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La numérisation des archives est une procédure qui s’inscrit dans la dématérialisation de la documentation professionnelle. Elle consiste à convertir les documents papiers en des fichiers numériques. Contrairement à l’archivage classique qui nécessite des ressources matérielles, de l’espace et du personnel dédié, l’archivage numérique se fait sur des serveurs informatiques ou d’autres supports en cas de besoin. Dans tous les cas, l’archivage numérique des documents apporte de nombreux avantages. Découvrons pourquoi et comment procéder à la numérisation des archives !
Numérisation des archives : c’est quoi ?
En vue de faciliter l’accès à l’information et de réduire les ressources allouées à l’archivage, les entreprises ont de plus de plus tendance à numériser leurs archives. Elles utilisent alors des serveurs informatiques sécurisés sur lesquels elles stockent les documents numérisés et les données digitales.
La numérisation des archives est l’une des étapes clés de la procédure de dématérialisation documentaire. Les documents numérisés qui arrivent en fin de cycle sont conservés dans des espaces de stockage numérique pour être réutilisés en cas de besoin. Les documents légaux ou ayant une valeur juridique sont les plus concernés par ce type d’archivage, via l’utilisation de coffre-forts électroniques, qui permettent de conserver leur intégrité et préserver leur valeur juridique.
Contrairement à l’archivage classique, ce type d’archivage permet de stocker de plus grands volumes de données sur des supports de taille négligeable. Toutes les opérations de duplication des documents ou de partage des informations sont amplement simplifiées avec ce type de stockage. Cela se traduit par une meilleure collaboration ainsi que par une meilleure productivité.
Vous pouvez consulter notre dossier complet sur la dématérialisation pour plus d’informations.
Numérisation des archives : pourquoi ?
La dématérialisation est un choix stratégique de plus en plus présent au sein des entreprises et des organisations de toutes natures et tailles. Elle consiste à réduire considérablement la consommation du papier et favorise l’échange des documents électroniques.
Cette procédure s’accompagne de la mise en place de systèmes de gestion électronique des documents (GED) favorisant une meilleure collaboration entre les différents intervenants et une meilleure accessibilité à l’information.
La conservation de la valeur juridique
La conservation d’une copie électronique de tout document fait partie des conditions obligatoires pour la conservation de sa valeur juridique. Ainsi, l’échange des documents électroniques officiels ou ayant une valeur juridique comme les contrats, les factures, etc. imposent l’existence de copies numériques fiables, archivées de manière sécurisée. Ces dernières joueront le rôle de preuves valides et recevables dans le cas d’un litige.
L’archivage électronique probant devient ainsi une nécessité pour conserver la valeur juridique des documents numériques. La valeur probante des documents reste, en fait, valable des années après leur indexation. La durée de conservation des documents de ce type dépend de la nature du document en lui-même.
L’accessibilité de l’information
La numérisation des archives permet d’assurer la conservation et la pérennité de l’information. Cette dernière reste accessible à tout moment et de n’importe quel endroit. Les systèmes d’archivage électronique permettent de conserver les données dans un endroit sûr et de les protéger de tout dommage.
Pour accéder aux informations et aux documents archivés, il suffit de bénéficier d’une connexion internet pour se connecter au serveur et effectuer la recherche. L’information sera disponible en quelques clics.
Le travail collaboratif
Que ce soit au sein d’une même organisation ou dans le cadre des échanges avec des partenaires ou des clients, la numérisation des archives permet de collaborer en temps réel.
L’accessibilité de l’information assurée par la numérisation des archives facilite le travail collaboratif et permet aux équipes de partager les données entre elles.
Il peut également s’agir d’une collaboration avec des clients ou des intervenants externes. Les archives électroniques permettent de partager toutes les informations que vous souhaitez en quelques clics. Ainsi, par exemple, un client peut accéder à la totalité de son historique sans attendre.
La préservation du patrimoine
Qu’il agisse de patrimoine professionnel, artistique ou culturel, la numérisation des archives permet de le conserver dans un état intact.
