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Digitalisation des échanges, transition numérique, dématérialisation des documents… De nos jours, tout à tendance à se dématérialiser. La sécurité devenant un enjeu croissant, le coffre-fort électronique est au cœur de l’actualité des entreprises. Celles-ci, pour réussir leur transition numérique, se mettent en quête des outils adéquats. Le coffre-fort électronique, par exemple, permet de pérenniser la sécurité des documents comme les bulletins de paie, les factures ou autres.
On vous propose un tour d’horizon sur le coffre-fort électronique, cette solution clé en main au service de votre conversion digitale.
Le coffre-fort électronique : késako ?
Commençons par le définir. Nommé aussi coffre-fort numérique ou E-coffre-fort, c’est un espace sécurisé qui simplifie le quotidien de nombreux professionnels et entreprises.
Il intervient lors de l’une des étapes importantes de la dématérialisation de documents et la mise en place d’une approche de sécurité des données numériques.
En recourant au coffre-fort numérique, toute personne utilisatrice peut y recevoir, stocker, trier et classer ses documents.
Avec des tâches automatisées et un service hautement sécurisé, cela vous permet d’assurer l’intégrité et l’exactitude de l’origine de tout document ainsi que sa traçabilité.
Principaux avantages du coffre-fort électronique
Comme toute innovation technologique au service des professionnels, le coffre-fort électronique respecte les obligations légales et contractuelles de conservation des documents grâce aux caractéristiques suivantes :
- Confidentialité : seul l’utilisateur autorisé peut accéder aux données.
- Traçabilité : la signature électronique permet la vérification de l’authenticité des documents.
- Intégrité : tout document archivé ne sera plus modifiable et détient une valeur juridique en cas de litige.
- Pérennité : l’accès aux données est garanti par le système dans le temps.
- Réversibilité : toute entreprise pourra récupérer sa documentation en cas de rupture de contrat avec le prestataire du coffre-fort électronique.
Soulignons que ce coffre-fort doit également disposer d’une norme ISO 14641:2018 (international).
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Le coffre-fort: comment fonctionne-t-il ?
Rappelons, pour commencer, que le coffre-fort électronique est un complément de votre solution de gestion documentaire. Son dispositif de conservation se réalise en deux phases : l’archivage suivi du scellement numérique.
En effet, en déposant les documents, un scellement numérique s’y exécute afin d’en assurer l’intégrité. S’opèrent alors une signature électronique pour confirmation de l’auteur du dépôt, un horodatage pour attestation de la date de ce dépôt. Enfin, un calcul d’empreinte numérique permet de garantir le non changement du document dans le temps.
Dès lors, tous les documents demeurent archivés numériquement dans le coffre-fort. Des actions de vérification périodique d’intégrité, de traçabilité et de gestion des actions et des utilisateurs sont alors opérées de manière chronique.
Mais comment accéder aux données stockées et où sont-elles hébergées ?
La réponse est simple. Chaque collaborateur autorisé peut se faire reconnaître par la connexion via ordinateur, tablette ou Smartphone et renseigner ses login et mot de passe personnels. Il peut également renseigner le code reçu par SMS, en cas de souscription à un choix de sécurité complémentaire.
Coffre-fort électronique et archivage numérique
La conservation de documents peut se classer en deux modèles : le coffre-fort électronique et l’archivage numérique. Ils se distinguent en termes de portée ainsi que de domaine d’archivage.
Le coffre-fort électronique est une amélioration des systèmes d’archivage classiques de par sa capacité à générer la traçabilité et la sécurité des opérations.
De plus, le coffre-fort électronique assure un espace d’archivage à vocation probatoire.
On peut également considérer la spécificité de l’outil dans sa manière de simplifier la vie administrative personnelle de l’utilisateur.
A titre d’exemple, il peut permettre de recevoir automatiquement les factures, les avis d’impôts, les relevés bancaires ainsi que leur diffusion et partage en toute sécurité pour le cas d’un dossier de crédit immobilier.
Le coffre-fort est-il obligatoire pour les entreprises ?
La réponse est non : les entreprises françaises ne sont pas soumises à l’obligation de s’équiper d’un coffre-fort électronique.
A titre d’exemple, si ces dernières éditent des fiches de salaires et des contrats de travail au format papier, elles ne sont pas dans l’obligation de recourir à un coffre-fort électronique.
L’employé, de son côté, a le droit de s’opposer à la réception d’un bulletin de paie électronique.
Ces caractéristiques du coffre-fort numérique sont par ailleurs présentes dans un logiciel SIRH bénéficiant de haute sécurité à l’instar du « kiwiHR ».
Numexo : votre partenaire de la digitalisation d’entreprise
Intervenant dans le secteur de la dématérialisation, Numexo vous propose des solutions sur-mesure. Ces dernières permettent à votre organisation de bien passer au digital. Coffre-fort électronique, GED ou encore archivage numérique: nous vous proposons toutes les solutions dont vous avez besoin pour sécuriser et optimiser la gestion de vos documents électroniques.