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Depuis 2002, la réalisation des inventaires de musées et le récolement des collections sont imposées par la loi. Ces opérations permettent de garantir la bonne transmission des collections publiques et d’avoir une visibilité sur l’ensemble des œuvres et éléments, qu’ils soient exposés ou pas. Le numérique vient faciliter les choses en proposant de nouveaux modes de collaboration et de partage de données. Découvrez tout ce qu’il faut savoir au sujet de l’inventaire numérique des musées.
Qu’est-ce qu’un inventaire numérique de musée ?
Dans sa définition réglementaire, l’inventaire est un document papier infalsifiable listant les biens qui composent la collection d’un musée. Il s’agit d’une obligation légale qui permet de définir le nombre et la nature des biens appartenant aux collections et qui peut être consulté par les organes de contrôle de l’Etat, des collectivités et la représentation nationale.
L’inventaire numérique de musée est par contre une collection d’images numériques d’œuvres d’art et d’objets appartenant à la collection du musée. Elles peuvent être stockées dans des serveurs locaux ou en Cloud pour être consultées par les employés et les gestionnaires de collections. L’inventaire numérique peut être partagé avec d’autres institutions, bien qu’il ne représente pas forcément un inventaire réglementaire.
Le contenu de l’inventaire numérique peut également être utilisé pour prendre des décisions concernant la collection, comme déterminer si une œuvre d’art vaut la peine d’être conservée ou vendue, ou comment l’exposer au mieux pour que les visiteurs en discernent tout le potentiel.
Un bon inventaire numérique facilitera la recherche d’objets manquants dans une collection et pourra être utilisé pour retrouver des objets perdus. Il constitue également un outil puissant pour retrouver des objets mal étiquetés.
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Les avantages d’un inventaire numérique de musée
Un inventaire numérique fournit aux utilisateurs des informations actualisées sur leurs collections en les stockant sous forme numérique. Qu’elles soient stockées sur des serveurs ou sur un disque-dur, ces informations bénéficient de beaucoup plus de sécurité que celles contenues dans des documents physiques.
La dématérialisation des inventaires a ainsi beaucoup d’avantages :
- Réduction des coûts de stockage des documents en papier pour les grandes collections.
- Réduction des coûts de maintenance des archives physiques.
- Optimisation du temps du personnel consacré à la recherche et la mise à jour des documents en papier.
- Réduction des risques de perte, de dommage et de vol des informations.
- Réduction du risque d’incendies en réduisant, voir en éliminant les structures d’archives
La mise en place d’un système de gestion des collections numériques peut faciliter l’entretien et le suivi des collections, ce qui permettra d’économiser du temps et donc de l’argent. Les informations sont facilement accessibles, et les informations facilement accessibles. Ce gain de temps se traduit par une augmentation de la productivité et une meilleure réactivité.
Comment réaliser un inventaire numérique de musée ?
Avant de commencer, il est important de considérer les besoins du musée en termes de volumes de données à traiter et à stocker. En fonction du volume de la collection et de la nature des informations relatives aux objets qu’elle contient, on peut déterminer les besoins techniques en matière de stockage et de traitement des données.
Il faut également définir le sort de l’inventaire numérique. Sera-t-il destiné à une utilisation interne ou bien partagé en externe ? Ces paramètres aident à choisir entre une solution de stockage interne ou en Cloud ainsi que les logiciels de gestion nécessaires à la création, l’entretien et le partage des informations.
Si on envisage de créer un inventaire numérique complet du musée à partir de zéro, il y a plusieurs choses à prendre en considération : combien de temps et de ressources ai-je à ma disposition ? Qu’est-ce que je fais déjà d’autre (le catalogage, par exemple) ?Combien cela va-t’il me coûter ?Mon budget me permet-il de recruter du personnel supplémentaire qui pourrait m’aider à mener à bien ce processus plus rapidement ?
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