Contrairement au format papier qui peut être facilement altéré par des facteurs comme l’humidité, la température voire même lors des manipulations, les documents numériques représentent des supports totalement sécurisés pour assurer la pérennité des documents.
La numérisation des archives permet ainsi de préserver le patrimoine et de le conserver en toute sécurité.
La traçabilité
La numérisation des archives permet de garder une trace de tout historique. Donnant la possibilité d’horodater toutes les modifications, la numérisation des archives assure la traçabilité de toutes les actions.
Avec les technologies de tracking avancée, les archives numériques peuvent être supervisées de manière à détecter et à suivre toute utilisation de la documentation. Cette fonctionnalité peut être particulièrement intéressante dans les départements de recherche et développement ou dans le milieu industriel.
Centraliser l’information
La centralisation de l’information au sein des organisations permet de faciliter la prise des décisions et d’avoir une vision totale sur le fonctionnement de l’entreprise.
La numérisation des archives joue ainsi un rôle dans la centralisation de la gestion administrative en centralisant toutes les données en un seul lieu. Cela permettra aux dirigeants de suivre l’utilisation des documents et de mettre à jour les procédures en toute simplicité.
L’optimisation des coûts
Les systèmes d’archivage classiques demandent des ressources financières, du mobilier, de l’espace, du personnel, etc. La numérisation des archives permet d’éviter toutes ces contraintes et de réduire par la suite les coûts liés à la gestion de l’archivage.
Les archives numériques sont stockées et sécurisées sur des serveurs informatiques ne demandant aucun espace, aucunes ressources humaines et un unique investissement financier initial qui sera amorti assez rapidement.
Numérisation des archives : comment ?
La numérisation des documents
Avant d’entamer toute numérisation, il est nécessaire de procéder à une phase d’audit durant laquelle vous définissez les documents destinés à la numérisation, les utilisations et les fonctionnalités dont vous aurez besoin.
Vos contraintes budgétaires doivent également être évaluées avant de rédiger un cahier des charges. Ce dernier est destiné à l’entreprise de numérisation à laquelle vous ferez appel.
Des professionnels du secteur interviennent équipés du matériel et des technologies nécessaires pour mener à bien votre projet de numérisation.
La mise en place d’un système de GED
Le système de gestion électronique des documents (GED) permet de gérer les documents numérisés durant toute leur durée de vie. Il permet de gérer les autorisations, les droits d’accès, le partage et la recherche de l’information.
Tout document en fin de cycle sera déplacé vers l’espace d’archivage numérique en vue de le conserver dans les meilleures conditions.
Le système de GED permet à vos équipes d’accéder aux informations dont elles ont besoin, en toute simplicité.
L’espace de stockage
Le coffre-fort électronique est la solution la plus adaptée à la conservation des archives numériques. Il s’agit d’une solution digitale fiable et sécurisée qui permet de stocker les documents numériques de tous types.
Les systèmes informatiques étant toujours exposés au risque de piratage et de vols de données, se protéger contre ces pratiques malveillantes est indispensable. Le coffre-fort électronique est la solution la plus adaptée en raison du niveau de protection qu’elle offre.
Il s’agit d’une solution de stockage en ligne (dans le Cloud) dont l’architecture et le chiffrement sont les mieux adaptés à la sécurisation des documents officiels comme les factures, les bilans, les contrats, etc.
Numérisation des archives : cadre juridique
L’archivage numérique en France est régi par un ensemble de textes comme le droit des archives, le droit de la preuve, les réglementations relatives à la protection des données à caractère personnel ainsi que le droit d’accès aux informations.
La loi du 13 mars 2000, par exemple, mentionne à plusieurs reprises le droit de la preuve aux technologies de l’information et à la signature électronique. Cette même loi admet que le document numérique peut constituer une preuve au même titre que le document papier sous la condition qu’il soit archivé dans des conditions préservant son intégrité et qu’il mentionne clairement la personne concernée.
