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La dématérialisation est la démarche qu’emploient les entreprises et les différentes organisations pour l’élimination de l’usage des supports d’information matériels comme le papier en faveur de l’utilisation des supports numériques. Grand pilier de la transition numérique, la dématérialisation consiste à numériser les documents en papier. Ils sont par la suite utilisés sur des supports informatisés via des systèmes de gestion électronique.
On vous propose dans ce dossier de découvrir toutes les informations dont vous avez besoin sur la dématérialisation, son implémentation, ses démarches et ses objectifs.
Définition de la dématérialisation
La dématérialisation est la démarche qui permet aux organisations et aux entreprises de toutes les tailles de s’inscrire dans la transformation digitale des espaces de travail et des échanges d’information. Le zéro papier est l’un des objectifs de cette démarche qui vise à éliminer l’utilisation du papier comme support d’information. L’une des principales étapes de la dématérialisation est la numérisation du patrimoine et des documents physiques pour les transformer en fichiers informatisés facilitant leur gestion électronique.
La gestion électronique des documents vient par la suite compléter la démarche permettant aux différents acteurs d’échanger et d’accéder aux informations via une infrastructure informatisée.
Exemples d’usages dans le réel
Dématérialisation des factures
Les factures font partie des documents les plus produits et les plus échangés entre les différentes entreprises et organismes. L’évolution du cadre législatif et l’apparition de nouvelles dispositions en faveur de la transition numérique a permis d’instaurer la dématérialisation des factures tout en gardant leur valeur fiscale. Des logiciels et des applications permettent ainsi de générer et d’échanger les factures digitales sans passer par le format papier.
La dématérialisation fiscale implique ainsi l’utilisation de signatures électroniques et la mise en place de systèmes d’archivage électronique. Les échanges des documents fiscaux se font donc de manière informatisée. Ceci permet aux différents intervenants de réduire le coût de production et d’archivage des factures. L’optimisation de la durée de leur traitement est également un point notoire.
Dématérialisation de la documentation industrielle
La documentation industrielle regroupe l’ensemble des supports d’information utilisés dans le milieu industriel pour assurer le bon fonctionnement des différents processus. On parle ici des checklists, des formulaires, des modes opératoires, etc.
La digitalisation de la documentation industrielle consiste à transformer ces différents supports papier en des fichiers informatiques. On les stocke par la suite dans des serveur bénéficiant d’une haute sécurité.
La dématérialisation de la documentation industrielle permet aux sites de production de rejoindre l’industrie 4.0 en assurant la traçabilité des différentes actions menées par les opérateurs ou les décisionnaires.
A titre d’exemple, un opérateur qui remplit un formulaire dans le cadre d’un contrôle qualité n’aura pas besoin d’aller chercher des documents en papier. L’utilisation des tablettes, par exemple, lui permet d’accéder aux formulaires en question et de les remplir en toute simplicité. Les informations qu’on entre via le formulaire sont ensuite stockées sur des serveurs informatiques. Cela facilite la collecte des données et leur analyse par la suite.
L’élimination du papier dans le milieu industriel permet ainsi d’avoir une meilleure visibilité sur le fonctionnement des différents processus tout en facilitant l’accès à l’information par les différents acteurs. Un opérateur n’aura pas besoin de quitter son poste et d’aller chercher les modes opératoires disposés en un autre endroit pour bien réaliser ses missions. Cela contribue ainsi à l’optimisation de la productivité en éliminant les gaspillages du temps et du papier.
La sécurité des informations est également un facteur à prendre en considération. Les documents papier sont soumis à des risques d’altération et nécessitent de grands efforts de protection lors de leur archivage. L’archivage électronique des données digitales se fait quant à lui dans des serveurs locaux sécurisés ou dans le cloud. On élimine ainsi tout risque de perte ou d’endommagement.
Dématérialisation du courrier
Le service courrier assure le transfert de l’information entrante et sortante de l’entreprise. Il peut s’agir de contrats, de factures, de bons de commandes, de réclamations, etc. L’utilisation du format papier implique un risque élevé d’erreur ou de perte des informations. Cela peut avoir des impacts négatifs sur la productivité et la réactivité de l’entreprise en général.
La dématérialisation des flux papier entrants et sortants permet d’éviter ces risques. De plus, il est plus facile de mettre en place des systèmes de tri et de distribution automatisés. Les données numériques sont par la suite stockées dans des serveurs sécurisés tout en restant accessibles par les personnes concernées.
On peut utiliser de nombreuses applications et solutions logicielles dans cette démarche. Resoposte, par exemple, est un réseau d’échanges numériques du Groupe La Poste. Il permet de proposer aux entreprises un système d’échange et d’archivage des courriers numériques.
