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Tout projet de dématérialisation implique la mise en place d’un système de GED, ou gestion électronique de documents. Il permet de consulter, classer, modifier, traiter et échanger les documents numérisés. La GED est le nerf de la guerre pour tout projet de numérisation. Elle permet de créer un référentiel de l’ensemble de la documentation de l’entreprise tout en rendant possible l’optimisation des processus d’échange des documents et de travail collaboratif. Découvrons la GED et son fonctionnement !
GED : qu’est-ce que c’est ?
La gestion électronique des documents (GED) est le processus qui permet de gérer des documents professionnels numérisés durant tout leur cycle de vie. Les documents peuvent être des images, des sons, des vidéos, des textes, et de manière générale tous types de fichiers informatiques.
La GED commence par la dématérialisation du document et la création d’une version numérique à manipuler, consulter ou échanger par ordinateur.
La GED consiste ainsi en 4 étapes :
- L’acquisition
- La gestion
- Le stockage
- La diffusion.
GED et acquisition des documents : comment ça marche
L’acquisition se fait de 2 façons : soit le document est créé, soit il est numérisé. Ce processus peut être automatisé ou réalisé manuellement. Puis ce document est enregistré, classé ou indexé.
Numérisation des documents
En utilisant du matériel adapté (scanners), on procède à la numérisation des documents physiques. Ce processus implique l’utilisation de plusieurs procédés et technologies pour extraire les informations contenues dans les documents (OCR, indexation, etc.).
Des techniques de RAD (reconnaissance automatique des documents) permettent d’automatiser la détection des documents de mêmes formes pour les classer, comme les factures ou les notes de service, par exemple.
La LAD (lecture automatique des documents) se base sur les technologies de reconnaissance optique des caractères (OCR) ou de détection des codes-barres ou QR codes. Elle permet d’implémenter des procédés de détection et d’indexation automatiques des documents. Une LAD peut reconnaître des cases cochées ou non sur un questionnaire.
L’acquisition concerne également les documents électroniques existants ou échangés au sein de l’organisation ou avec des acteurs externes.
Enregistrement des documents
Cette phase consiste à référencer les documents selon les normes définies par l’entreprise. Ces critères sont évolutifs pour répondre aux différentes utilisations des documents.
On peut également parler ici des workflows de validation créés pour automatiser la revue des documents en vue d’en créer des versions approuvées, selon les principes d’approbation interne de l’entreprise. Ces processus automatisés sont paramétrés de sorte à respecter les droits d’accès et à s’assurer que les versions finales des documents soient approuvées par les intervenants concernés.
Classement et indexation des documents
Il s’agit de l’organisation des documents suivant une logique prédéfinie. Elle permet aux utilisateurs d’accéder aux bons fichiers au bon moment. Les documents peuvent être classés en utilisant les métadonnées, et cela de façon automatique.
Ensuite, les documents passent à l’indexation pour faciliter leur exploitation ou échange. Il s’agit ici d’utiliser des mots-clés ou des expressions permettant de retrouver facilement un document concerné. La méthode d’indexation varie en fonction de la nature du fichier, il peut s’agir d’indexation par type ou par mots-clés. Dans les deux cas, cette démarche permet de faciliter la recherche et l’accès aux documents classés.
GED : comment ça marche
La gestion des documents regroupe toutes les étapes qui suivent la création des documents numériques. Il peut s’agir de leur sécurité, de leur administration, de la création d’autres versions ou de l’évolution des documents.
La sécurité des documents consiste en la gestion des droits d’accès, du cryptage et de la restriction des actions de modification du contenu des documents. L’administration des documents, quant à elle, consiste en la modification des métadonnées des documents et donc leur classement.
La gestion des documents englobe aussi la création de nouvelles versions pour des utilisations plus spécifiques. Il s’agit des modifications n’ayant pas d’incidence sur le contenu du document. L’évolution, quant à elle, prend en compte le changement du contenu des documents. Il peut s’agir des mises à jour des documents ayant une nature évolutive, contractuelle ou réglementaire.
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GED : le stockage des documents
Le stockage des documents est l’une des étapes les plus sensibles de tout le processus de GED. Il s’agit de conserver le document dans de bonnes conditions pour éviter tout endommagement.
Pour cela, il faut prendre en considération de nombreux critères comme le support du stockage, l’organisation, la durée de conservation et le sort des documents.
Le support de stockage doit s’adapter à la nature et au volume des documents qu’il conserve. La fréquence de consultation ou de modification des documents est à prendre en considération. En effet, elle implique la question de la bande passante pour l’accès aux serveurs informatiques. Cela a un impact sur la disponibilité des documents importants ainsi que le temps d’accès.
L’organisation des documents stockés peut être liée à l’étape de l’indexation. En fait, la structure du stockage dépend du contenu des documents et de leur nature. Dans tous les cas, les documents auront une durée de vie prédéterminée selon ces critères et également en raison de leur importance. La durée du stockage peut ainsi varier, et à l’issue de celle-ci, les documents passent vers les archives.
Au final, le type de stockage doit prendre en considération les opérations que vont subir les documents. Des supports de stockage en lecture/écriture peuvent ainsi s’imposer.
GED et diffusion des documents : comment ça marche
La diffusion des documents est ici l’échange, par voie électronique, des documents numérisés. Elle peut être une diffusion interne ou externe. La transmission des documents électroniques suit généralement deux modes : pull et push.
La transmission en mode pull consiste à mettre à disposition des documents numériques en fonction des droits d’accès. Les utilisateurs y ayant accès peuvent consulter les documents après une recherche du référentiel.
Dans le cas contraire, le push, ce sont les documents qui sont envoyés directement aux utilisateurs désignés au préalable.
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