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La dématérialisation des documents financiers et fiscaux peut soulever un grand nombre de questionnements d’ordre juridique, notamment sur leur authentification. Et ce phénomène s’est encore accru avec l’apparition de la signature électronique. Cette technique, largement utilisée par les entreprises, a remplacé la signature manuscrite. Si vous êtes encore néophyte et que vous cherchez à en savoir davantage sur le sujet, découvrez dans cet article ce qu’il y a à savoir sur la signature électronique, et comment celle-ci fonctionne.
Qu’est ce qu’une signature électronique
Tout comme son ancêtre la signature manuscrite, la signature électronique est unique et propre à un signataire. Cependant, elle n’a pas de forme physique, et n’apparaît pas sur le document. En effet, la signature électronique est un code de nature numérique qui relie un document à un signataire. Elle devient l’un des principaux piliers de la sécurité numérique. Dans les faits, elle consiste en l’envoi d’un lien sur la boîte mail qui vous donne accès aux documents à signer, à l’identité du signataire et à un formulaire de consentement. Après avoir déclaré que vous avez pris connaissance du contenu des documents, il vous sera demandé de vous identifier en saisissant un code reçu par sms. Une fois toutes les étapes accomplies, les documents seront envoyés au correspondant.
Comment créer une signature électronique
La signature électronique ne nécessite pas toujours d’appareil spécifique. Vous pouvez n’avoir besoin que d’un ordinateur ou d’un smartphone, d’une connexion internet et d’une solution développée à cet effet.
Les solutions de signature électronique.
De nombreuses solutions ont été développées pour permettre aux utilisateurs de signer leurs documents. Découvrez 8 des solutions les plus utilisées sur le marché.
Signaturit
Signaturit est une solution 100% en ligne. Vous n’êtes pas dans l’obligation de télécharger une application. De plus, vous pouvez l’utiliser depuis n’importe quel appareil du moment que vous disposez d’une connexion internet. Cet outil vous propose deux modes de signature, par SaaS ou API.
DocuSign
C’est l’un des outils les plus utilisés sur le marché avec 200 millions d’utilisateurs. Cette plateforme dispose d’une énorme capacité d’intégration et peut être utilisée avec l’intégralité des systèmes d’exploitation existants.
Eversign
Eversign est une solution de création de signature électronique, sécurisée et fiable. Elle peut aussi s’intégrer à des applications tierces. De plus, elle permet d’automatiser le processus d’identification numérique.
Yousign
C’est une solution qui associe efficacité et simplicité. La plateforme est simple à utiliser, légale et sécurisée. Elle vous permet de signer, envoyer et valider vos documents.
Adob Sign
C’est l’un des produits Adobe. L’ outil est multifonction. Avec son service d’authentification, il vous permet de donner une valeur juridique à vos signatures.
SignEasy
Une plateforme destinée aux appareils mobiles et tablettes. Elle vous permet de signer vos documents et de créer des templates standards inspirés des documents utilisés régulièrement.
Secured Signing
Un outil qui, en plus de vous permettre de signer numériquement vos documents, vous offre une meilleure authentification avec sa fonctionnalité de confirmation visuelle.
Universign
Une plateforme complète et simple à utiliser.
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Comment choisir sa solution de signature numérique
Pour bien choisir votre solution de signature électronique, il est important de prêter attention à certains critères.
Le critère de sécurité
Il est important de s’assurer que la solution répond aux critères de sécurité de l’Union Européenne. La solution doit se plier au règlement elDAS qui stipule que le service d’identification proposé doit répondre aux règlements décrits par l’État. La plateforme choisie se doit aussi de garantir à son usager de protéger ses documents ainsi que ses renseignements personnels.
L’authentification
La solution doit comporter un outil d’identification fiable. Elle doit être en mesure de donner une valeur juridique à votre document signé. Pour ce faire, il est important que l’outil vous permette de rattacher le document signé à un destinataire identifiable.
Conclusion
Dans un monde en pleine digitalisation, la signature électronique vient remplacer la signature manuscrite utilisée traditionnellement. Cet outil est de plus en plus usité, surtout dans le domaine des échanges commerciaux et légaux, et les entreprises de toutes tailles ont commencé à implémenter cette pratique au sein de leurs organisations. Les raisons d’un tel degré d’adoption sont simples: en plus d’être facile à mettre en place, la signature électronique est extrêmement pratique. En effet, c’est un moyen efficace pour protéger les documents officiels.