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La dématérialisation de l’information est devenue une pratique assez courante suite, notamment, à la prise de conscience par les entreprises des enjeux de la digitalisation. Les systèmes d’archivage numérique viennent compléter les solutions mises en œuvre comme la GED pour assurer une meilleure gestion de la documentation. Naturellement, la loi a évolué dans ce sens pour reconnaître la valeur juridique des documents numériques. Tentons de faire le tour de la question !
Le caractère légal de l’archivage numérique
Avant de commencer, il est nécessaire de clarifier un point important. Il n’existe, à ce jour, aucun label et aucune norme permettant d’obtenir un caractère « légal » pour son système d’archivage électronique. Il existe seulement des systèmes d’archivage numérique permettant de conserver la valeur probatoire d’un document.
Ainsi, lorsqu’on parle d’archivage numérique légal, cela sous-tend un système dont les propriétés permettent de conserver – voire attribuer – la valeur probante d’un document, en fonction des exigences et des normes imposées par la loi.
Les exigences imposées par la loi
Les obligations légales et réglementaires précisent que le système d’archivage électronique doit préserver l’intégrité des documents ainsi que leur pérennité. En d’autres termes, les données contenues dans les documents doivent être conservées pour être exploitées à tout moment.
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Quelles normes faut-il respecter ?
Afin de conserver la valeur probatoire des documents numériques, certaines normes françaises et internationales doivent être respectées. Cela s’applique dans le cas de litige ou pour présenter des pièces justificatives en cas de besoin. Les principales d’entre elles sont :
- AFNOR NF Z42-013 :
Il s’agit d’une norme française qui concerne la conception et l’exploitation des solutions d’archivage électronique.
- ISO 11506 :
Il s’agit d’une norme internationale qui concerne les méthodes d’archivage et la preuve des données électroniques.
- ISO 15489 :
C’est une norme internationale concernant le « record management ».
Il existe d’autres normes qui concernent des secteurs bien déterminés et que les systèmes d’archivage électronique se doivent de respecter. Elles permettent de protéger les données clients et d’assurer la sécurité des informations conservées.
Les coffres-forts électroniques : la meilleure solution d’archivage numérique
Les coffres-forts électroniques sont des systèmes d’archivage électronique qui permettent de stocker des documents et de les protéger contre la perte et l’endommagement. Ils permettent de conserver la valeur probatoire des documents.
Les coffres-forts électroniques permettent de stocker des documents ayant une valeur juridique comme :
- Les contrats
- Les factures
- Les documents fiscaux
- Etc.
Ces systèmes s’intègrent parfaitement dans les solutions de GED pour permettre aux entreprises de centraliser l’archivage de leur documentation tout en assurant leur disponibilité pour des interventions ou des consultations. Il peut s’agir d’applications webs hébergées dans le Cloud dont l’accès est réservé uniquement aux personnes authentifiées.
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Conclusion
L’article 1316-1 du Code Civil prévoit que les documents électroniques peuvent être admissibles comme des preuves dans la résolution des conflits. Il existe, cependant, certaines conditions de conservation des documents électroniques à respecter pour conserver la valeur probatoire de ces documents. L’archivage électronique doit ainsi répondre à des contraintes juridiques en plus de celles relatives à la technologie et la sécurité informatique.