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La transformation numérique est un moteur essentiel de la croissance des entreprises. Celles-ci sont pour la plupart conscientes de la nécessité d’innover, mais il est parfois difficile de trouver la meilleure façon d’utiliser la technologie dans ses opérations.
Dans cet article, nous allons vous expliquer comment l’océrisation peut aider votre entreprise à améliorer son efficacité, et donc sa rentabilité !
Océrisation : reconnaissance optique de caractères
La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une technologie qui convertit les images de texte en texte éditable. On peut l’utiliser pour convertir des documents papier, comme des reçus et des factures, en fichiers numériques. Le logiciel OCR vous permet de récupérer rapidement et efficacement les données contenues dans des documents scannés.
Envie d’aller plus loin ?
La technologie OCR est utilisée dans de nombreuses applications, notamment :
- Business intelligence : les solutions SaaS utilisent la technologie OCR pour analyser les données de l’entreprise en extrayant des informations de sources non structurées telles que les e-mails ou les PDF.
- Gestion de documents : des solutions de GED permettent aux utilisateurs de créer des profils pour chaque type de fichier qu’ils stockent, ce qui leur permet de gagner du temps lorsqu’ils recherchent des types de documents spécifiques.
Océrisation et numérisation de documents
La numérisation est le processus qui consiste à convertir des documents en données numériques. Elle peut être effectuée à l’aide d’un scanner, ou manuellement en prenant des photos de documents papier avec un appareil photo ou un téléphone.
Elle permet de gagner du temps, de l’argent, de l’espace et de trouver des informations plus rapidement. Couplée à la technologie d’océrisation, la dématérialisation des documents permet de récupérer les textes et les données contenus dans des documents en papier en vue de les stocker et les exploiter par voie numérique.
L’océrisation permet de réduire la consommation de papier, ce qui est important à une époque où les enjeux environnementaux prennent le dessus dans l’actualité.
L’océrisation des documents pour faire des économies
Comme nous l’avons vu, numériser les documents et les stocker sur des serveurs informatiques constitue une première étape forte pour les entreprises qui souhaitent dématérialiser leurs opérations. L’océrisation est alors une composante essentielle du processus de numérisation puisqu’elle permet l’exploitabilité des documents numérisés.
De nombreuses entreprises utilisent ainsi la technologie de l’océrisation pour convertir des documents en fichiers électroniques afin de gagner en efficacité. Cette technologie s’inscrit complètement dans la logique de l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée. Mais ajoute aussi une couche d’intelligence dans la création de processus de classement et de partage des documents.
En bref, c’est une puissante technologie qui permet aux entreprises de franchir le pas vers le bureau sans papier et de bénéficier de ses avantages :
- Une efficacité accrue pour les employés. Ils n’ont plus besoin de passer des heures à photocopier ou à imprimer des documents.
- Moins de déchets produits par l’impression.
- Moins d’erreurs et de retards causés par la consultation de vieux dossiers pour la recherche d’un élément spécifique.
- Moins de risques d’accidents d’archives (feu, dégâts des eaux, etc.).
- Élimination des coûts relatifs à l’acquisition, au traitement et à l’archivage du papier.
- Une meilleure sécurité des données et une longévité accrue des documents.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, il existe de nombreuses solutions de numérisation et d’océrisation de documents qui vous aideront à rationaliser vos opérations et à réduire vos dépenses. Faites-vous accompagner par nos professionnels pour mettre en place un système de numérisation adapté à vos besoins.