utilisant ses données. Il est le seul à pouvoir la contrôler et la modifier.
La signature électronique avancée qualifiée (QES)
Il s’agit de la forme la plus développée de la signature AES. La signature QES a la même valeur légale que la signature manuscrite. Elle est utilisée sur des contrats revêtant un enjeu important pour l’entreprise, et pour garantir leur valeur juridique. Pour utiliser ce type de signature, le signataire doit utiliser un certificat d’identité numérique. Ce dernier est exclusivement délivré par un prestataire de service de confiance de l’Union européenne.
Les prestataires de services de certification d’identité numérique obéissent à des processus d’accréditation et de supervision strictes, définis et régis par le règlement eIDAS.
Les certificats d’identification numérique valables permettent de :
- Garantir la sécurité des données des utilisateurs
- Vérifier l’identité des utilisateurs
- Assurer la protection de la clé du signataire
La signature électronique des contrats : comment ça se passe ?
Pour ajouter une signature électronique à un contrat, le signataire utilise un périphérique de création de signature qualifié (QSCD). Il peut s’agir :
- D’une carte à puce
- D’une clé USB
- D’une application mobile de génération de code à usage unique
- D’un logiciel de certification électronique certifié
Les solutions de signature électronique des contrats à haute valeur juridique doivent être capables de fournir des signatures du type QES permettant l’audit, le cryptage des signatures et la délivrance des certificats d’inviolabilité.
La digitalisation du processus de signature des contrats en entreprise nécessite l’utilisation d’outils certifiés. Il s’agit de logiciels de confiance qui obéissent au règlement européen et qui permettent de valider l’identité du signataire, de crypter la signature et de préserver la valeur juridique des contrats.
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