Faire un audit d’archivage : pourquoi ? Comment ?

L’archivage est l’une des composantes les plus indispensables d’un système de gestion électronique des documents. Il permet de conserver les documents électroniques “en fin de vie”. Au vu de l’importance des données hébergées sur un système d’archivage, ce dernier doit bénéficier d’un haut niveau de sécurité et d’une architecture optimisée. Découvrons pourquoi il est nécessaire de faire un audit d’archivage et comment le réaliser.

L’importance de l’archivage

Au-delà de sa valeur gestionnaire pour les entreprises privées ou les institutions publiques, l’archivage est une nécessité imposée par la Loi. Cette dernière oblige les différents acteurs économiques et politiques à conserver les documents témoignant de la vie de la structure pour des durées prédéfinies.

Parfois élément essentiel du bon déroulement des processus internes, le système d’archivage doit s’adapter aux besoins internes. Qu’il s’agisse d’une entreprise, d’une association, d’une collectivité ou de toute autre institution, l’optimisation de l’archivage est un passage obligatoire. Cela permet d’assurer le bon fonctionnement interne et une bonne communication avec les autorités compétentes.

Pour cette raison, l’archivage doit obéir à des règles et des méthodes d’organisation spécifiques. C’est ainsi que l’audit d’archivage devient une nécessité. Il permet aux structures d’évaluer la qualité du système mis en place et d’en déduire les optimisations nécessaires. Au-delà de ça, l’audit de l’archivage peut permettre aux entreprises de faire des économies et de réduire les ressources humaines allouées.

audit d'archivage

Audit d’archivage : définition

Comme nous l’avons vu, l’importance de l’archivage dépasse la simple obligation légale. L’archivage permet à l’entreprise – ou à toute autre organisation – de pérenniser l’accès à son patrimoine documentaire. La réactivité étant l’une des principales caractéristiques recherchées, un système d’archivage doit être bien organisé et conçu en fonction des besoins internes.

C’est à ce moment qu’intervient l’audit d’archivage. Il s’agit d’une mise au point sur les techniques employées dans la conservation des documents. Cette tâche doit toujours être réalisée par un spécialiste et expert externe.

L’audit d’archivage est un outil indispensable à l’optimisation des processus de l’entreprise ou de toute autre institution. Le spécialiste analyse les solutions de gestion en place avant de faire des recommandations. L’objectif est d’améliorer les processus de gestion et d’optimiser les budgets, le temps ou encore les ressources humaines.
Il est également possible que l’auditeur propose une nouvelle solution de GED (gestion électronique des documents), plus adaptée aux besoins réels de l’entreprise.

En fait, l’audit d’archivage s’inscrit parfaitement dans une politique d’amélioration continue. Une entreprise ou une collectivité recherche constamment à améliorer ses processus internes. Ceci afin d’atteindre une excellence opérationnelle, d’éliminer toute forme de gaspillage et d’optimiser l’utilisation de ses ressources.

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Pourquoi faire un audit d’archivage ?

L’audit d’archivage est une étape qui consiste à réaliser un état des lieux des documents stockés. Il est réalisé selon les objectifs, la nature et les besoins de la structure demandeuse. L’audit est réalisé par un expert qui conseille et oriente les entreprises et les collectivités vers des pistes d’optimisation adaptées.

Cet intervenant pourra préconiser un ordre de priorités dans la dématérialisation des documents existants en fonction de leur importance. Par ailleurs, suite au diagnostic, on peut mettre en place des solutions en adéquation avec les besoins découverts.

À cela s’ajoute le fait que l’audit d’archivage permet à l’entreprise ou la collectivité de faire des économies non négligeables. Il peut faire gagner de l’espace de stockage par la mise en place de solutions de gestion électronique des archives. L’archivage électronique permet également de faire des économies sur les ressources humaines et financières qu’on investissait dans les anciens systèmes.

Cet audit peut également impliquer les collaborateurs. Ils se libèrent de certaines tâches fastidieuses pour se concentrer sur des missions plus productives.

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L’audit d’archivage et la Loi

Le Code du Patrimoine réglemente les audits et la conservation des archives. C’est pour cette raison qu’il faut faire appel à un professionnel qualifié pour s’assurer de la mise en conformité vis-à-vis de la Loi. L’expert accompagne l’entreprise dans l’optimisation des infrastructures, des processus et de la sécurité. Il accompagne également dans la mise en place d’une politique d’archivage conforme aux textes réglementaires.

Enfin, un audit réalisé par un professionnel permet de protéger l’entreprise contre les fuites de données et de documents, événements potentiellement sanctionnables par les autorités en vigueur.

Pour finir, précisons qu’un expert externe se trouve dans l’obligation réglementaire de la discrétion et la confidentialité.

Numexo : pour un système d’archivage optimisé

Que vous ayez besoin d’un système de stockage sécurisé ou d’un archivage optimisé, les experts de Numexo vous accompagnent dans vos projets de transformation numérique. Nous vous conseillons et vous guidons dans la mise en place d’une politique d’archivage en adéquation avec le fonctionnement interne de votre organisation et qui respecte la Loi en vigueur. Contactez-nous pour en parler !