Sommaire
Les archives représentent une composante d’une grande importance dans le patrimoine ses collectivités territoriales. Leur bonne conservation s’inscrit bien dans les bonnes pratiques pour protéger le patrimoine des mairies et collectivités. La numérisation est proposée comme une solution idéale pour la préservation de la mémoire de la vie des administrés.
La conservation du patrimoine collectif
Patrimoine collectif : définition
Le patrimoine collectif regroupe les richesses d’une communauté, qu’elles soient culturelles, appartenant au passé ou au présent. Elles peuvent se présenter sous forme matérielle ou immatérielle. En d’autres termes, il s’agit de l’ensemble des traces qui témoignent de la mémoire collective d’un groupe de personnes, d’une communauté, d’un pays, d’une civilisation, etc.
Nous allons nous concentrer ici sur le patrimoine matériel et plus précisément sur les archives des administrations publiques. Ces dernières sont d’abord une partie importante de la mémoire institutionnelle d’un pays, mais permettent également de constituer une bonne base de l’information publique.
Envie d’aller plus loin ?
L’importance de la préservation des archives des collectivités territoriales
Les archives des collectivités locales conservent les documents relatifs aux différentes activités de l’administration pouvant servir de justificatifs de dépenses, de décisions, de rapport d’activité, etc. Elles consignent également toute la vie d’une commune : l’état civil, les permis de construire, l’urbanisme plus largement etc.
Tout comme le patrimoine culturel à l’image des monuments historiques ou les actifs financiers, les archives des collectivités territoriales sont d’une importance considérable.
En plus de leur rôle de protection des droits en cas de litige, les archives permettent également de justifier les activités soumises à des contrôles. Il existe également une obligation légale de trier, conserver et communiquer les documents produits ou collectés durant l’activité. Pour se plier à ses obligations, les administrations locales doivent mettre en place un système de tri et conservation des archives des collectivités territoriales.
Que faire pour protéger le patrimoine des collectivités territoriales ?
Le Droit Français fournit de nombreuses préconisations en ce qui concerne le tri et la conservation des archives des collectivités territoriales. Malgré cela, des risques d’endommagement existent. L’eau et le feu sont les principaux ennemis du papier. Même si l’on applique bien les préconisations, est-on vraiment sûr de la bonne protection des archives ?
Ainsi, la meilleure façon de protéger le patrimoine des collectivités territoriales est de passer par la numérisation. Conserver les documents en papier dans des conditions optimales, c’est bien, mais avoir des copies numériques, c’est mieux !
L’archivage électronique est proposé en France depuis de nombreuses années comme l’une des meilleures solutions de conservation des documents. C’est pour cette raison que les normes relatives à ce type d’archivage se sont multipliées pour assurer une meilleure sécurité des systèmes.
En plus de la protection, la numérisation des archives permet de faciliter les tâches d’exploitation, de communication et de consultation des documents. En mettant en place un système d’archivage numérique, on peut assurer une gestion dynamique du patrimoine des collectivités locales.
Système d’archivage électronique : de nombreux avantages
En plus de sa fiabilité, un système d’archivage numérique a bien d’autres avantages. Citons notamment :
Solution économique
Les investissements découlant de l’impression du stockage et de la conservation des documents en papier ne sont pas négligeables. N’oublions pas les coûts relatifs au matériel comme les armoires ignifugées, aux importants espaces de stockage nécessaires et au personnel destiné aux classements et à la récupération des systèmes d’archivages classiques.
Solution facilitée
La gestion électronique des documents est beaucoup plus fluide que celle des documents en papier. En optant pour la numérisation, l’archive est retrouvée plus facilement et instantanément. On évite les erreurs de classements et les documents sont protégés pour l’éternité sans risque de dégradation.
Solution écologique
La situation écologique est extrêmement préoccupante, et opter pour une solution éco-responsable est une idée vertueuse. Passer les archives au numérique permet de réduire l’utilisation du papier en premier lieu. En réduisant cette utilisation et les déchets qui en découlent, on fait déjà un bon pas.
Protéger le patrimoine des collectivités territoriales passe par le numérique
La bonne voie pour assurer la protection du patrimoine et des archives des collectivités locales est de passer par la transformation numérique. Cela permet de :
- Faciliter l’accès aux archives et instantanément
- Libérer des espaces immobiliers
- Conserver et protéger des documents selon les durées légales de conservation
- Eviter les dépenses liées au classement des archives
- Eliminer le risque de perdre des datas par erreur de classement
- Détruire des documents plutôt que de les stocker
En plus des nombreux avantages cités plus haut, on sait que le futur est numérique. Si l’on souhaite moderniser l’administration, il faut commencer par la digitaliser.