Sommaire
La gestion électronique des documents est un moyen d’assurer la collaboration entre les différents intervenants pour atteindre un but commun. Pour la réalisation d’une tâche ou la validation d’un processus, avoir un système de partage collaboratif est essentiel. Découvrez pourquoi la GED est un outil qui convient bien à cette tâche.
Fiabilité et confiance
Protéger les informations et les partager est l’une des principales fonctions d’un système de GED. Ce dernier garantit la préservation des documents et des informations qu’ils contiennent ainsi que leur diffusion sécurisée.
Il est nécessaire que les différents acteurs de l’entreprise aient confiance dans le système de GED pour qu’ils puissent collaborer en toute sécurité.
En faisant le bon choix de votre solution de GED, vous garantissez la fiabilité des processus collaboratifs ainsi que la sécurité de vos informations.
Envie d’aller plus loin ?
Efficacité et productivité
Pour qu’ils soient productifs, vos collaborateurs doivent avoir accès à des outils efficaces. Or, l’efficacité des outils est mesurée par le fait qu’ils puissent fournir les fonctionnalités et les informations nécessaires en un minimum de temps.
Un outil de GED vous garantira l’efficacité des processus et dynamisera la productivité de vos équipes. En leur permettant d’accéder immédiatement aux informations dont ils ont besoin et de partager rapidement des documents entre eux, un outil de GED permet d’éliminer le gaspillage de temps lié à toutes ces tâches.
Évolutivité et adaptabilité
Pour faire face aux changements de l’entreprise et ses processus, les outils que vous utilisez doivent être évolutifs. Ils doivent s’adapter aux nouvelles utilisations sans perturber les processus.
Se doter d’un bon outil de GED, c’est donc se doter d’un outil évolutif qui vous pourrez paramétrer en fonction des besoins et des utilisations qui apparaîtront.
La communication interne
Pour éliminer l’utilisation des supports papier destinés à la communication interne, rien de mieux que d’utiliser un outil de GED. Ce dernier permet de partager les documents numérisés en un clin d’œil. Le partage des fichiers est donc l’une des principales fonctionnalités collaboratives de la GED.
De cette manière, vous garantissez l’efficacité de la communication interne en réduisant le temps de latence et en assurant la fiabilité des informations partagées.
De plus, l’utilisation de la GED vous permet de garder la trace de tous les flux de communication internes. En cas de problème, vous pouvez rapidement repérer où ça a mal tourné et apporter les corrections nécessaires.
La GED : un pas en avant vers l’excellence opérationnelle
Pour maximiser la rentabilité, la productivité et les performances, il faut commencer par éliminer les gaspillages. Dématérialiser les processus internes permet de réduire l’utilisation du papier. Cela induit d’importantes économies en matière d’investissements destinées à l’acquisition, l’impression et le stockage du papier. Ensuite, en mettant en place un système de GED, vous éliminez le temps perdu dans la recherche des documents et des informations. Vous garantissez que vos collaborateurs ont un accès immédiat à toutes les informations dont ils ont besoin. On peut ainsi dire que la GED est l’un des outils qui permettent à votre entreprise d’atteindre l’excellence opérationnelle.