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La conservation des documents d’une entreprise est à la fois un gage de sécurité et d’efficacité. Ceux-ci peuvent en effet être utilisés en cas de litige avec des partenaires ou avec l’administration. Pour qu’ils soient valides, les documents des entreprises doivent être archivés selon des normes et des délais fixés par l’Etat. Nous allons nous intéresser ici aux délais de conservation des documents qui varient en fonction de leur types. Voici votre guide.
Délais de conservation des documents fiscaux
Les documents de nature fiscale doivent être conservés pour des délais variables en fonction de la nature du document. La durée de conservation des documents fiscaux est de 6 ans à partir de l’année d’imposition. Cette dernière est définie en fonction de la dernière opération mentionnée sur les documents ou selon la date à laquelle ces derniers ont été établis. En cas d’activité occulte, ces délais sont portés à 10 ans.
Types d’impôt concernés :
- Impôt sur le revenu (IR) et impôt sur les sociétés (IS).
- Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) pour les entreprises soumises au régime réel.
- IS pour les entreprises individuelles (EI), les SARL.
- Impôts directs locaux comme les taxes foncières.
- CFE (cotisation foncière des entreprises) et CVAE (Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises).
- Les différentes taxes sur le chiffre d’affaires.
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Combien de temps faut-il conserver les documents commerciaux ?
La durée de conservation des documents commerciaux varie selon la nature de ces derniers. Vous devez en fait conserver pour une durée de 5 ans les contrats et conventions, les documents bancaires et les documents de transport des marchandises.
La plus longue durée de conservation concerne les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers. Elle est de 30 ans.
Si votre entreprise propose des garanties à ses clients, ces documents doivent être conservés pour une durée de 2 ans.
Les contrats conclus par voie électronique et dont les montants dépassent les 120€ doivent être conservés pour une durée de 10 ans.
Au final, tout livre, registre comptable ou facture doit être conservé pour une durée de 10 ans.
Durée de conservation des statuts, bilans et rapports
Les documents sociaux sont des pièces vitales à l’entreprise. Ils doivent être conservés pour des durées qui varient en fonction de la nature du document.
Par exemple, les statuts doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la dissolution de la personnalité morale. Cette même période de conservation concerne :
- Les traités de fusion.
- Les registres de titres nominatifs.
- Les registres des mouvements de titres.
- Les ordres de mouvement.
- Les registres des procès-verbaux (assemblées et conseils d’administration).
Comme mentionné ci-dessus, les bilans annuels doivent être conservés pour une durée de 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice concerné.
Au final, sont conservés pendant les 3 derniers exercices :
- Les feuilles de présence et de pouvoirs.
- Les rapports du gérant ou du conseil d’administration.
- Les rapports des commissaires aux comptes.
En sus de la durée, les documents doivent être conservés dans des conditions optimales
Pour éviter toute perte et afin de préserver leur valeur juridique, les documents d’une entreprise doivent être sécurisés durant leur conservation. En optant pour les méthodes classiques d’archivage, on s’expose à beaucoup de risques (pertes, détérioration, destruction, etc.) liés souvent à la nature même du papier et des systèmes d’archivages. À cela s’ajoutent les charges qu’un tel système d’archivage peut induire pour la société.C’est pour cette raison qu’il faut se tourner vers les systèmes d’archivage électroniques. Sûrs, économiques et garantissant la force probante, ils constituent la solution idéale pour conserver les documents d’une entreprise pour une longue période.