Sommaire
Les labels et certifications relatifs à la transition numérique sont aussi nombreux que diversifiés. Il s’agit généralement de documents officiels accordés par une institution agréée de régularisation. Ces normes attestent de la qualité d’un produit, d’une activité, d’un service ou de son fonctionnement, etc. Ainsi, les certifications peuvent être des vecteurs de confiance entre le prestataire/vendeur et le client.
Dans le domaine de la transformation numérique, les labels se rapportent à la réglementation et aux respects des normes ainsi qu’à l’impact écologique et sociétal de l’entreprise. Ainsi, il existe les labels attestant de la qualité du matériel numérique, des écolabels ou encore des labels RSE.
Envie d’aller plus loin ?
Quelles sont ces certifications et quelle est leur utilité ?
Les normes ISO
La certification internationale ISO se rapporte aux procédures et à la qualité. Elle se divise en différentes catégories.
Les normes ISO sont classées par familles, parmi lesquelles on peut citer la série de normes ISO 14 000, qui concerne le management environnemental ou la norme ISO 26 000 qui définit quant à elle la responsabilité sociétale des entreprises et organisations. Certaines d’entre elles sont obligatoires.
ISO 9001
La famille ISO 9001 englobe les normes relatives au management de la qualité. Ces normes présentent un prototype à appliquer pour un système de management de qualité. Ce dernier se rapporte à la motivation et l’engagement de la direction, aux procédures suivies, à l’orientation client, etc.
ISO 14001
La norme ISO 14001 détermine les conditions d’un système de management environnemental. Il s’agit d’une certification obligatoire pour attester de l’efficacité du système de management environnemental.
ISO 27001
La norme ISO 27001 ou plus précisément ISO/ERC 27000 vise à attester de la sécurité des informations sensibles. Elle définit les conditions nécessaires pour les systèmes de management de la sécurité des informations. Ces dernières peuvent être intellectuelles, financières, personnelles et autres.
ISO 26000
La norme ISO 26000 encadre la démarche RSE (responsabilité sociétale de l’entreprise) ou démarche de développement durable. Elle se rapporte :
- À la gouvernance de l’organisation
- Aux droits de l’homme
- Aux relations et conditions de travail
- À l’environnement
- À la loyauté des pratiques
- Au respect des consommateurs et des communautés
- Au développement local.
Les normes AFNOR
Ce sont des critères parfois obligatoires sur le plan légal pour les entreprises, les administrations ou les associations. Ces textes concernent les biens matériels et immatériels.
AFNOR NF Z 42-026.
Cette norme a pour objectif d’encadrer le marché de la dématérialisation. Elle se rapporte aux services de numérisation et d’archivage. Elle fait partie des moyens possibles garantissant les copies fidèles (horodatage, cachet, empreinte, etc.). La norme AFNOR NF Z 42-026 complémente aussi la NFZ 42-013 relative aux systèmes d’archivage électronique et concerne les fournisseurs de solutions d’externalisation. Néanmoins, elle peut aussi s’adresser en interne à toute entreprise souhaitant numériser ses documents.
La norme NF Z42-026 offre aux entreprises le cadre nécessaire pour le respect de la réglementation et des textes de loi pour avoir des copies numériques disposant de la même valeur que les documents originaux. Elle se rapporte aux documents commerciaux, administratifs, financiers et comptables.
La norme englobe deux degrés de classification à prendre en considération :
- Classe 1 : spécification des documents à haute sensibilité.
- Classe 2 : spécification des documents de moindre sensibilité.
La norme NF 544
NF 544 a été conçue pour répondre aux besoins des acteurs de la numérisation et comme suit à deux textes de loi. Le premier est le décret du 5 décembre 2016, ratifiant le Code civil pour y introduire la numérisation fiable et la possibilité de détruire les documents originaux.
Le deuxième consiste en la publication en 2017 de la norme volontaire NF Z42-026. Elle concerne surtout les éditeurs de logiciels de numérisation et les prestataires de services. Elle encadre la standardisation de leurs activités. Ainsi, la conformité aux expectatives des commanditaires comme les représentants de l’Etat et des communes, les banques, les hôpitaux etc., est respectée.
Les Label de responsabilité sociétale de l’entreprise, RSE
La responsabilité sociétale de l’entreprise est un concept qui sert à la fois l’entreprise, ainsi que son environnement humain et sociétal. En effet, à travers les actions menées pour l’améliorer, l’entreprise gagne en image de marque tout en étant au service de son prochain.
La démarche RSE doit alors être communiquée et valorisée. Les labels et les certifications sont des documents attestant de cette RSE de l’entreprise.
Différences entre certification RSE et Label RSE
Il existe des certifications pouvant garantir l’engagement des sociétés par rapport à la sobriété numérique, l’agriculture biologique, l’écologie et le respect de l’environnement ou encore le commerce équitable… Elles sont définies par la loi.
Citons aussi à titre d’exemple les certifications «Textile Biologique et Ecologique», «Ecodétergent », « Agriculture Biologique Europe. », etc.
