Numérisation patrimoniale : définition et enjeux

De nombreux domaines sont impactés par l’avènement des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC). Ces technologies modifient notre rapport aux documents et aux œuvres. La numérisation patrimoniale permet la digitalisation des données. Ensuite, il s’agit de gérer, publier et préserver ces documents numériques comme images, textes, vidéos, sons, vidéos 3D et ressources interactives.

Tous les domaines d’activité ont bénéficié de l’essor de ces technologies. Mais de nombreux défis sont apparus lorsqu’il s’ est agi d’apprendre à protéger les documents patrimoniaux.

De fait, conserver ses archives de documents sous format numérique est la question que se posent de nombreuses sociétés et organismes publics, avant de les confier à une entreprise spécialisée.

Les enjeux, d’ordre économique mais aussi culturel, imposent souvent aux intéressés d’adopter une gestion documentaire sévère pour protéger à la fois la traçabilité de leurs documents et leur sécurisation dans le temps.

Ainsi, la documentation numérique, si elle n’est pas sans contraintes, constitue un nouveau moyen de protéger les œuvres et documents d’importance. En plus, et parfois en lieu et place de la conservation des originaux.

Numériser : du simple document à la notion de collection

Qu’est-ce que la numérisation ? De nos jours, il existe deux modèles de numérisation dans l’entreprise :

  1. Les numérisations du flux courant pour illustrer une publication, réutiliser des documents existants ou dématérialiser des documents papiers, courriers devant être dématérialisés pour intégrer les flux d’information et gérer.
  2. La numérisation patrimoniale pour la conservation et la valorisation du patrimoine documentaire.

Comment cela doit fonctionner ? Dans le premier cas, on pourrait opter pour une seule numérisation (une page ou deux).

Dans le second, il s’agit de collections entières, formées de plusieurs volumes. Ce travail digital patrimonial à la demande se poursuit tout au long de l’année avec au programme des opérations ponctuelles qui durent plusieurs mois en continu.

Prestataire en numérisation patrimoniale obligatoire

L’action de numérisation nécessite pleinement l’intervention d’un prestataire en numérisation patrimoniale. Il vous permettra de sauvegarder sur support numérique de haute qualité vos documents anciens. De plus, celui-ci vous proposera des solutions de valorisation de votre histoire, pour la partager avec vos collaborateurs et/ou clients.

A cet égard, le prestataire doit posséder les ressources et l’expertise indispensables pour codifier tous les modèles d’archives. Du livre ancien à l’œuvre d’art, et en tenant compte de leur format, de leur épaisseur ainsi que de la fragilité du support.

Il se doit d’être capable d’exécuter ce type d’opérations de numérisation dans ses propres ateliers ou sur site, chez le client, au cas où les documents ne pourraient pas être déplacés.

On notera aussi que cette prestation doit saisir également des notes recommandées sur les métadonnées à joindre aux fichiers numériques produits afin de pouvoir les indexer et les retrouver facilement en cas de recherches ultérieures.

Le travail du prestataire portera essentiellement sur 3 axes :

  • Numérisation : la manipulation et la préparation des documents se réalisent en prenant toutes les précautions obligatoires et en respectant les normes garantissant une digitalisation de qualité.
  • Enrichissement : après la numérisation, le prestataire d’archivage doit travailler pour enrichir vos documents avec de l’indexation, de l’ajout de métadonnées, de la reconnaissance de caractères, mots et phrases permettant ainsi de connaître et retrouver le contenu très facilement.
  • Diffusion : toute entreprise cherche avec la numérisation de ses collections patrimoniales à donner un accès aux documents.

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Numexo : votre partenaire en numérisation patrimoniale

Si vous souhaitez entamer un projet de numérisation patrimoniale, c’est sur Numexo que vous devez compter. Nos spécialistes accompagnent les entreprises depuis de nombreuses années dans la dématérialisation et la numérisation de leur patrimoine.