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La facturation électronique obligatoire deviendra la norme pour toutes les entreprises à l’horizon de 2026. Cette obligation concernera les entreprises de plus de 5000 salariés dès le 1er juillet 2024. C’est un changement colossal que toute entreprise se doit d’anticiper afin de ne pas se faire prendre de court. Explications dans notre article.
Facturation électronique obligatoire en 2024 : cadre réglementaire et objectifs
L’obligation de passer à la facture électronique est un article de la loi de finances de 2020. Ce passage concernera les entreprises BtoB de toutes tailles :
- 1er juillet 2024, les entreprises de plus de 5000 salariés
- Janvier 2025, ce sera au tour des ETI
- 2026 enfin l’obligation s’appliquera aux TPE et PME
Le passage obligatoire à la facturation électronique s’inscrit dans le cadre des efforts de l’Etat pour éradiquer la fraude à la TVA. Il vise à avoir plus de contrôle sur les 2.5 milliards de factures en circulation annuelle entre les 3.8 millions d’entreprises assujetties à la TVA immatriculées en France.
Outre ces objectifs, passer à la facture électronique permet également de renforcer la transition numérique. Cette dernière vise à limiter l’utilisation du papier par les administrations fiscales pour le contrôle d’impôts et de TVA ainsi que par les entreprises.
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Pourquoi faut-il bien se préparer à la facture obligatoire?
Le passage à la facturation obligatoire en 2024 est bien évidemment un chantier important pour les entreprises BtoB. Il est nécessaire de se mettre en conformité concernant :
- L’envoi et la réception des factures électroniques
- Les formats de factures
- Le contenu des factures
- La durée et le mode de conservation des factures
- La télé déclaration des transactions BtoC et transfrontalières
Envoi et réception des factures
Il sera nécessaire de commencer par centraliser les factures PDF transmises par mail, par voie postale ou autres, pour qu’elles soient plus traçables.
Les entreprises doivent donc commencer à utiliser des plateformes dédiées aux échanges électroniques des factures. Ces dernières sont des plateformes partenaires créées par des éditeurs privés ou des plateformes créées par l’Etat comme Chorus Pro qui gère les transactions entre l’Etat et ses fournisseurs.
Les « nouveaux » formats de factures acceptés
Pour se mettre en conformité avec les nouvelles exigences de la loi, il faut se passer de la facture en PDF et opter pour d’autres formats plus structurés. Ils sont au nombre de 3 :
- UBL 2.1 (Universal Business Language)
- UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)
- Factur-X
Le contenu des factures
Le passage à la facturation électronique obligatoire en 2024 implique aussi des changements dans le contenu même des factures. Ces dernières doivent comporter des mentions obligatoires. Il s’agit de :
- La nature de transaction : ventes de produits/biens ou prestations de services
- L’adresse de livraison des produits ou de réalisation des prestations
- Le numéro SIREN de l’acheteur/client
- L’option de paiement de la TVA sur les débits
Conservation des factures
La conservation des factures électroniques sera obligatoire selon un mode d’archivage sécurisé. Elles doivent être conservées 10 ans pour pouvoir justifier à tout moment les transactions.
Télé déclaration des transactions BtoC et transfrontalières
Même si elles ne sont pas concernées par la facturation électronique, les transactions en BtoC ainsi que celles opérées avec des entreprises implantées à l’étranger doivent être télé déclarées. Les télédéclarations seront réalisées dans des formats spécifiques à la plateforme gouvernementale : Portail Public de Facturation (PPF). Les délais sont de :
- 5 jours pour les entreprises soumises au régime réel
- 7 jours pour les autres entreprises
Comment se préparer à la facturation obligatoire en 2024 ?
La préparation à la facturation obligatoire en 2024 couvre les flux de fonctionnement interne des entreprises ainsi que leurs relations avec leurs fournisseurs et clients. La réception et l’émission des factures vont changer pour être centralisées via des plateformes ou des logiciels dédiés.
Il est donc judicieux de commencer par choisir la solution de facturation la mieux adaptée aux besoins et au fonctionnement de l’entreprise. Un accompagnement du personnel est indispensable afin de prendre en main la plateforme et d’en définir le bon paramétrage.
Cela implique de renseigner les fiches clients (en ajoutant le numéro SIREN), la nature des articles (produits ou service), les tarifs et la TVA afférents pour chaque article.
Après avoir choisi la solution adaptée, il est nécessaire de se préparer à l’émission et à la réception des factures électroniques. Faire apparaître certaines informations va devenir obligatoire. Il sera donc avisé de mettre son fichier clients à jour en collectant les informations manquantes comme le numéro de SIREN et TVA.
Enfin, il faut commencer à utiliser la solution de traitement optimisé des factures pour s’y habituer et former ses collaborateurs aux bonnes pratiques. Se faire accompagner par des formateurs spécialisés est souvent nécessaire.