Avantages et inconvénients de la dématérialisation
La dématérialisation des documents est une approche qui a de nombreux avantages, mais qui a également des inconvénients.
Les avantages
Pas besoin d’espaces d’archivage
L’archivage des documents en papier nécessite une infrastructure conséquente, surtout lorsque l’entreprise commence à gérer un flux de documents important. Cela implique la création d’espaces réservés et aménagés pour assurer le stockage des documents dans les meilleures conditions. Ces espaces de stockage et d’archivage auront un coût loin d’être négligeable. La dématérialisation permet d’éliminer les espaces physiques de stockage ainsi que les opérations et les coûts d’entretien. On stocke les informations numériques dans des serveurs informatiques accessibles par un simple réseau informatique.
L’impact écologique
De nos jours, l’image et les valeurs d’une entreprise comptent beaucoup aux yeux de ses clients, partenaires et investisseurs. Une entreprise éco-responsable tend à réduire son empreinte écologique en mettant en place le nécessaire. La dématérialisation des documents s’inscrit parfaitement dans cette logique. Économiser, voire éliminer, l’utilisation du papier aura un impact positif sur la réduction de l’impact environnemental de l’entreprise. La dématérialisation permet ainsi de réduire les déchets des entreprises.
La réduction des coûts
L’acquisition du papier et des consommables, l’achat et l’entretien des imprimantes, l’aménagement et l’entretien des espaces d’archives ont un coût. Une entreprise souhaitant réduire les coûts de ses opérations trouve dans la dématérialisation la solution dont elle a besoin. En numérisant les différents documents, l’entreprise réduit considérablement le coût de la gestion documentaire.
L’accessibilité de l’information
Peu importe la nature de l’entreprise et quel que soit son secteur, l’utilisation des outils informatiques permet de fluidifier la circulation de l’information au sein de ses structures et avec ses partenaires. La dématérialisation des documents permet ainsi de rendre l’information plus accessible, réduisant ainsi le facteur humain et le risque d’erreur. Une infrastructure numérique de l’information permet d’accéder à l’information depuis n’importe où dans le monde. Elle facilite ainsi la collaboration avec les équipes sur le terrain ou distantes.
La productivité
L’accumulation de tous ces avantages cités ci-haut conduit à l’optimisation de la productivité. En éliminant les gaspillages et les déplacements inutiles, on garantit une meilleure productivité.
Les inconvénients
La sécurité
Comme dans tout système informatique, la sécurité des données peut poser des problèmes si l’on ne prend pas les mesures nécessaires. Des pirates informatiques peuvent s’infiltrer dans les serveurs et voler des données de valeur. C’est pourquoi il est recommandé de se faire accompagner par des professionnels spécialisés dans la dématérialisation et la mise en place des systèmes sécurisés pour assurer la protection des documents et des données. Numexo vous accompagne ainsi dans la mise en place de vos systèmes de gestion électronique des documents en assurant la sécurité de vos données dans des serveurs Cloud ultra-performants. Avec des logiciels dédiés, vous pouvez assurer la sécurité des accès aux serveurs et mettre en place des dispositifs d’authentification évitant l’infiltration des personnes externes à votre organisation.
Le coût de mise en place
Il est tout à fait normal que la dématérialisation de vos documents et la mise en place de systèmes sécurisés de gestion électronique des documents vous coûtent de l’argent. Il faut, cependant, savoir qu’il s’agit ici d’un investissement qui aura de nombreux bienfaits sur le bon fonctionnement de votre organisation.
Ainsi, un tel investissement est facilement rentabilisé sur le long terme. Il s’inscrit dans une vision stratégique visant à favoriser la transition numérique de l’entreprise et bénéficier des nombreux avantages cités plus haut.
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Comment réussir son projet de dématérialisation ?
Vous l’avez compris: la dématérialisation est un projet à étudier et à planifier convenablement pour assurer sa réussite.
Il convient en effet de commencer par étudier l’existant et définir ses besoins. Un audit est ainsi nécessaire pour cerner les besoins, identifier les processus à dématérialiser et planifier la transition. Ensuite, vous pouvez vous faire accompagner par des professionnels du secteur pour assurer la planification du déroulement de votre projet de dématérialisation. Mieux encore, si les prestataires peuvent vous accompagner dans la phase transitoire en assurant la formation nécessaire à vos collaborateurs sur l’utilisation des nouvelles technologies et les nouveaux outils mis en place.
Réussissez vos projets de dématérialisation avec Numexo !
Numexo est une entreprise spécialisée dans la numérisation des documents et la mise en place des systèmes de gestion électronique des documents. Nous vous accompagnons dans votre projet de dématérialisation depuis la phase d’audit initial jusqu’à la formation de vos collaborateurs tout en passant par la numérisation, l’archivage électronique et le déploiement des solutions de GED.