La durée de l’archivage électronique des documents contenant des données à caractère personnel a été précisée par le règlement européen sur la protection des données à caractère personnel. Ce même règlement donne les dispositions de la gestion sur le long terme de ce type de documents.
L’archivage des courriers électroniques
L’archivage des courriers électroniques répond à des contraintes relatives à la taille de l’entreprise et ses processus internes.
Généralement, les entreprises optent pour un archivage économique des courriers électroniques permettant de réduire des ressources allouées à l’archivage. Il existe également un archivage réglementaire et un archivage probatoire qui obéissent aux lois en vigueur concernant la conservation des documents officiels contenus comme pièces jointes.
Les dépenses liées à l’archivage numérique
Le coût de l’archivage électronique est de loin inférieur à celui de l’archivage classique. Le volume des dépenses dépend de la nature de la solution d’archivage souhaitée.
La mise en place d’un système d’archivage interne peut s’avérer coûteuse en raison du matériel informatique de l’infrastructure. Par ailleurs, il ne faut pas oublier les coûts liés à la formation et à la maintenance. La solution qui s’avère la plus économique est celle de l’externalisation de ce processus.
De nombreuses solutions Cloud sont disponibles sur le marché. Elles proposent des formules d’ abonnement permettant à l’entreprise de mieux maîtriser ses coûts.
Numérisation des archives : les supports
La solution la plus courante est d’utiliser des serveurs informatiques pour faciliter l’accès à l’information. Cependant, de nombreux supports de stockage peuvent être utilisés pour archiver les documents électroniques. Il s’agit de :
- CD/DVD
- Disque dur externe
- Clé USB
- Cartes mémoire
Le choix du support d’archivage numérique dépend des besoins de l’entreprise. Si les documents doivent être disponibles pour une consultation en ligne ou à distance, le serveur web est la solution la plus logique.
Il faut, cependant, prendre en considération la durée de vie des supports de stockage et le risque d’endommagement, voire d’obsolescence. Certaines entreprises choisissent de faire plusieurs copies des documents et de les archiver sur des supports différents.
Numérisation des archives : quels formats ?
Pour assurer la pérennité des documents et l’exploitabilité de l’information sur le long terme, une règle générale s’impose. Il faut éviter d’utiliser des formats natifs et opter pour des formats plus génériques. Il faut ainsi prendre en compte l’évolution des logiciels de lecture et opter pour l’universalité des données.
L’idéal est de choisir des formats de fichiers universels qu’on peut lire sur tous les systèmes d’exploitation afin d’éviter la perte des données.
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Notions souvent confondues avec l’archivage numérique
Le stockage
Le stockage des documents électroniques permet d’assurer leur disponibilité pour un traitement ou une consultation régulière. On peut l’effectuer sur différents supports, en fonction des besoins de l’entreprise. Il faut prendre en considération la durée de vie des supports de stockage pour assurer la disponibilité des données.
La sauvegarde
Dans le contexte de la numérisation et la dématérialisation des documents, la sauvegarde est une procédure par laquelle on crée des copies de sécurité pour les utiliser en cas de besoin. Il s’agit de créer des copies récupérables du contenu des documents en cas de panne ou de dysfonctionnement. Pour que les données soient à jour, on procède généralement à des sauvegardes périodiques.
Le coffre-fort numérique
Il s’agit d’un dispositif technique ayant pour objectif d’assurer la sécurité et la protection des données sensibles. Il consiste en la mise en place de protocoles de chiffrage et d’authentification pour limiter l’accès aux données. On utilise le coffre-fort électronique dans l’archivage des documents légaux ou ayant une valeur juridique en vue de la préserver.
Numexo : votre partenaire de numérisation des archives
Vous planifiez un projet de numérisation de vos archives ? Numexo est une entreprise spécialisée dans la dématérialisation documentaire et la mise en place des systèmes de GED.
Nous vous accompagnons dans le choix et la mise en place des solutions techniques les plus adaptées à vos besoins en termes d’archivage électronique. Nos experts assurent également la formation nécessaire afin que vos équipes s’adaptent à cette transformation et apprennent à utiliser les outils implémentés.