Sommaire
La dématérialisation des documents engage à la fois les processus internes et externes. Il s’agit d’échanger des documents électroniques entre les différents départements, au sein des équipes, mais également avec les partenaires externes. Le télétravail, qui connaît un essor sans précédent depuis 2020, a poussé les entreprises à repenser leurs processus internes. Découvrons le rôle de la dématérialisation dans tout ça.
La dématérialisation, composante essentielle du télétravail
Travailler à distance nécessite la mise en place d’un espace de travail partagé auquel on accède de n’importe où. C’est l’une des premières pratiques à instaurer pour se lancer dans le télétravail.
La dématérialisation des documents et la mise en place des systèmes de gestion et de signature électroniques permettent aux équipes de collaborer à distance sans aucun problème. En fait, la numérisation des documents et leur mise à disposition via des systèmes de gestion électronique permettent aux collaborateurs d’avoir un accès immédiat à toutes les ressources dont ils ont besoin.
Citons par exemple les documents provenant du département RH : fiches de paie, contrats, etc. qui doivent être signés, stockés et transmis par voie électronique. Ces processus nécessitent :
– La numérisation des documents
– La signature électronique
– Un système d’archivage électronique
– Un espace d’échange via internet
Envie d’aller plus loin ?
Dématérialiser pour booster la productivité en télétravail
Booster la productivité de ses collaborateurs nécessite la mise à leur disposition de toutes les ressources dont ils ont besoin. En télétravail, un collaborateur doit avoir accès aux informations nécessaires pour réaliser ses tâches. Cela implique la mise en place d’un système de gestion électronique permettant un accès immédiat ainsi que des fonctionnalités de recherche des documents.
Le temps est une ressource de grande valeur en entreprise. Améliorer l’exploitation du temps se traduit par de meilleures performances et plus de productivité. En éliminant le gaspillage de temps lié à la recherche des informations ou des documents référentiels par exemple, on élimine une bonne partie des freins à la productivité de ses collaborateurs.
Validation et prise de décision en télétravail
En éliminant certains déplacements, et parfois des voyages, le télétravail a tendance à rendre la collaboration et la prise de décision plus fluides. En fait, face à des deadlines serrées, les entreprises gagnent souvent à développer leur rapidité d’action, de réflexion, et de décision.
Exit donc, les tours de table interminables là où il suffit de réunir uniquement les collaborateurs clés dans une séance visio rondement menée. Ici, le support matériel du document n’a plus sa place : toutes les plateformes permettent désormais le visionnage et l’échange de documents. Si l’ambiance d’un réunion présentielle demeure un facteur agréable qui fait pencher la balance en faveur des réunions traditionnelles, la recherche d’efficacité joue quant à elle en faveur de la collaboration dématérialisée.
Dématérialisation et fiabilité
Pour garantir le bon fonctionnement des processus internes en télétravail, il est indispensable de mettre en place un système fiable. De la numérisation des documents à la mise en place d’une solution de GED, en passant par le choix du logiciel de signature électronique et du système d’archivage numérique, vous gagnerez à être accompagnés par des spécialistes pour assurer la fiabilité de votre système.
Le télétravail : la nouvelle norme
Selon une étude publiée en 2022 par l’ANDRH, d’ici 2025, une moyenne de 2 jours par semaine se feront en télétravail. Ce mode de collaboration a fait ses preuves durant la crise de la COVID pour les entreprises dématérialisées. On s’est ainsi aperçu que le télétravail rendait les gens plus heureux et surtout plus performants.
Une autre étude menée par Regus prévoit que d’ici 2030, le télétravail et le travail flexible pourraient rapporter des bénéfices de plus de 4500 milliards de dollars à l’économie américaine.
Une chose est sûre, le télétravail s’impose de plus en plus comme la norme. Il est temps donc de s’adapter pour adopter ce nouveau mode de collaboration en digitalisant son entreprise.
Numexo, spécialiste de la transformation numérique, accompagne les entreprises dans la dématérialisation de leurs processus internes et externes. N’hésitez pas à nous parler de vos besoins pour recevoir une proposition sur-mesure.