L’engagement d’une entreprise est valorisé par la labellisation. Cette dernière atteste des actions réelles de la société et de ses engagements dans un processus responsable face à l’environnement, à l’humain et à la société. Ainsi, loin du greenwaching, c’est une garantie de la responsabilité sociétale pour les clients, les prospects et partenaires de l’entreprise.
Notons que le Plan National pour des Achats Durables du gouvernement a fixé comme objectif d’ici 2025, un taux de 100% des contrats de la commande publique disposant de considération environnementale. Des conditions se rapportant à l’environnement peuvent être également inscrites dans les cahiers des charges destinés aux secteurs privés.
D’un autre côté, l’engagement sociétal suscite de la fierté et plus de motivation chez les collaborateurs. Ainsi, une étude réalisée par Magali Delmas (économiste de l’environnement à l’institut de l’Environnement de UCLA) et Sanja Pekovic (chercheur au sein de l’Université Paris-Dauphine) soutenues par le groupe Afnor, a démontré une hausse de productivité de 16% chez les salariés dans les entreprises ayant obtenu la norme ISO 14001 en comparaison avec les entreprises non-certifiées.
Des organismes indépendants accordent les différents labels selon les secteurs. Ainsi, chaque labellisation répond à des conditions spécifiques. Il existe aussi des labels qui se basent sur les normes ISO 26000.
Les catégories des labels RSE
Les labels se départagent en labels généralistes, thématiques, sectoriels et territoriaux.
Les labels généralistes correspondent aux 17 objectifs de développement durable élaborés par les Nations-Unis. Ils peuvent être accordés à toute entreprise respectant cet engagement indépendamment de sa taille et de son secteur. Citons comme exemple le label Engagé RSE, le label Lucie et le label B Corp.
Soulignons que le label Lucie s’aligne sur la norme internationale ISO 26000. Le B Corp est quant à lui un label américain présent dans une soixantaine de pays et 150 secteurs. Il se rapporte à la gouvernance de l’entreprise, à ses salariés, à ses liens avec l’environnement proche et à ses relations avec les clients.
Les labels thématiques concernent un axe précis de la responsabilité sociétale, mais sont attribués à tous les genres de sociétés, à l’instar du label « Diversité » de l’AFNOR et « Relation fournisseurs et achats responsables » accordé par les pouvoirs publics.
Rappelons par ailleurs que la certification engagée RSE AFNOR se rapporte à l’évaluation de la maturité de l’engagement de l’entreprise en se basant sur le référentiel ISO 26000.
Quant aux labels sectoriels, ils sont relatifs aux secteurs dans lesquels œuvre l’entreprise tout en concernant tous les aspects de la RSE. Tel est le cas par exemple du label « RSE SCOP du BTP » spécifique au secteur du bâtiment. Les conditions d’évaluation sont inhérentes au secteur lui-même.
Les labels territoriaux sont de leur côté exclusifs au développement local et aux collectivités. Ils attestent des actions de l’entreprise et de son engagement par rapport à la région dans laquelle elle se trouve, comme « Bretagne 26000 ».
Le Label Numérique Responsable
Il s’agit de l’unique label destiné aux organisations. Il définit un fonctionnement permettant la réduction et l’optimisation de l’empreinte numérique sociale et environnementale. Ce label est attribué par l’Agence Lucie, gestionnaire du label, aux établissements publics, aux entreprises, aux associations et aux collectivités. Il a par ailleurs été fondé par l’Institut du Numérique Responsable, l’INR.
En effet, la notion du numérique responsable s’impose de plus en plus aux entreprises comme un enjeu environnemental et écologique. La fabrication d’un ordinateur nécessite par exemple 800 kg de matières. Il en faut 70 pour produire un smartphone. L’empreinte numérique annuelle d’un utilisateur est de 800 kg de gaz à effet de serre et de 13910 litres d’eau.
Un engagement éco-responsable est également à prendre en compte au vu de la consommation énergétique suscitée par le secteur numérique.
Numexo, une entreprise engagée envers les futures générations
La dématérialisation et la transformation numérique sont les domaines d’expertise de Numexo. Notre entreprise s’engage dans une démarche qualité et dispose de nombreuses normes et certifications, parmi lesquelles :
- NF Z42-026 : il s’agit d’une norme qui concerne la définition et les spécifications des « prestations de numérisation fidèle de documents ». Le respect de cette norme permet de numériser les documents dans des conditions garantissant l’équivalence entre le support papier et le format numérique.
- NF 544 : complémentaire de la norme NF Z 42-026, elle représente un référentiel permettant aux acteurs de la numérisation de standardiser leurs interventions en vue de répondre aux attentes du donneur d’ordre.
- NF 461 : il s’agit d’une certification dont bénéficie la solution coffre-fort électronique (SAE). Elle démontre la conformité du système d’archivage électronique.
Pour finir
Les labels et certifications sont nombreux. Aussi convient-il de savoir quels sont vos objectifs afin d’entreprendre la démarche adaptée. Dans tous les cas, ces certifications ou normes sont à la fois bénéfiques pour le fonctionnement de votre établissement et son image de marque. Elles s’inscrivent surtout dans une démarche responsable vis-à-vis de l’environnement, enjeu majeur de notre époque.