Sommaire
La numérisation fidèle consiste à convertir des informations analogiques en format numérique, puis à conserver ces données de manière efficace et sécurisée. Il est également important pour les organisations de s’assurer qu’elles peuvent accéder à leurs informations en cas de besoin et qu’elles disposent des bons outils pour le faire.
Qu’est-ce que la NF544 ?
La norme NF544 a été créée par AFNOR Certification. Elle permet d’attester du respect des services de numérisation de certaines règles. L’objectif est de garantir que les copies numériques soient fidèles aux documents sur support papier.
Il s’agit d’un ensemble de principes et de bonnes pratiques conçus pour aider les prestataires de services de numérisation à préserver l’intégrité et l’authenticité de vos documents.
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L’objectif de ce programme de certification est de fournir une norme internationale qui peut être utilisée par toutes les personnes impliquées dans la préservation de documents numériques :
- Les archivistes et bibliothécaires qui se spécialisent dans la préservation de l’information sur papier.
- Les professionnels de la préservation qui travaillent avec les services informatiques des grandes entreprises.
- Les petites entreprises qui peuvent n’avoir qu’une seule personne pour gérer leurs besoins de numérisation et de stockage des documents
Les caractéristiques d’une numérisation fidèle
La norme NF544 représente un référentiel de bonnes pratiques pour réaliser des numérisations fidèles. Il s’agit de :
- La qualification de la prestation de numérisation
- La qualification de l’opérateur de numérisation
- La qualification et paramétrage de la chaîne de numérisation
- La description du processus de numérisation
- Les preuves d’intégrité et de traçabilité des actions
Quels sont les avantages qu’apporte la certification NF544 ?
Il faut savoir que la norme NF544 est une certification pour une numérisation fidèle. La certification NF544 est destinée à ceux qui veulent s’assurer que leurs documents numériques sont fidèles à leur intention et à leur contenu d’origine.
La norme NF544 est également connue sous le nom de norme de « fidélité », ce qui signifie qu’elle certifie que votre document numérique a été créé en utilisant des procédures qui suivent les meilleures pratiques en matière de création de représentations exactes de systèmes d’information sur papier.
Les documents numériques créés dans le respect de cette norme préservent la valeur juridique des documents originaux. On parle ici de copies fiables.
NF544, numérisation fidèle et copies fiables
La norme NF544 établit des exigences pour la production de copies numériques de documents papier. La norme exige que les documents papier originaux soient scannés avec précision. Ils doivent ensuite être convertis dans un format numérique compatible avec le système de gestion électronique de document (GED). Le système de gestion documentaire est un programme qui gère les documents d’une bibliothèque ou d’une archive. Il permet de rechercher et de récupérer des informations de n’importe quelle source.
La fonction première d’un dispositif de numérisation est de convertir les documents papier en format numérique. Pour ce faire, ce dispositif doit être capable de lire et de reproduire avec précision les informations contenues sur chaque page des documents. La précision n’est pas seulement une obligation technique, mais elle permet aussi de préserver la valeur probante des documents papier.
La création de copies numériques fiables a été un domaine d’intérêt majeur ces dernières années, car ce type de technologie est indispensable pour aider les entreprises dans leur transition numérique. C’est d’autant plus vrai que de plus en plus d’organisations s’orientent vers des solutions d’archivage électronique qui leur permettent d’accéder facilement à leurs documents numériques sans avoir à se soucier d’endommager des éléments physiques ou de s’inquiéter de leur état après un certain temps d’inutilisation.
Conclusion
En résumé, la numérisation fidèle est la clé de la réussite des projets de transformation numérique. Elle vous aidera à passer au digital en préservant la valeur juridique de vos documents. Contactez-nous pour étudier votre projet.